Delegowanie zadań

Delegowanie zadań – upoważnienie osoby lub grupy osób do wykonania konkretnych zadań wraz z odpowiedzialnością za ich realizację, gdzie odpowiedzialność za końcowy rezultat ponosi osoba delegująca. Podstawowy proces delegowania zadań polega na zwolnieniu leadera z natłoku pracy, oddelegowując część zadań o mniejszym znaczeniu, mniejszej złożoności i poufności pracownikom, którzy posiadają umiejętności i zdolności pozwalające na bezproblemowe, skuteczne i efektywne wykonanie zadań. Aby mówić o efektywnym delegowaniu zadań – w uproszczeniu – należy dokonać analizy złożoności zadań, dowiedzieć się jakie zasoby będą niezbędne do ich wykonania, a następnie na podstawie wiedzy o członkach zespołu oddelegować zadania osobom, które wykorzystując swoje zasoby wiedzy i umiejętności zrealizują je najszybciej i najskuteczniej. Powinny to być osoby godne zaufania z potwierdzonymi w praktyce umiejętnościami, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia w realizacji.

Delegowanie zadań vs. początkujący menedżerowie.

Czynność ta może sprawiać trudność szczególnie młodym liderom, którzy niedawno awansowali na wyższe stanowisko. Po czasie spędzonym jako zwykły pracownik w wielu z nich pozostaje przyzwyczajenie do samodzielnego wykonywania jak największej liczby zadań. Jest to niekorzystny nawyk. Rozdzielanie zadań podwładnym nieraz będzie lepszą opcją, chociażby ze względu na umiejętności pracowników, którzy są wykwalifikowani w pełnieniu określonych obowiązków. Zostawianie na swej głowie zbyt dużej liczby zadań może odciągnąć menadżera od najważniejszych kwestii lub zatrzymać go na nieistotnych szczegółach, o które inni mogą skutecznie zadbać. Młody lider powinien pamiętać, że ma do pomocy podwładnych. Stworzenie zgranego zespołu, w którym każdy ma swoje miejsce, na pewno odbije się pozytywnie na jakości wykonywanej pracy.

Jakie znaczenie ma odpowiedni dobór osób do zadań i jaki ma on wpływ na skuteczność ich realizacji?

Ważną umiejętnością w temacie delegowania zadań jest dobieranie do nich odpowiednich osób,  które wykonają je najefektywniej. Przykładowo, lider znając swoich pracowników, powinien być w stanie określić jakiej trudności zadania będzie w stanie sprostać dana osoba. Może zdarzyć się tak, że kiedy jeden pracownik będzie wykonywał kilka mniejszych zadań, inny wykona tylko jedno, ale wymagające większej ilości czasu. Znając także tempo pracy podwładnych, kierownik będzie w stanie odpowiednio dobrać zadania. Te naglące dla osób pracujących w szybszym tempie, zaś te mniej palące dla pracujących wolniej, zwracających większą uwagę na szczegóły. Projekty i zadania o dużym znaczeniu dla firmy powinny być zlecane najbardziej odpowiedzialnym, doświadczonym i zaufanym podwładnym. Bardzo ważne jest upewnienie się czy osoba dobrze zrozumiała cel jaki ma zrealizować. Po jakimś czasie może okazać się, że idzie ona w złą stronę. Pracownik powinien być przez przełożonego poinformowany o częstotliwości monitorowania zadania, a także dostawać od lidera feedback o poprawności jego realizacji. Tak naprawdę większość delegowanych obowiązków będą to sprawy rutynowe i codzienne. Te bardziej wymagające zadania stanowią mniejszy procent pracy, przy czym zdarzyć się może, że części z nich nie będzie można delegować, ze względu na ścisłą poufność, bardzo dużą odpowiedzialność czy zadania o dużym ryzyku.

Delegujący vs. odpowiedzialność.

Powyższe rady niech stanowią wskazówkę dla liderów zespołów. Powinni oni pamiętać, że bez względu na to, kto wykonał dane zadanie, to właśnie oni są ostatecznie odpowiedzialni za końcowy efekt. Dlatego też tak ważne jest dobre poznanie swojego zespołu, co umożliwi lepsze dopasowywanie obowiązków do jego członków. To chyba jedna z trudniejszych stron zarządzania – odpowiedzialność – nie tylko za siebie, ale także za innych.

Słowniczek Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.

[kkstarratings]