Przydatne metody oraz techniki zarządzania czasem

Umie­jęt­ność zarzą­dza­nia czasem to przede wszyst­kim odpo­wied­nie stra­te­gie myśle­nia i umie­jęt­ne budo­wa­nie dobrych nawy­ków zwią­za­nych z produk­tyw­no­ścią.

Do nauki tej umie­jęt­no­ści, potrze­ba konkret­nych tech­nik, które będą wyma­gać real­ne­go zaan­ga­żo­wa­nia, zwłasz­cza na począt­ku kształ­to­wa­nia dobrych nawy­ków. Efek­tyw­ne zarzą­dza­nie sobą w czasie musi pole­gać przede wszyst­kim na opty­ma­li­za­cji i konse­kwen­cji, a to wbrew pozo­rom nie łatwe zada­nie.

Według wielu rapor­tów OECD (Orga­ni­za­cja Współ­pra­cy Gospo­dar­czej i Rozwo­ju) na temat produk­tyw­no­ści i efek­tyw­no­ści w pracy, Pola­cy są jedny­mi z najmniej wydaj­nych i produk­tyw­nych pracow­ni­ków w Euro­pie. W jaki sposób obli­cza­na jest taka wydaj­ność pracy? Zazwy­czaj jest to PKB podzie­lo­ny przez licz­bę prze­pra­co­wa­nych godzin pracy. Co cieka­we, tygo­dnio­wy czas pracy w naszym kraju nale­ży do jednych z najdłuż­szych na konty­nen­cie. Wnio­sek jest zatem taki — staty­stycz­ny polski pracow­nik pracu­je długo ale mało efek­tyw­nie!


Od czego zacząć?

Jedną z pierw­szych rzeczy, które nale­ży zrobić jest wyty­cze­nie sobie celów krót­ko i długo­ter­mi­no­wych oraz okre­śle­nie podsta­wo­wych prio­ry­te­tów w dąże­niu do nich. Pozwo­lą one na wyeli­mi­no­wa­nie czyn­ni­ków, które dekon­cen­tru­ją i obni­ża­ją wydaj­ność pracy. W ten sposób wyróż­nia­my cele:

  1. Bieżą­ce – zwane również opera­cyj­ny­mi, przy­dzie­la­ne na najbliż­szy tydzień, mają­ce na celu zreali­zo­wa­nie konkret­ne­go zada­nia bądź zadań;
  2. Krót­ko­ter­mi­no­we – inaczej także taktycz­ne, usta­la­ne na parę miesię­cy i mają­ce na celu propo­no­wać pewne rozwią­za­nia;
  3. Długo­ter­mi­no­we – nazy­wa­ne stra­te­gicz­ny­mi, usta­la­ne są na parę lat a ich celem jest przede wszyst­kim wyzna­cza­nie ogól­nych kierun­ków zadań.

W lite­ra­tu­rze spoty­ka­my różne meto­dy i tech­ni­ki zarzą­dza­nia czasem. Poni­żej przed­sta­wi­my kilka tych najbar­dziej znanych i skutecz­nych, które z powo­dze­niem można wyko­rzy­stać w trak­cie swojej pracy:

Gettings Things Done (GTD)

Twór­cą tej meto­dy jest David Allen, który dokład­nie opisał ją w swojej książ­ce “Getting Things Done” (w polskim tłuma­cze­niu “Sztu­ka efek­tyw­no­ści. Skutecz­na reali­za­cja zadań”). Jest to najpro­ściej rzecz ujmu­jąc meto­da orga­ni­za­cji czasu pracy pole­ga­ją­ca na kolek­cjo­no­wa­niu spraw i zarzą­dza­niu lista­mi zadań oraz projek­tów.

Głów­nym celem GTD jest osią­gnię­cie wyso­kiej produk­tyw­no­ści w pracy i życiu prywat­nym przy jedno­cze­snym zwol­nie­niu z obowiąz­ku pamię­ta­nia o wszyst­kich zobo­wią­za­niach i planach.

