Cechy i kompetencje dobrego kierownika

Wiele osób dociera w pewnym momencie do punktu, w którym awans na stanowisko kierownicze jednoznacznie wiąże się z przyjmowaniem odpowiedzialności już nie tylko za siebie, ale również za innych pracowników. Kompetencje zdobyte dotychczas na wcześniejszym stanowisku bez wątpienia okażą się przydatne, jednak niezbędny będzie zestaw dodatkowych kompetencji – umiejętności kierowniczych i cech W niniejszym artykule przedstawimy listę często pożądanych cech i umiejętności osób pracujących na stanowiskach kierowniczych oraz zastanowimy się jakie tak naprawdę są cechy dobrego kierownika.

Umiejętności i dobre cechy kierownika

Czego oczekuje się od osób na stanowiskach kierowniczych? Jak być dobrym kierownikiem? Jakie są cechy dobrego kierownika? Dokonuje się różnych podziałów i różne przedsiębiorstwa wyznają różne filozofie zarządzania, ale obecnie większość organizacji do stworzenia obrazu odpowiedniego pracownika posługuje się profilem kompetencji. Profil kompetencji to lista pożądanych umiejętności i cech oczekiwanych od kandydata wraz z ich opisami. Może on również zawierać przykłady zachowań, które przejawia osoba posiadająca dane umiejętności. Poniżej przedstawione są najpopularniejsze wymagania dotyczące kierowników zaprezentowane w taki sposób w jaki mogłyby być opisane w procedurach i dokumentach danego przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać, że w zależności od zakresu obowiązków kierownika nacisk może być kładziony na odmienne umiejętności. Na przykład w firmie z prężnie działającym działem zasobów ludzkich planowanie rozwoju pracowników może spoczywać głównie na barkach właśnie tego działu. W innych firmach menadżer niskiego stopnia będzie miał niewielki wpływ na strategie działania, będzie je tylko egzekwował. W przypadku wielu umiejętności kierowniczych trudno o idealne sytuacje, w których przejawia się tylko jedna z nich, co będzie widoczne na poniższych przykładach.

1. Kierownik jest świadomy procesów zachodzących firmie, wizji i strategii zarządzania.

Wizja i strategia zarzadzania

Osoba podejmująca pracę na stanowisku kierowniczym przestaje być odpowiedzialna wyłącznie za wyniki swojej pracy. W zależności od pozycji w mniejszym lub większym stopniu zaczyna odpowiadać za kierunek, w którym będzie podążać powierzona jej część organizacji. Wizja jest pomysłem dotyczącym tego jak poszczególne aspekty pracy (wyniki, stosunki między pracownikami, obsługa klienta, rozwój pracowników) mają wyglądać w przyszłości, wizja jest celem. Strategia to plan jak ten cel osiągnąć, przełożenie wizji na praktykę.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Osoba świadoma wizji i strategii zarządzania potrafi trafnie zidentyfikować najważniejsze potrzeby w organizacji, znaleźć sposób ich zaspokojenia i wprowadzać pomysły w życie, tym samym przynosząc korzyści całej firmie. Taka osoba wszelkie działania planuje w sposób systematyczny i wprowadza je w życie posługując się wcześniej określonym planem.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

Misją firmy jest obsługa klienta na najwyższym poziomie. Kierownik zauważył, że wyniki zadowolenia klientów spadają. Na podstawie kart oceny obsługi zauważył, że czas obsługi zleceń jest dłuższy niż oczekiwany przez klientów. Po rozmowach z pracownikami wywnioskował, że opóźnienia wynikają z niepotrzebnego zostawiania klientów na linii podczas czasochłonnych operacji. Marnowanie czasu klienta jest niezgodne z przyjętą misją firmy, oprócz tego przynosi straty. Inicjuje zmianę schematu obsługi, by uniknąć takich sytuacji w przyszłości. Po wprowadzeniu w życie zmian oceny obsługi polepszyły się.

Należy pamiętać, że strategia często dotyczy działań podjętych na poziomie strukturalnym, ogólnym. Im wyższe stanowisko kierownicze tym więcej strategicznych decyzji podejmuje pracownik. Na przykład kierownik zarządzający małym zespołem bez sztywnych schematów obsługi mógłby rozwiązać problem przekazując takie instrukcje bezpośrednio.

