Jak rekrutować nowych pracowników?

Proces zatrudniania

Wystar­czy tylko przy­ło­żyć nale­ży­tą wagę do proce­su zatrud­nia­nia. Proces zatrud­nia­nia to nie wyłącz­nie proces rekru­ta­cji, jak się powszech­nie uważa i w uprosz­cze­niu okre­śla na co dzień. Sama rekru­ta­cja, to jeden z wielu etapów, które mają miej­sce w czasie od decy­zji o zatrud­nie­niu nowe­go pracow­ni­ka do momen­tu podję­cia przez niego pracy.

Powszech­nie wiado­mo, że proces zatrud­nia­nia, to inwe­sty­cje obar­czo­ne ogrom­nym ryzy­kiem i mimo tej powszech­nej świa­do­mo­ści nie zawsze przed­się­bior­stwa, czy też odpo­wied­nie służ­by anga­żu­ją adekwat­ne do ryzy­ka środ­ki, uwagę i nie zawsze stosu­ją profe­sjo­nal­ne zasa­dy postę­po­wa­nia. Inwe­stu­jąc w nowe maszy­ny, pojaz­dy, opro­gra­mo­wa­nie, decy­den­ci spędza­ją mnóstwo czasu na spotka­niach, anali­zach, prezen­ta­cjach oferen­tów, nego­cja­cjach i doko­nu­ją szere­gu innych dzia­ła­niach zaku­po­wych. Gdy jednak przy­cho­dzi zrobić nabór, to czas i środ­ki poświę­ca­ne temu są zupeł­nie niepro­por­cjo­nal­nie małe do ryzy­ka i rangi „zaku­pu”. Zatrud­nia­nie, zwal­nia­nie, rota­cja pracow­ni­ków, to kosz­ty zwią­za­ne z proce­sem nabo­ru, kosz­ty wyna­gro­dzeń, kosz­ty szko­leń nowych pracow­ni­ków i to wszyst­ko bez gwaran­cji trwa­łe­go zatrud­nie­nia – właści­wie bez żadnych gwaran­cji.

Błedy rekrutacyjne

Błąd rekru­ta­cyj­ny, to kosz­ty zarów­no w wymia­rze finan­so­wym, ale to również dodat­ko­wo ogrom­ne stra­ty wize­run­ko­we w środo­wi­sku praco­bior­ców. Te ostat­nie z kolei, mają ogrom­ny wpływ i znacze­nie w obli­czu przy­szłych możli­wo­ści zatrud­nie­nia dobrych kandy­da­tów. Obec­nie, zanim ktokol­wiek wyśle swoje CV do okre­ślo­nej firmy, na ogół zasię­ga opinii na porta­lach inter­ne­to­wych. Rozsąd­ni szefo­wie wiedzą, że aby odnieść sukces nie wystar­czy budo­wać wize­run­ku jedy­nie w środo­wi­sku klien­tów, ale po to, aby zapew­nić w przy­szło­ści wyso­kiej klasy zaso­by ludz­kie, kapi­tał inte­lek­tu­al­ny, warto cieszyć się dobrą opinią wśród poten­cjal­nej kadry. Od jako­ści proce­su zatrud­nie­nia zale­ży również to jak silnie nowy pracow­nik będzie wewnętrz­nie zmoty­wo­wa­ny i zaan­ga­żo­wa­ny a tym samym jak szyb­ko będzie osią­gał zamie­rzo­ne efek­ty, czyli czas zwro­tu z inwe­sty­cji w proces zatrud­nie­nia.

Zanim rozpocz­nie się proces zatrud­nie­nia, co ogól­nie odno­si się do nowych pracow­ni­ków, bowiem prze­su­nię­cia wewnątrz struk­tur, awan­se, to zupeł­nie inny proces, (czasa­mi nazy­wa­ny rekru­ta­cją wewnętrz­ną), nale­ży precy­zyj­nie okre­ślić zarów­no zakres obowiąz­ków, jak i listę koniecz­nych kompe­ten­cji, jaki­mi powi­nien wyka­zać się kandy­dat. Ważne są zarów­no kompe­ten­cje niezbęd­ne przy zatrud­nie­niu, jak i te, które musi nabyć i opano­wać kandy­dat w okre­ślo­nych termi­nach lub zwią­za­nych z plano­wa­ny­mi zmia­na­mi np. opro­gra­mo­wa­nia tech­no­lo­gii czy urzą­dzeń. Zada­nie to jest ważne z dwóch głów­nych powo­dów, po pierw­sze, aby w proce­sie selek­cji w pewniej­szy sposób wybrać adekwat­ne­go pracow­ni­ka i po drugie, aby okre­ślić treść ogło­sze­nia gwaran­tu­ją­cą odpo­wied­niej, jako­ści apli­ka­cje. To ten etap decy­du­je ile CV i jakiej jako­ści spły­nie do naszej firmy, czyli jakiej jako­ści będzie rekru­ta­cja.