Jedną z popu­lar­nych na polskim (jak i świa­to­wym rynku) apli­ka­cji opar­tej o GTD jest Nozbe.com – autor­stwa Micha­ła Śliwiń­skie­go – więcej na temat Nozbe.com dowiesz się na stro­nie projek­tu.

Najważniejszymi elementami pomagającymi w zarządzaniu czasem to:

  • kontro­la nad zobo­wią­za­nia­mi;
  • perspek­ty­wa ujmo­wa­na w kontek­ście 6 pozio­mów (bieżą­ce zada­nia, bieżą­ce projek­ty, obsza­ry odpo­wie­dzial­no­ści, cele rocz­ne, wizja na 5 lat, wizja całe­go życia).

Podstawowymi elementami /​etapami gtd są:

  1. Kolek­cjo­no­wa­nie – tech­ni­ka pole­ga na wrzu­ca­niu wszyst­kie­go do jedne­go worka tzn. zbie­ra­nia wszyst­kich pomy­słów, nota­tek, planów czy zobo­wią­zań do jedne­go miej­sca tj. notat­nik czy skrzyn­ka odbior­cza, co pozwa­la na uwol­nie­nie się z psychicz­ne­go obcią­że­nia.
  2. Anali­za nastę­pu­je po etapie kolek­cjo­no­wa­nia i ma na celu opróż­nia­nie koszy­ka wypeł­nio­ne­go na etapie kolek­cjo­no­wa­nia. Anali­za opie­ra się na 3 zało­że­niach:
    — rozpo­czy­nać anali­zę od spraw najśwież­szych;
    — zajmo­wać się tylko jedną spra­wą jedno­cze­śnie;
    — żadnej spra­wy nie “wsta­wiać ponow­nie do koszy­ka”.
    > Jeśli dane zada­nie nie wyma­ga podję­cia “akcji” nale­ży „wrzu­cić” do koszy­ka spraw „może kiedyś…, na później…” lub po prostu wyrzu­cić.
    > Jeśli zada­nie wyma­ga podję­cia “akcji”, wtedy trze­ba je wyko­nać od razu jeśli zajmu­je mniej niż 2 minu­ty, oddać innej osobie bądź odło­żyć na później ze wska­za­niem konkret­ne­go termi­nu wyko­na­nia.
  3. Porząd­ko­wa­nie zapew­nia prawi­dło­wą orga­ni­za­cję pracy i opie­ra się o:
    — wska­za­nie następ­ne­go zada­nia czyli najmniej­szą cząst­kę pracy goto­wą do wyko­na­nia natych­miast;
    — prze­kształ­ce­nie dużych zadań w projek­ty.
    > David Allen mówi, że jeśli wyko­na­nie dane­go zada­nia wyma­ga wyko­na­nia więcej niż jedne­go dzia­ła­nia to jest to projekt. Projekt nale­ży podzie­lić na mniej­sze zada­nia, a następ­nie do każde­go przy­po­rząd­ko­wać termin reali­za­cji, zrobić od razu (zasa­da 2 minut) lub odde­le­go­wać innej osobie.
  4. Prze­gląd – to obowią­zek regu­lar­ne­go prze­glą­da­nia spraw oraz projek­tów swoje­go zbio­ru wszyst­kich spraw do zreali­zo­wa­nia. Prze­glą­da­my zada­nia bieżą­ce, jak również te odło­żo­ne na później, by następ­nie wybrać te który­mi chce­my lub powin­ni­śmy się zająć w najbliż­szym tygo­dniu.
  5. Reali­za­cja – obej­mu­je 3 rodza­je aktyw­no­ści:
    — wyko­ny­wa­nie zapla­no­wa­nej pracy
    — wyko­ny­wa­nie nieza­pla­no­wa­nej pracy
    — plano­wa­nie pracy. Kluczo­wą kwestią jest tu zacho­wa­nie równo­wa­gi między tymi trze­ma rodza­ja­mi aktyw­no­ści. Wybór zapla­no­wa­nych zadań powi­nien opie­rać się na 4 kryte­riach: kontek­stu w którym się znaj­du­je­my (np. biuro, miasto, tele­fon, itp.), czasu oraz ener­gii potrzeb­nej na wyko­na­nie zada­nia a także prio­ry­te­tu.

