Fazy negocjacji
Fazy negocjacji – negocjacje są procesem, na który składają się cztery główne etapy prowadzące do porozumienia między stronami. Warto zdać sobie sprawę, jakie są to etapy i omówić je w celu lepszego zrozumienia przebiegu negocjacji. Podział na fazy pozwoli uświadomić sobie, jak prowadzić ewentualne rozmowy z kontrahentem oraz jak rozpoznać ewentualne błędy, jeśli takie popełnimy.
Fazy negocjacji
Poniżej przedstawimy 4 istotne fazy negocjacji, które warto znać i mieć świadomość ich istnienia.
Punkt 1. Przygotowanie do negocjacji.
Przygotowanie stanowi podstawę i nie warto omijać tego etapu z myślą, że rozmowy same się jakoś potoczą. Należy przed ich rozpoczęciem odpowiedzieć sobie na wiele pytań obejmujących przebieg negocjacji; miejsce, w jakim się będą odbywać; temat negocjacji; problemy, jakie mogą się pojawić; strategię, którą chcemy obrać; ile czasu chcemy przeznaczyć na rozmowy; w ile osób chcemy rozmawiać; co będzie naszą wyjściową ofertą; na jakie ustępstwa będziemy w stanie pójść. Dobrze nakierować swoje myślenie na twórcze tory, porzucić atmosferę powagi, rozładować napięcie, zdystansować się do problemu. W negocjacjach podejście „pierwszy pomysł jest najlepszy” nie zawsze może być tym najbardziej korzystnym. Twórcze myślenie charakteryzuje kilka elementów, które można włączyć do fazy przygotowań:
- Prowokowanie wątpliwości to poddanie pod krytyczną ocenę pomysłów i wstępnych ofert, które przychodzą nam do głowy
- Burza mózgów, czyli proponowanie pomysłów, bez ich oceny, która następuje później
- Uczestnictwo osób najbardziej znających się na problemie
- Stosowanie krótkich przerw, aby odciążyć umysł
Wrogiem twórczego myślenia jest poczucie własnej nieomylności czy stereotypowe myślenie o problemie. Kolejną ważną kwestią w fazie przygotowań jest właściwy dobór reprezentantów, jeśli decydujemy się ich wystawić. Warto kierować się zasadą, aby wysunąć ich tyle samo, co druga strona, lecz im większy zespół, tym trudniej go nadzorować. Dobór takich osób powinien uwzględniać ich zdolności negocjacyjne i cechy osobowości, znajomość zagadnień, za które będą odpowiedzialni, umiejętności pracy w zespole oraz role, jakie będą spełniać podczas rozmów. Miejsce negocjacji również ma dużą wagę – zaleca się umiejscowienie kontrahentów przy okrągłym stole lub obok siebie przy prostokątnym, co tworzy atmosferę zaufania i wygody, eliminując poczucie konfrontacji.
Punkt 2. Otwarcie rozmów z partnerem.
Na tym etapie poleca się niezobowiązującą rozmowę wstępną, która wprowadzi nastrój swobody i zaufania – unikanie takiego kontaktu uważa się za niegrzeczne. Następnie ustala się formę negocjacji (czas, tematykę, kryteria oceny rozwiązań) i przedstawia zespół, jeśli nam towarzyszy. Podczas otwarcia rozmów należy przeprowadzić eksplorację, czyli spróbować dowiedzieć się w dyskretny sposób, kto jest decyzyjny wśród zespołu kontrahenta, zorientować się czy obrana przez nas strategia jest adekwatna do sytuacji i przedmiotu rozmów oraz czy intencje i aspiracje drugiej strony zostały przez nas dobrze przewidziane.
Punkt 3. Przedstawienie propozycji.
Przyjmijmy zasadę, że po każdej odrzuconej propozycji należy przedstawić inną, ponieważ unikanie tego czyni nas bardziej podległą stroną negocjacji. Nie warto także przerywać przedstawiania propozycji przez kontrahenta, gdyż jest to objaw braku szacunku. Należy pamiętać, aby rozważać jak najwięcej elementów propozycji, np. podczas negocjacji na temat wprowadzenia nowego produktu warto omówić jak najwięcej kwestii dotyczących jego ,,otoczenia’’: nie tylko cenę, ale też sposób i częstotliwość dostaw, opakowanie, stosowanie logo, kary za opóźnienia itd. Jednocześnie dobrze mieć w pamięci, że wcale nie musi dojść do porozumienia. Zbyt krytyczne podejście do każdej propozycji kontrahenta może skutkować właśnie takim rozwiązaniem. W trakcie stosowania ustępstw podczas trzeciej fazy warto wiedzieć, jakie korzyści otrzymamy w zamian. Zazwyczaj ustępuje strona słabsza, mająca mniejsze zasoby. Jeśli my jesteśmy tą stroną dozujmy je stopniowo – małymi kroczkami oraz zachowujmy spokój podczas targowania, zbytni entuzjazm może zdradzić, że całkowicie satysfakcjonuje nas rozwiązanie, co zniechęci drugą stronę do wysuwania kolejnych ustępstw. Ustępstwo bez zysków występuje natomiast, kiedy sytuacja jest krańcowa i nie widać na horyzoncie innego rozwiązania, a zależy nam na zakończeniu rozmów konkretnym wynikiem, nie zaś ich zerwaniem.
Punkt 4. Finalizacja negocjacji i kontrakt.
