Przydane aplikacje do zarządzania zadaniami
Efektywne zarządzanie czasem to niezwykle pożądana kompetencja. Któż nie chciałby pracować lepiej i efektywniej mając jednocześnie więcej czasu dla siebie i rodziny. Niezależnie od poprawy komfortu codziennego funkcjonowania, lepsza organizacja i zarządzanie czasem to często również poprawa naszych finansów. Czas to pieniądz – i bynajmniej nie jest to jedynie popularne powiedzenie – z łatwością każdy z nas może policzyć ile warta jest jego godzina lub dzień pracy.
1. Kalendarz Google
Jest to jedna z najprostszych aplikacji do zarządzania zadaniami, dostępna dla posiadaczy konta Gmail. Dzięki niemu użytkownik posiadający smartfon lub tablet z systemem Android nie zapomni o żadnym spotkaniu, zadaniu czy wydarzeniu.
Jak z niego skorzystać? Wystarczy zalogować się do swojego konta Gmail , kliknąć w znaczek kwadracików w prawym górnym rogu, wybrać opcje kalendarz i gotowe.
Analizując jego funkcje, spełnia on nie tylko rolę kalendarza ale jest także rodzajem asystenta, dzięki czemu pozwala łatwiej i szybciej zapanować nad zadaniami do wykonania. Sam rozpoznaje i wpisuje do kalendarza wydarzenia pojawiające się w mailach.
Jego wielką zaletą jest możliwość integracji z innymi kontami i synchronizacja danych z kalendarzem dostępnym w ramach usługi Gmail. Aplikacja ta obsługuje również dane z innych kalendarzy.
Jeśli chodzi o wygląd, większość elementów kalendarza jest spłaszczona, kolory są proste i ograniczone, co pozwala na uzyskanie dużej czytelności i skupienia na treści. Widok główny przedstawia harmonogram wydarzeń na najbliższy czas. Mamy tu również takie opcje jak przełączanie się na widok pojedynczego dnia, 5 – dniowy czy wyszukiwanie wydarzeń na najbliższy czas.
Posiadacz kalendarza Google może również skonfigurować lokalizację zadania, zaprosić do niego inne osoby, dodawać i edytować wydarzenia czy opatrzyć je dodatkową notatką wraz z wieloma przypomnieniami (za pomocą alarmu czy maila). Ponadto, kalendarz Google jest ogólnodostępny w polskiej wersji językowej i to zupełnie za darmo.
Szkolenie "Budowanie pewności siebie"
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Trener
Jan Pisarz
2. Nozbe
Aplikacja do zarządzania zadaniami opracowana przez Michała Śliwińskiego. Oparta jest głównie o metodologię Getting Things Done czyli metodę organizacji zajęć opartą na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań czy projektów.
Przez swoich użytkowników doceniana jest przede wszystkim ze względu na jej prosty i minimalistyczny styl oraz szybką naukę podstaw obsługi aplikacji, która według autora powinna zając nam około 10 minut. Autorzy dodatkowo przygotowali serie filmików pokazujących pracę w Nozbe .
Podstawa interfejsu Nozbe zawiera się w 5 kolumnach: pasek ikon, pasek boczny, widok zadań, szczegóły zadań i pasek informacji. Aplikacja obejmuje również 3 tryby prezentowania interfejsu: desktopowy, hybrydowy i mobilny.
Dzięki niej możemy:
- sporządzać listy zadań w projektach od najważniejszych do najmniej ważnych;
- w skrzynce spraw wrzucać wszystkie pomysły, koncepty, zadania i przypomnienia;
- dodawać do zadań komentarze i załączniki;
- tworzyć kategorie i przyporządkowywać do nich różne zadania i projekty wedle własnej koncepcji;
- tworzyć szablony, czyli checklisty zadań w projektach, które się powtarzają lub są do siebie podobne;
- współdzielić zadania w projektach z innymi osobami czy delegować je wielu osobom naraz;
- synchronizować z kalendarzem Google , Evernote , Dyskiem Google czy Dropboxem.
Nozbe obsługuje obecnie ponad 300 tysięcy użytkowników z całego świata. Na stronie https://nozbe.com/pl/ znajdują się szczegółowe opisy poszczególnych funkcji oraz szereg innych informacji. Warto podkreślić, że aplikacja w podstawowej wersji dla jednej osoby jest bezpłatna, natomiast wersje rozszerzone m.in. dla większych zespołów z szeregiem dodatkowych opcji (nielimitowana liczba projektów) dostępne są w dwóch wersjach płatnych w postaci opłaty abonamentowej.
3. Evernote
Jedna z obecnie najbardziej popularnych aplikacja, nazywana często „ogromnym notatnikiem”. Służy przede wszystkim do gromadzenia i przechowywania istotnych dla nas informacji i danych. Program daje możliwość przechowywania dowolnych plików poprzez tworzenie nowych dokumentów w postaci notatek tekstowych.
Aplikacja zawiera ponadto:
- opcję tworzenia notatek głosowych do których można dodać #tag, co ułatwia późniejsze ich odnajdywanie;
- możliwość fotografowania wizytówek, fragmentów książek czy czasopism;
- funkcję robienia i zapisywania screenów oraz kopiowania fragmentów artykułów, które można zaznaczać lub kolorować;
- elementy wprowadzone przez użytkownika, które są zapisywanie nie tylko w komputerze (komórce) ale także na koncie internetowym;
- opcję komentowania i opisywania;
- możliwość tworzenia listy zadań i przypomnień;
- funkcję rysowania dzięki dodatkowi sketch.