Pomodoro

Jest to meto­da zarzą­dza­nia czasem opra­co­wa­na przez Fran­ce­sco Ciril­lo. Tech­ni­ka ta wyko­rzy­stu­je zegar do rozbi­cia czasu na okre­ślo­ne etapy.

Technika ta składa się z 6 kroków:

  1. Wyko­na­nie listy zadań i posor­to­wa­nie jej według ważno­ści;
  2. Usta­wie­nie czaso­mie­rza na 25 minut (jedno pomo­do­ro);
  3. Inten­syw­na praca przez 25 minut nad zada­niem bez przerw;
  4. Po upły­wie 25 minut nale­ży zakoń­czyć wyko­ny­wa­nie zada­nia
  • Jeśli zosta­ło zreali­zo­wa­ne odzna­czyć je
  • jeśli nie, ponow­nie powró­cić do wyko­ny­wa­nia zada­nia
  • Między okre­ślo­ny­mi pomo­do­ro zrobić sobie 5 minut prze­rwy, a następ­nie przy­stą­pić do reali­za­cji kolej­ne­go zada­nia bądź wyko­ny­wać zada­nie niezre­ali­zo­wa­nie w czasie poprzed­nie­go pomo­do­ro;
  • Po wyko­na­niu 4 pomo­do­ro nale­ży zrobić sobie dłuż­szą, 15–30 minu­to­wą prze­rwę I zająć się dowol­nym zaję­ciem nie zwią­za­nym z wyko­ny­wa­niem zada­niem.

Technika Pomodoro przypomina w pewnym sensie ćwiczenia interwałowe. Najważniejsze zasady opierają się o:

  • inten­syw­ne wyko­ny­wa­nie zada­nia przez 25 minut;
  • w przy­pad­ku wyko­na­nia zada­nia w czasie krót­szym niż 25 minut, dorzu­ce­nie do niego inne­go, mniej­sze­go;
  • odpo­czy­nek w okre­ślo­nych prze­dzia­łach czaso­wych, podczas których nie można wyko­ny­wać zadań zwią­za­nych z pomo­do­ro.

Matryca priorytetów /​Eisenhowera

Twór­cą tej meto­dy zarzą­dza­nia czasem był były prezy­dent Stanów Zjed­no­czo­nych, Dwight Eisen­ho­wer, który powie­dział kiedyś: To, co ważne, rzad­ko bywa pilne, a to, co pilne, rzad­ko bywa ważne.

Swoją budo­wą przy­po­mi­na ona układ współ­rzęd­nych – rząd­ną jest tu ważność dane­go zada­nia nato­miast odcię­ta – jego pilność. Podział ten opie­ra się na wielu czyn­ni­kach: osobi­ste prio­ry­te­ty, warto­ści emocjo­nal­ne, warto­ści finan­so­we, prio­ry­te­ty innych zmia­ny termi­nów i wiele innych.Najważniejsze w tej meto­dzie jest odpo­wied­nie rozdzie­le­nie czyn­no­ści na 4 grupy:

A. Sprawy ważne i pilne

  • są to wszyst­kie czyn­no­ści które musi­my wyko­nać jak najpil­niej ponie­waż niewy­ko­na­nie ich może powo­do­wać groź­ne konse­kwen­cje;
  • są często nagłe, trud­ne do prze­wi­dze­nia;
  • najczę­ściej wyni­ka­ją ze złego plano­wa­nia i orga­ni­za­cji;
  • to praca, w której wyko­rzy­stu­je­my swoje doświad­cze­nie i umie­jęt­no­ści reago­wa­nia na codzien­ne wyzwa­nia;
    • przy­kła­dy: pilne napra­wy, awarie, choro­by, nauka na jutrzej­szy egza­min.

B. Sprawy ważne i niepilne

  • czyn­no­ści, które są ważne ale możli­we do rozło­że­nia w czasie;
  • nie są nagłe i łatwo je prze­wi­dzieć;
  • ich wyko­na­nie wyma­ga od nas regu­lar­no­ści;
  • mają dla nas duże znacze­nie;
  • powin­ny wyma­gać od nas spędza­nia nad nimi jak najwię­cej czasu;
    • przy­kła­dy: ćwicze­nia fizycz­ne, rozwój osobi­sty, budo­wa­nie rela­cji z ludź­mi.