Kontrakt powinien zawierać wszystkie ustalenia i warunki i być sporządzony na piśmie (preambuła, zakres kontraktu, sposób dostarczenia towaru, cenę, okres płatności, dokumentację techniczną, gwarancję, zasady arbitrażu w przypadku nieporozumień, warunki zerwania umowy w nieprzewidzianych sytuacjach). Jest to najważniejszy dokument, do którego możemy odwołać się w przypadku sporów oraz który składany jest przełożonym.
Fazy negocjacji – emocje w negocjacjach
Emocje odgrywają kluczową rolę w negocjacjach. Mogą one wpływać na decyzje, postawy i ostateczne wyniki rozmów. Zrozumienie emocji, które pojawiają się w trakcie negocjacji, jest niezbędne dla osiągnięcia sukcesu.
Negocjatorzy powinni być świadomi własnych emocji i ich wpływu na przebieg rozmowy.
Frustracja, niepewność czy ekscytacja mogą prowadzić do impulsywnych decyzji. Dlatego ważne jest, aby zarządzać tymi emocjami i nie pozwolić, by wpływały one na proces negocjacyjny.
Jednym z kluczowych aspektów zarządzania emocjami jest aktywne słuchanie. Dzięki tej technice można lepiej zrozumieć emocje drugiej strony. Warto wykazać empatię, co może stworzyć atmosferę zaufania. Utrzymywanie spokojnego tonu głosu i otwartego wyrazu twarzy także pomaga w złagodzeniu napięć.
Innym ważnym narzędziem jest technika „oddechu głębokiego”. Pomaga ona w opanowaniu emocji i przywróceniu równowagi. Warto także wyznaczyć sobie przerwy w trakcie negocjacji. Krótkie przerwy mogą pomóc w ochłonięciu i przemyśleniu strategii.
Dzięki tym technikom można zredukować stres i zwiększyć efektywność negocjacji. Świadomość emocji pozwala lepiej zrozumieć dynamikę rozmowy. Umiejętność zarządzania emocjami staje się przewagą w procesie negocjacyjnym, co prowadzi do osiągania korzystniejszych rezultatów.
Fazy negocjacji – znaczenie perswazji
Perswazja odgrywa fundamentalną rolę w negocjacjach. To umiejętność przekonywania drugiej strony do swoich racji. Istnieje wiele technik, które można zastosować w różnych fazach negocjacji. Przykładowo, w fazie przygotowania warto zbadać potrzeby i oczekiwania drugiej strony. Zrozumienie ich motywacji pozwoli dostosować argumenty do ich interesów.
W trakcie otwarcia rozmów warto wykorzystać technikę „wspólnego celu”. To podejście pokazuje, że obie strony mają podobne dążenia. Użycie takiej strategii może zbudować zaufanie i ułatwić dalsze rozmowy. Ważne jest również, aby jasno i precyzyjnie formułować swoje propozycje. Złożone argumenty mogą zmylić drugą stronę, co utrudni osiągnięcie porozumienia.
Kiedy przedstawiamy swoje pomysły, należy stosować technikę „wzmocnienia pozytywnego”. Oznacza to podkreślenie korzyści, jakie druga strona odniesie z przyjęcia naszej propozycji. To skuteczny sposób na zwiększenie szans na akceptację.
Podczas negocjacji istotne jest unikanie manipulacji. Manipulacyjne techniki mogą prowadzić do braku zaufania. Warto być uczciwym i transparentnym w swoich działaniach. To podejście buduje długotrwałe relacje i sprzyja przyszłym negocjacjom.
Dzięki skutecznej perswazji można znacząco zwiększyć swoje szanse na osiągnięcie korzystnych wyników. Współpraca i otwartość na potrzeby drugiej strony są kluczem do sukcesu.
Fazy negocjacji – negocjacje w praktyce
W praktyce negocjacje występują w różnych kontekstach, takich jak biznes, polityka czy życie codzienne. Każdy z tych obszarów wymaga zastosowania odpowiednich technik.
- W biznesie negocjacje dotyczą często warunków umowy. Na przykład, podczas negocjacji między firmami może być stosowana technika „win-win”. Obie strony dążą do osiągnięcia korzystnych warunków. Przykład to negocjacje dotyczące ceny produktów oraz terminu dostaw. Ustalanie wspólnych celów może pomóc w osiągnięciu satysfakcjonujących rezultatów.
- W polityce negocjacje mają na celu osiągnięcie kompromisu. Zawieranie sojuszy czy porozumień między rządami wymaga umiejętności perswazji. Politycy często korzystają z technik takich jak „budowanie relacji”. Dobrze nawiązane kontakty mogą znacząco ułatwić osiąganie celów.
- W życiu codziennym negocjacje pojawiają się w relacjach międzyludzkich. Na przykład, rozmowy między partnerami na temat podziału obowiązków domowych. Kluczowe jest, aby obie strony mogły wyrazić swoje potrzeby. Stosowanie aktywnego słuchania oraz empatii pomaga w osiągnięciu porozumienia.
Wszystkie te przykłady pokazują, jak różne techniki i podejścia są stosowane w realnych sytuacjach. Zrozumienie teorii oraz jej praktycznego zastosowania może pomóc w lepszym przygotowaniu się do negocjacji. Dzięki temu można zwiększyć swoje szanse na osiągnięcie korzystnych rezultatów.
Szkolenie "Skuteczne negocjacje"
Techniki negocjacyjne i budowanie pozycji w rozmowach handlowych.
O autorze
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapisz się na szkolenie!
Powiązane artykuły
Ekspert witalni.pl
Ekspert witalni.pl
Ekspert witalni.pl