Selekcja kandydatów i filtry selekcyjne

Nieza­leż­nie od faktu „maso­we­go” wysy­ła­nia CV prze wielu kandy­da­tów, są tacy kandy­da­ci, którzy w precy­zyj­ny sposób potra­fią wyse­lek­cjo­no­wać ogło­sze­nia ich inte­re­su­ją­ce. Są to ogło­sze­nia, które moty­wu­ją ich w „szcze­gól­ny” sposób do złoże­nia własnych doku­men­tów. Nie da się takie­go ogło­sze­nia skon­stru­ować bez okre­śle­nia profi­lu kompe­ten­cyj­ne­go i opisu stano­wi­ska. Rolą ogło­sze­nia jest już wstęp­na selek­cja, dlate­go w przy­pad­ku pewnych stano­wisk, ogło­sze­nie powin­no zawie­rać okre­ślo­ne „instruk­cje” dla poten­cjal­nych pracow­ni­ków.

Jeże­li ktoś chce zatrud­niać inaczej niż w opar­ciu o kompe­ten­cje, to tak jakby wycią­gał losy na lote­rii. Przy­kła­dy takich nieopar­tych o profil ogło­szeń widocz­ne są prak­tycz­nie codzien­nie. Natu­ral­nie ogło­sze­nie powin­no speł­niać szereg innych wymo­gów, zwłasz­cza zwią­za­nych z praw­ny­mi aspek­ta­mi listy ocze­ki­wań.

Po spły­nię­ciu apli­ka­cji rozpo­czy­na się etap selek­cji kandy­da­tów. Pierw­szym krokiem jest anali­za nade­sła­nych CV i listów moty­wa­cyj­nych. Zada­nie czaso­chłon­ne, co powo­du­je, że nawet zawo­do­wi rekru­te­rzy w oficjal­nych wywia­dach przy­zna­ją się do tego, że poło­wę CV czyta­ją „po łebkach” i jeże­li coś przy­ku­je uwagę, np. nazwa poprzed­nie­go praco­daw­cy, to wraca­ją do bardziej szcze­gó­ło­wej lektu­ry. Trud­no prze­ce­nić poziom koncen­tra­cji i uwagi zwią­za­nych z czyta­niem CV. Niektó­re CV wyglą­da­ją „słabo” tylko, dlate­go, że kandy­dat napi­sał w nim po prostu praw­dę. Ważnym na pewno jest to, w jakiej formie napi­sa­ny jest list moty­wa­cyj­ny oraz CV, ale nie może być to ważą­cym czyn­ni­kiem w ocenie CV. Nigdy nie ma gwaran­cji, że auto­rem CV jest sam zain­te­re­so­wa­ny pracą czło­wiek. Równie dobrze CV może być napi­sa­ne przez jedną z wielu firm poma­ga­ją­cych w pooszu­ki­wa­niach pracy lub wyge­ne­ro­wa­ny przez inter­ne­to­wy system. Co powin­no być najważ­niej­sze? Na pewno doświad­cze­nie, z które­go powin­ny wyni­kać szan­se na to, że kandy­dat będzie miał pożą­da­ne kompe­ten­cje i umie­jęt­ność zdoby­wa­nia nowych kompe­ten­cji, o czym pośred­nio może świad­czyć np. różno­rod­ność dotych­cza­so­wych zajęć. Trud­no jest jednak dobrze prze­ana­li­zo­wać CV bez wyżej wspo­mnia­ne­go wyka­zu kompe­ten­cji. Z natu­ry rzeczy, anali­za CV to w rezul­ta­cie ocena i anali­za histo­rii, która choć­by najpięk­niej­sza, nieko­niecz­nie może powtó­rzyć się w nowym miej­scu i środo­wi­sku pracy.