C. Sprawy nieważne i pilne

  • są to wszyst­kie czyn­no­ści, które mają krót­ki termin na reali­za­cję ale ich niewy­ko­na­nie nie spowo­du­je znaczą­cych konse­kwen­cji;
  • do wyko­na­nia w drugiej kolej­no­ści;
  • świet­nie nada­ją­ce się do odde­le­go­wa­nia je innym;
  • często to nad nimi spędza­my najwię­cej czasu reali­zu­jąc cudze prio­ry­te­ty i potrze­by;
    • przy­kła­dy: spotka­nia, tele­fo­ny, rachun­ki do uregu­lo­wa­nia, mniej ważne zada­nia, projek­ty.

D. Sprawy nieważne i niepilne

  • wszyst­kie spra­wy nieistot­ne;
  • potra­fią zabrać dużo czasu I prze­szka­dza­ją w reali­za­cji tych ważnych i pilnych;
  • powin­ny zostać elimi­no­wa­ne ale nie wyeli­mi­no­wa­ne;
    • przy­kła­dy: oglą­da­nie TV, prze­glą­da­nie stron inter­ne­to­wych, granie w gry kompu­te­ro­we.

.

A. WAŻNE I PILNE

- nagłe przy­pad­ki

- sytu­acje kryzy­so­we

- zanie­dba­nia

- do szyb­kie­go dzia­ła­nia

B. WAŻNE I NIEPILNE

- rozwój osobi­sty

- nauka

- życie osobi­ste

- do zapla­no­wa­nia

C. NIEWAŻNE I PILNE

- błahe ale naglą­ce spra­wy

- można je dele­go­wać innym

D. NIEWAŻNE I NIEPILNE

- tak zwane „poże­ra­cze czasu”

- do wyeli­mi­no­wa­nia

.

Z zało­żeń Macie­rzy korzy­sta­ją głów­nie mena­dże­rzy, jak również ludzie, którzy chcą racjo­nal­nie zapla­no­wać swój czas. Dzię­ki temu narzę­dziu samo­dziel­nie wybie­ra­my zada­nia, które są dla nas ważne oraz pilne.

Wadą Macie­rzy Eisen­ho­we­ra są trud­no­ści wyni­ka­ją­ce ze złego zakla­sy­fi­ko­wa­nia czyn­no­ści do okre­ślo­nych ćwiar­tek. Innym zagro­że­niem jest strach przed powie­rza­niem okre­ślo­nych zadań innym osobom. Napo­ty­ka­my również trud­ność w okre­śle­niu czyn­no­ści, które może­my umie­ścić w ostat­niej ćwiart­ce – prze­rwy i odpo­czy­nek są również ważne dla zdro­wia psychicz­ne­go.

Dzia­ła­nia powin­ny zmie­rzać do tego, aby powięk­szyć obszar ćwiart­ki nr 2. elimi­nu­jąc zada­nia z ćwiart­ki 3 i 4 oraz pilnu­jąc aby nie poja­wia­ły się w ćwiart­ce nr 1. Macierz Eisen­ho­we­ra nie jest ideal­ną meto­dą do zarzą­dza­nia czasem, jednak jej niewąt­pli­wą zale­tą jest poło­że­nie naci­sku na skupie­nie i elimi­na­cję.


Metoda abc

Meto­da ta pole­ga na ocenie warto­ści danych zadań oraz podzia­le ich na trzy grupy. Podział opar­ty jest na zało­że­niu, że są zada­nia, które ilościo­wo stano­wią duży odse­tek wszyst­kich, lecz mały pod wzglę­dem warto­ścio­wym i odwrot­nie – są zada­nia, których jest mało ale są niezwy­kle warto­ścio­we.

Meto­da ABC zakła­da więc podział zadań według ważno­ści ich wyko­na­nia i opie­ra się na reali­za­cji zadań, które mają najwięk­szy wpływ na cel i wynik końco­wy.