Aplikacja dostępna jest w wersji online i offline, co niewątpliwie jest jej wielką zaletą. Jest także bezpłatna w wersji podstawowej o maksymalnym rozmiarze przesłanych danych 60 MB. Wersje rozszerzone – Evernote Plus i Evernote Premium zawierają dodatkowe funkcje jak: większy rozmiar przesyłu danych (1GB i 10 GB), możliwość przeszukiwania treści dokumentów tekstowych, adnotacje do PDF-ów czy automatyczne rozpoznawanie danych na skanach wizytówek. Wersje te są jednak płatne w postaci opłaty rocznej.
4. Trello
Jest to darmowy program dzięki któremu w łatwy sposób zorganizujemy większość spraw i będziemy mogli współpracować przy projektach bez konieczności wymiany np. e-maili czy dzielenia arkuszy kalkulacyjnych. Narzędzie to z powodzeniem zastąpi nam tablicę korkową – na wielu tablicach możemy umieszczać podzielone na listy kartki z informacjami widoczne dla określonego zespołu.
Aplikacja pozwala na dzielenie zadań ze względu na ich charakter i przypisywanie ich do konkretnych działów. Ułatwia także dzielenie się inspiracjami i komunikację osób pracujących przy tych samych zadaniach w ramach przygotowywania wydarzenia.
Podstawowe pojęcia potrzebne do poruszania się w tej aplikacji to:
- karta – czyli odpowiednik samoprzylepnej kartki;
- lista – będąca zbiorem kart, które mogą być połączone w sposób wizualny;
- tablica – czyli miejsce, gdzie umieszczane są listy z kartami;
- zespół – który jest zbiorem tablic.
Strona trello.com wspierana jest przez przeglądarki Chrome, Firefox, Safari i Internet Explorer. Trello wymaga od nas zarejestrowania się bądź też zalogowania poprzez konto Google. Dostępne są również wersje płatne zwiększające poziom bezpieczeństwa danych czy możliwości pracy większej liczby osób płatne w postaci opłaty rocznej.
5. Asana
Dzięki tej aplikacji można w prosty i przejrzysty sposób zaplanować szczegółowy harmonogram pracy przy realizacji jakiegokolwiek wydarzenia. Dużą zaletą Asany jest jej przejrzystość, dzięki czemu łatwo się po niej poruszać. Pozwala ponadto planować zadania oraz pod-zadania w postaci chociażby możliwości ich podziału na osobne kategorie jak firma, dziecko, dokumenty, ważne itd.
W ramach ASANA-y mamy do dyspozycji obszary robocze, w których tworzymy projekty. W każdym obszarze roboczym możemy ustawić inny zbiór współpracowników (w wersji darmowej do 30 osób). Każdej osobie można dać także pełny wgląd w obszar lub tylko w jakieś konkretne zadanie lub projekt.
W projekcie natomiast możemy ustawiać listy zadań i pod-zadań, a każde pod-zadanie może mieć przypisaną osobę odpowiedzialną oraz termin realizacji zadania. Ponadto, przy danym zadaniu można prowadzić konwersacje z osobami, które są do niego przypisane. Można zostawiać też załączniki, dodawać tagi czy oznaczać całe zadania kolorami.
Do przydatnych funkcji tej aplikacji można dodać:
- możliwość podpinania plików z Dropboxa i Google Drive’a;
- tworzenie list wszystkich załączonych plików;
- synchronizację z kalendarzem Google ;
- posiadanie własnej aplikacji mobilnej, która sprawdza się w pracy i przypomina wersję desktopową.
Lista bez końca
Jest oczywiście wiele innych aplikacji do zarządzania zadaniami, które również mogą pomóc zoptymalizować nasze działania. Warto wspomnieć o takich narzędziach jak:
- Any.do – pozwala na tworzenie listy zadań oraz lepszej organizacji rzeczy do zrobienia. Aplikacja ta to jednak nie tylko lista zadań synchronizująca się z dodatkami dostępnymi do przeglądarek, ale również zarządzanie grupami, planowanie i kalendarz.
- Toggl – internetowa platforma przeznaczona do rejestracji podejmowanych zadań wraz z czasem ich realizacji. Jego obsługa jest prosta i ogranicza się do wpisywania nazw poszczególnych zadań.
- Podio – aplikacja pomagająca w zarządzaniu projektami jak również wydarzeniami i spotkaniami, które są z nim związane. Jest także w stanie wspomóc proces rekrutacyjny pracowników do projektu, a jego interface umożliwia zarządzanie zadaniami, przesyłanie wiadomości i pozwala na pełną synchronizację z SkyDrive, dyskiem Googla czy Dropboxem.
- OneNote – narzędzie bardzo przypominające Evernote . Aplikacja ta wykorzystywana jest do tworzenia i organizowania notatek, zapisywania przemyśleń, pomysłów oraz zadań do wykonania.
Warto poświecić trochę czasu na wybór odpowiedniej dla siebie aplikacji. Oczywiście należy pamiętać, że żadna z nich nie zrobi niczego za nas.
O autorze
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapisz się na szkolenie!
Powiązane artykuły
Ekspert witalni.pl
Ekspert witalni.pl
Ekspert witalni.pl