Zadbaj o wysoką jakość spotkań z kandydatami

Wybra­ni kandy­da­ci zosta­ją zapra­sza­ni na rozmo­wy i to, w jaki sposób się to odby­wa ma ogrom­ne znacze­nie na faktycz­ne dotar­cie ich na spotka­nie oraz na wraże­nie z poten­cjal­ne­go praco­daw­cy. Może oczy­wi­stym wyda­je się tele­fo­nicz­ne poin­for­mo­wa­nie i potwier­dze­nie spotka­nia w umówio­nym dniu i godzi­nie, ale miłym dodat­kiem jest dołą­cze­nie mapki dojaz­du i wska­za­nie np. linii auto­bu­so­wej.

W ramach selek­cji najbar­dziej popu­lar­ną meto­dą jest tzw. rozmo­wa kwali­fi­ka­cyj­na. Może, dlate­go, że w odróż­nie­niu od zaawan­so­wa­nych metod np. asses­sment centre wyda­je się być banal­nym zada­niem, nie zawsze jest trak­to­wa­na przez osoby rekru­tu­ją­ce, jako kluczo­wy moment selek­cji. O czym warto pamię­tać w odnie­sie­niu do prze­pro­wa­dza­nia rozmów kwali­fi­ka­cyj­nych? Lista jest bardzo długa, ale może warto zapa­mię­tać o zasa­dzie, że dzisiaj kandy­dat stara się o przy­ję­cie do pracy, a jutro może decy­do­wać o losach niedo­szłe­go praco­daw­cy lub zostać (albo nie) jej klien­tem. Ozna­cza to, że bez wzglę­du, na jakość kandy­da­tów, ich obec­ną sytu­ację, nale­ży okazać im nale­ży­ty szacu­nek, bo to w każdej sytu­acji stano­wi podsta­wę. Szacu­nek ten powi­nien prze­ja­wiać się w takich szcze­gó­łach jak m.in. odpo­wied­nie warun­ki do rozmo­wy. Wybór odpo­wied­nie­go miej­sca zarów­no na tere­nie firmy, jak i po za nią ma ogrom­ne znacze­nie, dla jako­ści rozmo­wy, wrażeń i rezul­ta­tów.

Nieko­rzyst­nie wypa­da „poważ­na” firma, która rekru­tu­je w restau­ra­cjach, lobby hote­lo­wym lub w pomiesz­cze­niach, w którym jedno­cze­śnie pracu­ją inne, nieza­an­ga­żo­wa­ne w rozmo­wę osoby. Zapro­po­no­wa­nie napo­ju apli­ku­ją­cej osobie nic nie kosz­tu­je a budu­je przy­ja­zną atmos­fe­rę, dzię­ki której więcej można się dowie­dzieć niż w odwrot­nej sytu­acji. Najważ­niej­szym jednak jest umie­jęt­ność zada­wa­nia odpo­wied­nich pytań i słucha­nia.

Jakich tematów nie poruszać na spotkaniach rekrutacyjnych?

Ze wzglę­dów praw­nych, etycz­nych i kultu­ry jest szereg pytań, których nie nale­ży zada­wać.

rozmowy_sprzedazowe

Są to pyta­nia m.in. o wiek, posia­da­nie dzie­ci, stan cywil­ny, świa­to­po­gląd reli­gij­ny, przy­na­leż­ność do orga­ni­za­cji lub o to czy ktoś był kiedy­kol­wiek aresz­to­wa­ny, ale pyta­nie o to czy był skaza­ny już można zadać. Oczy­wi­ście pyta­nia zwią­za­ne z rasi­zmem, choć­by ukry­te pod pyta­niem o to, z który­mi klien­ta­mi z Euro­py najle­piej się komuś pracu­je, to przy­kład pyta­nia, które może być dwuznacz­nie odebra­ne. Ważnym czyn­ni­kiem kreu­ją­cym wraże­nie kandy­da­ta o poten­cjal­nym praco­daw­cy jest również punk­tu­al­ność w rozpo­czy­na­niu rozmo­wy kwali­fi­ka­cyj­nej. Podob­nie jak w innych przy­pad­kach, spóź­nie­nie rekru­te­ra lub rozpo­czę­cia rozmo­wy wsku­tek prze­dłu­ża­nia się poprze­dza­ją­cej rozmo­wy z innym kandy­da­tem, to nieste­ty cięż­ki błąd. Do legend lub między bajki nale­ży odło­żyć opowie­ści lub rady mówią­ce o tym, aby kandy­da­tów sadzać „pod świa­tło”, na niższym krze­seł­ku, nie dać pić w gorą­cym pomiesz­cze­niu przy jedno­cze­snym racze­niu się napo­jem.