2. Kierownik potrafi podejmować decyzje.

Decyzyjność kierownika

Najczęściej nie ma jednego i idealnego sposobu rozwiązania danej sytuacji, a brak decyzji jest również decyzją. Rolą menadżera jest podjęcie takiej decyzji, która będzie najkorzystniejsza dla firmy i najpełniej spełni jej cele. Czasami decyzja musie być podjęta w sposób zdecydowany, zapewniający płynność działania firmy. Jednym z gwarantów dobrych wyników jest usystematyzowany sposób dochodzenia do wniosków w różnych sytuacjach. W przypadku pracowników z doświadczeniem można spytać ich o realne sytuacje, przez które przeszli i efekty podjętych przez nich decyzji.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Osoba z wysoką umiejętnością podejmowania decyzji potrafi wybrać najlepszą z wielu możliwości opierając się na logicznych przesłankach. Wie, kiedy potrzebuje dodatkowych informacji, a kiedy musi działać szybko. Jej działania przynoszą oczekiwane efekty.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

W wyniku problemów z umową firma musi zmienić głównego dostawcę lub dostosować się do wygórowanych żądań dotychczasowego kontrahenta. W wyniku analizy kierownik stwierdził, że straty związane z przerwą w dostawie będą wyższe niż przyjęcie wymagań obecnego dostawcy. Podejmuje decyzję od przyjęciu warunków i jak najszybszej renegocjacji umowy bądź zmianie dostawcy w dogodnym terminie. Dzięki temu firma mogła pracować płynnie, a straty zostały zminimalizowane.

3. Kierownik sprawnie deleguje zadania, obowiązki i uprawnienia.

Delegowanie zadań przez kierownika

Na kierowniku często spoczywa bardzo duża odpowiedzialność, znajduje się pomiędzy swoimi podwładnymi, a przełożonymi i jego obowiązki wymagają zajmowania się wieloma rzeczami na raz. W związku z charakterem swojej pracy nie może zajmować się wszystkim własnoręcznie, nie jest to też jego celem. Dobry kierownik wie do czego zdolni są jego pracownicy i przypisuje odpowiednim z nich dopasowane zadania. Sprawia to, że pracownicy czują, że ich czas nie jest marnowany.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Dobrze delegujący kierownik posiada pracowników, którym może zlecić różne zadania i wie w jaki sposób to robić, aby zostały one wykonane. Potrafi też płynnie rozdzielić dużą liczbę zadań między odpowiednich podwładnych. Sam wykonuje zadania tylko wtedy, gdy jest to niezbędne. Korzysta z narzędzi ułatwiających delegowanie zadań.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

Kierownik odbiera zaległy urlop. Jest świadomy, że w tym czasie ma dojść do dwóch ważnych transakcji. Przygotował jednego z pracowników i zapoznał go z odpowiednimi klientami przedstawiając ich jako możliwość rozwoju i zdobycia doświadczenia. W mailu ustawił powiadomienie przekierowujące osoby z mniej ważnymi lub pilnymi sprawami do kontaktu z najbardziej doświadczonym podwładnym (podwładny został o tym poinformowany). Po powrocie z urlopu do pracy oczekiwały na niego tylko te zadania, do których wykonania był niezbędny. Podziękował i pogratulował pracownikom dobrze wykonanej pracy.

4. Kierownik potrafi koordynować i kontrolować pracę podwładnych.

Kontrola pracy

Gdy zadania zostały już zlecone, a pracownicy wykonują je, kierownik musi upewnić się, że są one odpowiednio wykonywane lub zostały prawidłowo dokończone. W zależności od pozycji w organizacji może to polegać na osobistym sprawdzeniu efektów pracy bądź wprowadzeniu systemu ocen czy też na zlecaniu pracownikom wzajemnego sprawdzania efektów ich pracy. Pracownicy o różnych cechach i doświadczeniu wymagają innego stopnia kontroli. Młody, entuzjastyczny pracownik wymaga więcej pomocy dotyczącej samej treści swoich zadań, a doświadczony weteran wymaga tylko zapewnienia mu odpowiednich warunków do ich wykonywania.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Kierownik o wysokim poziomie kontroli skutecznie egzekwuje wykonywanie zadań przez pracowników i dostosowuje stopień kontroli do poszczególnych podwładnych. Potrafi w sposób klarowny wyjaśnić, dlaczego podejmuje różne działania w różnych sytuacjach.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

Kierownik dobrze znał skład swojego poprzedniego zespołu i dynamicznie dostosowywał poziom kontroli do poszczególnych osób. Wszystkie powierzone mu projekty wykonane zostały na czas. Dzięki przekazaniu części kontroli nad nowymi pracownikami podwładnym, którzy byli bardziej doświadczeni zadania polegające na sprawdzaniu wyników pracy podwładnych nie zajmowały większości jego czasu pracy.

