Cała aplikacja bazuje na zasadach Kanban, czyli metodzie, która opiera się na poszczególnych kartach wyborów i ich cyrkulacji oraz analizie. W Trello tworzymy tablice, którym nadajemy nazwy. Pełnią funkcję głównych przestrzeni, które mogą posłużyć jako osobne projekty, w których z kolei rozpisujemy zadania i układamy je w pionowe, odpowiednio nazwane listy. Zadania możemy w dowolny sposób przenosić między listami, co dokładnie nawiązuje do metody Kanban – tworzymy w ten sposób płynny system wizualizujący postęp w realizacji np. nazywając kolejno trzy listy: „do zrobienia”, „w trakcie realizacji” i „zrobione”. Trello opisuje to rozwiązanie jako „narzędzie do współpracy, które organizuje projekty w tablice” – pokazuje nad czym pracujesz i gdzie aktualnie znajdujesz się w całym procesie realizacji od początku do końca.

W odróżnieniu od innych aplikacji do zarządzania zadaniami czy projektami, Trello stawia na prostotę i lekkość w planowaniu oraz organizowaniu pracy nad projektami. Aplikacja może być używana przez każdego w firmie, kto czuje potrzebę uporządkowania zadań, ale nie potrzebuje do tego specjalistycznego oprogramowania lub złożonego narzędzia do zarządzania projektami. Każde dodane do listy zadanie możemy personalizować i rozbudowywać w szczegóły, które z pewnością pomogą w jasny sposób przedstawić je współpracownikom.

Wśród możliwych opcji znajdziemy pole opisu, które może być przez nas zagospodarowane na różne sposoby, począwszy od konkretnego planu realizacji danego zadania, po ważne instrukcje skierowane do kolegów z teamu. Dostępna jest również opcja dodania załączników w formie plików lub linków, co pozwoli na przesłanie przeróżnych treści np. grafik czy dokumentów, które są częścią zadania. Znajdziemy też dodatkowe opcje, takie jak ustawienie terminu realizacji (deadline); tagów, które pomogą w skonkretyzowaniu zadania do odpowiedniego obszaru; włączenie czasomierza, odmierzającego czas poświęcony na jego wykonanie oraz checklistę przedstawioną w dość praktyczny sposób. Dołączając do zadania listę rzeczy do wykonania pokaże się pasek postępów, gdzie zaznaczając wykonane pozycje będzie się zwiększał i w tak prosty sposób zobrazuje progres. Warto również nadmienić, że w ogóle cała aplikacja jest personalizacjo-lubna. Jesteśmy w stanie zmienić tło tablicy i nadawać większości pozycji charakterystyczne nazwy, co uporządkuje elementy, aby tworzyły całość i odróżniały się od innych projektów.

Kluczową cechą Trello jest integracja z innymi aplikacjami, to rozwiązanie firma nazwała „wzmocnieniami”, aby sama aplikacja pozwoliła na więcej i w ten sposób tworzyła przyjazne środowisko z wielkimi możliwościami. Dostępne są również przeróżne dodatki usprawniające działanie narzędzia, takie jak: kalendarz, karta głosowania i wiele innych. Mając sporo zadań i projektów indywidualnych, nie musimy się obawiać, że zostaną one przez innych z zespołu obejrzane. Trello ceni prywatność, dlatego daje nam do dyspozycji trzy opcje zarządzania widocznością tablic i zadań: prywatne, do wglądu przez team oraz publiczne, by móc podzielić się swoimi pomysłami lub projektem z całą społecznością Trello.

Sposobów wykorzystania tablic Trello jest tyle, ile pomysłów w naszej głowie. Celowo firma nie narzuca konkretnego, by oddać w ręce użytkowników całą potęgę tego narzędzia. Możemy użyć aplikacji do zarządzania i delegowania zadań pracownikom, tworzyć w niej projekty i w ten sposób stworzyć miejsce, w którym zaangażowane w realizację działy bądź osoby będą ze sobą współpracować, ustalać plany, komentować i wprowadzać poprawki. Możemy również tworzyć zespołowy bank pomysłów, gdzie będziemy przechowywać robocze materiały, wymieniać się pomysłami, komunikować się co do poprawek lub ulepszeń, by w późniejszym czasie wprowadzić któryś z pomysłów w życie.