Szablony rozmów? Czy z nich korzystać?

Profe­sjo­na­lizm osoby rekru­tu­ją­cej zarów­no w zacho­wa­niu, jak i w umie­jęt­no­ści anali­zo­wa­nia odpo­wie­dzi to najważ­niej­szy waru­nek sukce­su w selek­cji meto­dą rozmo­wy kwali­fi­ka­cyj­nej. Nieste­ty w wielu przy­pad­kach rekru­te­rzy korzy­sta­ją z wypra­co­wa­nych i nie zawsze mody­fi­ko­wa­nych szablo­nów rozmów – listy pytań, co spra­wia, że bardziej zacho­wu­ją się jak ankie­ter niż rekru­ter. Zada­ją pyta­nia, na które otrzy­ma­li odpo­wiedź przy okazji odpo­wie­dzi na inne, wcze­śniej­sze pyta­nia. Inter­net poprzez porta­le zwią­za­ne z zatrud­nie­niem to miej­sce, gdzie funk­cjo­nu­je niezli­czo­na ilość porad­ni­ków na temat tego, jak dobrze wypaść podczas rozmo­wy rekru­ta­cyj­nej. Jest mnóstwo szko­leń, które akty­wi­zu­jąc kandy­da­tów do poszu­ki­wa­nia pracy, uczą poten­cjal­nych pracow­ni­ków odpo­wie­dzi na te najbar­dziej stan­dar­do­we i „popu­lar­ne” pyta­nia pada­ją­ce podczas rozmów kwali­fi­ka­cyj­nych.

Dzię­ki temu kandy­da­ci mają świet­nie opano­wa­ne odpo­wie­dzi na pyta­nia w stylu, „Co jest najwięk­szym sukce­sem?” Lub „ Jaką ma Pan /​Pani wizję karie­ry?”. O ile to drugie pyta­nie może coś wnieść do rozmo­wy, to to pierw­sze wnosi niewie­le. Powód? Odpo­wiedź wiążę się z histo­rią bez gwaran­cji powtó­rze­nia, tym bardziej, że to histo­ria w innych warun­kach. Doświad­cze­ni kandy­da­ci, zwłasz­cza z grupy osób zarzą­dza­ją­cych, mena­ge­ro­wie, którzy często byli rekru­te­ra­mi w dotych­cza­so­wych zaję­ciach, potra­fią ocenić zarów­no rekru­te­ra, jak i proces rekru­ta­cji i na tej podsta­wie wyra­bia­ją sobie opinię i decy­zję o ewen­tu­al­nej zmia­nie praco­daw­cy. Ozna­cza to, że rekru­ter musi być „na bieżą­co” w kwestiach zwią­za­nych z rynkiem i zagad­nie­nia­mi doty­czą­cy­mi poszu­ki­wa­nia pracy.

Decy­du­jąc się na więk­szy zespół osób rekru­tu­ją­cych nale­ży zwró­cić uwagę na ilość osób w „komi­sji” i na to, aby jedna z nich była osobą wyraź­nie wiodą­cą. Kandy­dat nie może dosta­wać niezli­czo­nej ilości pytań od kilku osób. Natu­ral­nie każdy powi­nien zadać pyta­nia, które pomo­gą zdefi­nio­wać okre­ślo­ny obszar, ale nie może to odby­wać się na zasa­dzie prze­słu­cha­nia przed „komi­sją sejmo­wą”. W sytu­acji więk­szej ilości osób pyta­ją­cych nale­ży każdą osobę przed­sta­wić i powie­dzieć o jej funk­cji zawo­do­wej i roli podczas teraź­niej­szej rozmo­wy. Wyni­ka to zarów­no z taktu, jak i nie powo­du­je niepo­trzeb­ne­go stre­su u szuka­ją­cych pracy.