5. Kierownik potrafi skutecznie komunikować się z innymi.

Kontrola pracy

Niezależnie od poziomu na drabinie menadżerskiej każdy kierownik musi posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne. Musi potrafić jasno przekazać swoje oczekiwania, klarownie udzielać informacji zwrotnych i robić dobre wrażenie na partnerach biznesowych. Odpowiednio duże zdolności komunikacyjne pomagają utrzymać dobrą atmosferę w organizacji, a pracownicy, którzy wiedzą co i dlaczego robią są bardziej zmotywowani.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Dobrze komunikująca się osoba potrafi się odpowiednio zaprezentować. Używa swoich zdolności komunikacyjnych w sposób elastyczny i dostosowuje sposób przekazu do partnera w rozmowie. Przekazuje skomplikowane koncepcje w sposób jasny i wie, kiedy nadmiar komunikacji jest szkodliwy. Posługuje się technikami aktywnego słuchania i dynamicznie reaguje na otrzymywane informacje.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

Osoba w trakcie kontaktu z nieuprzejmym klientem, asertywnie nie brała do siebie agresywnych zwrotów, zamiast tego skupiła się na jego potrzebach. Po ich rozpoznaniu domyśliła się, że zorientowany na konkretne dane klient, będzie wolał otrzymać ofertę z wyliczeniami zysków w formie pisemnej, do spokojnej analizy. Dzięki temu klient zgodził się podjąć współpracę.

6. Kierownik skutecznie motywuje zespół.

motywowanie

Dobry menadżer powinien wiedzieć w jaki sposób zachęcić pracowników do sprawnego wykonywania pracy. Umiejętność motywowania podwładnych to szczególnie istotna cecha dobrego kierownika. Motywacja to nie tylko finanse, ludzie lubią czuć się docenieni i wiedzieć, że ich starania są zauważane. Różne osoby są motywowane przez rozmaite rzeczy. Bardzo dobrze opłacany specjalista może lepiej reagować na ciekawe projekty niż na dodatkowe wynagrodzenie, a niepewna siebie – początkująca osoba – ma szansę rozkwitnąć dostając odpowiednie wsparcie i pochwały. Inne osoby mogę być inspirowane klarownie rozrysowaną drogą, która ich czeka, jeżeli podniosą poziom wykonywanej pracy.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Osoba z wysoką umiejętnością motywowania zna i elastycznie stosuje metody motywowania. Zna teorie motywacji i korzysta z nich. Rozumie i rozpoznaje motywacje swoich pracowników oraz reaguje na nie. Potrafi motywować jednostki o różnych potrzebach i pozycjach w firmie.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

W nowym zespole w firmie były problemy z produktywnością. Po rozmowie z pracownikami okazało się, że mimo skutecznego wykonywania zadań nie zdają sobie oni sprawy z roli jaką powierzony im proces odgrywa w strukturach firmy, wydaje się on tylko kolejnym arkuszem Excel”a do wypełnienia. W istocie proces był bardzo ważny dla bezpieczeństwa posiadaczy kont bankowych. Po rozpoznaniu sytuacji kandydat wytłumaczył na przykładach jaki wpływ mogą mieć opóźnienia czy błędy w ich pracy na sytuację zwykłych ludzi korzystających z usług banku.

7. Kierownik potrafi zaplanować karierę i rozwój poszczególnych członków swojego zespołu.

planowanie rozwoju pracowników

Dbałość o pracowników nie kończy się na zapewnianiu im pracy i pieniędzy. Każdy człowiek ma potrzebę rozwoju, przełożony powinien potrafić pomóc członkowi zespołu rozwijać się w odpowiednim dla niego zakresie. Należy przy tym wziąć pod uwagę cechy i ambicje pracownika, potrzeby i możliwości firmy oraz sytuację w zespole. Pracownicy widzący przed sobą jasno wytyczoną ścieżkę są bardziej zmotywowani i pracują wydajniej.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Osoba potrafiąca planować rozwój pracowników zna potrzeby podwładnych i reaguje na nie. Potrafi stworzyć formalny plan rozwoju dla poszczególnych pracowników i skonsultować go z nimi. Jej propozycje znajdują uznanie w oczach pracowników jednocześnie spełniając długoterminowe potrzeby firmy.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

W dziale, którym zarządzał kandydat było dwóch ambitnych pracowników: pracownik z bardzo dużym doświadczeniem i doskonałymi umiejętnościami twardymi oraz kompetentny pracownik z krótszym stażem, ale charakteryzujący się bardzo wysokimi umiejętnościami komunikacyjnymi i charyzmą. Podczas rozmów oceniających obu podwładnych wyraziło zainteresowanie ewentualnym przewodzeniem teamem, który ma zostać wkrótce utworzony. Menedżer musiał zareagować, znając mocne strony pracowników. Odbył dodatkową rozmowę z pracownikiem z większym stażem, w której zdołał go przekonać, że lepszą dla niego ścieżką rozwoju jest dalsza specjalizacja i zostanie mentorem pomagającym w obu teamach. Tym samym otworzył bezkonfliktową ścieżkę rozwoju dla pracownika z lepszymi predyspozycjami menadżerskimi.

8. Kierownik wykazuje zdolności mediacyjne – potrafi rozwiązywać konflikty w zespole.

rozwiązywanie konfliktów

Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z grupą ludzi dochodzi do konfliktów. Konflikty same w sobie nie są zjawiskiem negatywnym. Mogą wręcz korzystnie wpływać na atmosferę, jeżeli są rozwiązywane w sposób pozytywny. Jednak źle zarządzane i ignorowane potrafią przerodzić się w bardzo szkodliwe dla pracowników i firmy sytuacje. Menadżer jako osoba, która ma opiekować się i zarządzać pracownikami często musi podejmować się mediacji między stronami konfliktu. Nawet jeżeli pracownicy sami nie zgłoszą się do przełożonego mogą pojawić się sytuacje, w których konflikt należy rozwiązać w pośredni bądź bezpośredni sposób.

Przykładowa definicja kompetencji kierownika:

Osoba z wysoką umiejętnością rozwiązywania konfliktów stara się w sposób konstruktywny rozwiązywać konflikty zarówno osobiste, jak i te dotyczące innych osób. Wynikiem większości jej interwencji jest uzyskanie stanu współpracy bądź kompromisu. Osoba dobrze zarządzająca konfliktem dobiera adekwatne środki do jego rozwiązania. Elastycznie stosuje rozwiązania od demokratycznych po autorytarne.

Przykład zachowania, w którym kompetencja się przejawia:

W teamie, któremu przewodził kandydat doszło do ostrej wymiany zdań między dwoma pracownikami. W następnych dniach okazało się, że jeden z pracowników zaangażowanych w konflikt w sposób celowy wolniej przekazuje dane potrzebne drugiej stronie konfliktu. Widząc narastające napięcie kandydat podjął zdecydowane działania uświadamiające pracownikowi sabotującemu pracę zespołu, że osobiste konflikty, niezależnie od okoliczności, nie mogą wpływać na formalne stosunki między pracownikami. Po zapewnieniu płynnej pracy zespołu odbył rozmowę z obojgiem pracowników i pomógł im wypracować sposób komunikacji, który zapobiegnie pojawianiu się podobnych sytuacji w przyszłości.

Podsumowanie

Umiejętności kierownicze, które mogą być wymagane od osób na stanowiskach menedżerskich są bardzo różnorodne. Poza często oczekiwaną wiedzą dotyczącą firmy, branży lub produktu, menedżer zespołu musi posiadać cały szereg kompetencji miękkich i musi rozwijać takie dobre cechy jak empatia, pewność siebie, asertywność, odporność na stres. Osoby, które mają już jakiekolwiek doświadczenie w zarządzaniu, z pewnością wielokrotnie byli w sytuacjach, dzięki którym dziś te cechy i umiejętności mają rozwinięte w wysokim stopniu. Osoby, które dopiero awansowały lub przymierzają się do objęcia stanowiska kierowniczego na pewno muszą już dziś pomyśleć nad intensywnym rozwojem powyższych cech i kompetencji, które pomogą zapewnić im sukces w zarzadzaniu.

Zostałeś awansowany w ostatnim czasie?
Chciałbyś zostać dobrym kierownikiem i menedżerem? Sprawdź kurs dedykowany początkującym menedżerom!

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.

Cechy i kompetencje dobrego kierownika
5 (100%) 1 vote