Dobrym zwycza­jem jest poin­for­mo­wa­nie wszyst­kich kandy­da­tów, z który­mi prowa­dzo­ne były rozmo­wy o tym, kiedy otrzy­ma­ją odpo­wiedź z decy­zją i prze­ka­za­nie każdej decy­zji wraz z podzię­ko­wa­niem za udział w proce­sie rekru­ta­cji, również o wybo­rze innej osoby.

Adaptacja i wdrożenie nowego pracownika

Teraz kolej na trze­ci głów­ny etap zatrud­nie­nia, jakim jest adap­ta­cja nowej osoby, czyli wdro­że­nie. Jedną z najistot­niej­szym w tym etapie kwestii jest, jakość zapre­zen­to­wa­nia nowo zatrud­nio­nej osoby współ­pra­cow­ni­kom. Prezen­ta­cja taka powin­na być doko­na­na przez bezpo­śred­nie­go prze­ło­żo­ne­go i powin­na być to prze­my­ślą oraz staran­nie wyko­na­na proce­du­ra. Dobra prezen­ta­cja nowe­go człon­ka zespo­łu pozwa­la na zmniej­sze­nie oporu „starej” kadry, co ma miej­sce w sytu­acji, gdy zespół nie wie, z kim ma do czynie­nie i nie zna powo­dów zatrud­nie­nie kolej­nej osoby. Jest to też moment, w którym bezpo­śred­ni prze­ło­żo­ny może zadbać o wstęp­ny formal­ny auto­ry­tet nowej osoby. W etapie adap­ta­cji ideal­nym rozwią­za­niem jest wpro­wa­dze­nie tzw. karty wdro­że­nia, w którym wyzna­czo­ne są m.in. zada­nia, osoby wdra­ża­ją­ce, skala oceny postę­pów i czas wdro­że­nia. Nowy pracow­nik musi „zali­czyć” wszyst­kie czyn­no­ści wdra­ża­ją­ce, opano­wać konkret­ne zada­nia i proce­du­ry oraz otrzy­mać potwier­dze­nie od osób wdra­ża­ją­cych. Można przy­jąć, że po zreali­zo­wa­niu karty wdro­że­nia pracow­nik staje się w pełni przy­go­to­wa­nym do pełnie­nia funk­cji. Jeże­li nato­miast nie jest w stanie opano­wać okre­ślo­nych zadań, to przy­naj­mniej wycho­dzi ten fakt rela­tyw­nie wcze­śnie i oszczę­dza się tym samym na krót­szym okre­sie zatrud­nie­nia.

Równo­le­gle z prezen­ta­cją przed zespo­łem, nowy pracow­nik powi­nien wysłu­chać expo­se swoje­go bezpo­śred­nie­go prze­ło­żo­ne­go, po to, aby od począt­ku wiedział, jaki­mi zasa­da­mi się prze­ło­żo­ny kieru­je, na co może liczyć i czego się od niego ocze­ku­je. To z kolei pozwa­la mu na unik­nię­cie niepo­trzeb­nej niepew­no­ści i konflik­tów.

Jeże­li wszyst­ko zosta­je prze­pro­wa­dzo­ne zgod­nie ze sztu­ką, jest szan­sa na to, że nowy pracow­nik zosta­nie zaadop­to­wa­ny i inwe­sty­cje zwią­za­ne z zatrud­nie­niem będą miały szan­sę się zwró­cić.

Decy­du­jąc się na proces zatrud­nie­nia obok wyżej wska­za­nych czyn­ni­ków nale­ży pamię­tać dodat­ko­wo o szere­gu innych, pozor­nie mało­istot­nych czyn­ni­kach. Nale­ży tutaj wspo­mnieć m.in. o tym, że każdy proces zatrud­nie­nia wiąże się z iner­cją same­go proce­su, co ozna­cza, że rozwój ilości pracow­ni­ków nale­ży zapla­no­wać z odpo­wied­nim wyprze­dze­niem.

Chciał­byś dowie­dzieć się więcej na temat rekru­ta­cji?
Poznaj program szko­le­nia z rekru­ta­cji i selek­cji.