Podział zadań:

Zada­nia A:

  • są to czyn­no­ści najważ­niej­sze;
  • reali­zu­ją stra­te­gicz­ne cele;
  • jest ich zazwy­czaj około 15% lecz ich zreali­zo­wa­nie stano­wi około 65% warto­ści;
  • nie mogą zostać dele­go­wa­ne.

Zada­nia B:

  • są to czyn­no­ści ważne ale nie kluczo­we;
  • jest ich zwykle 20% i pozwa­la­ją zreali­zo­wać taką samą wartość z cało­ści;
  • powin­ny zostać dele­go­wa­ne innym;
  • wyma­ją kontro­li;

Zada­nia C:

  • są to czyn­no­ści najmniej ważne;
  • stano­wią 65% wszyst­kich lecz reali­zu­ją tylko 15% warto­ści celu;
  • mogą a nawet powin­ny zostać odło­żo­ne w czasie.

Meto­da ABC często wyko­rzy­sty­wa­na jest w logi­sty­ce do normo­wa­nia i kontro­li zapa­sów mate­ria­ło­wych, zaopa­trze­niu mate­ria­ło­wym, sprze­da­ży i dystry­bu­cji. W meto­dzie kładzie się nacisk na asor­ty­men­ty o podsta­wo­wym znacze­niu dla produk­cji z uwzględ­nie­niem kilku punk­tów cenno­ści zapa­sów.


Reguła Pareto

Zosta­ła ona stwo­rzo­na przez włoskie­go ekono­mi­stę Vilfre­da Pare­to w 1897 roku. Odkrył on, że 80% bogac­twa kraju jest własno­ścią 20% popu­la­cji, a teorię tą potwier­dził studiu­jąc sytu­acje socjo­eko­no­micz­ną także innych państw.

Jej głów­nym celem jest osią­ga­nie jak najwięk­sze­go efek­tu przy mini­mal­nym nakła­dzie czasu i zaso­bów. Procen­ty są przy­ję­te umow­nie i mogą one poja­wiać się w innych propor­cjach. Czasem będzie to 90/​10, 75/​25 a nawet 95/​5. Najważ­niej­sza jest konklu­zja, która mówi, że mniej­sza część nakła­dów gene­ru­je więk­szą część rezul­ta­tów oraz, że nie odnie­sie­my 100% efek­tu przy 100% nakła­dzie.

Jak wprowadzić w życie regułę Pareto?

  1. Wyzna­czyć kryte­ria jakie mają speł­niać rezul­ta­ty;
  2. Podzie­lić je na mniej­sze obsza­ry;
  3. Poszu­kać powta­rzal­nych czyn­no­ści i prze­ana­li­zo­wać, które z dotych­cza­so­wych z nich w najwięk­szym stop­niu przy­czy­ni­ły się do wyge­ne­ro­wa­nia najwięk­sze­go zysku;
  4. Wyod­ręb­nić te 20% najefek­tyw­niej­szych i je reali­zo­wać, a po ich reali­za­cji szukać kolej­nych.

Zasa­da Pare­to służy między inny­mi opty­ma­li­za­cji pracy, zarzą­dza­niu czasem, usta­la­niu prio­ry­te­tów oraz usta­la­niu propor­cji nakła­du pracy do jej efek­tów. W życiu cięż­ko jest rozpo­znać która część to ta odpo­wie­dzial­na za wyni­ki.

Dzię­ki zasto­so­wa­niu zasa­dy Pare­to w swojej pracy można odna­leźć miej­sca, w których zani­ka produk­tyw­ność i efek­tyw­ność.

Przykłady:

  • 20% naszej pracy daje 80% efek­tów;
  • 20% pracow­ni­ków gene­ru­je 80% produk­tów;
  • 20% produk­tów firmy daje jej 80% zysków.

Metoda ALPEN

Jest to jedna z najlep­szych, komplek­so­wych tech­nik zarzą­dza­nia czasem, która pozwa­la odpo­wied­nio zapla­no­wać codzien­ne bądź tygo­dnio­we zada­nia. Jej wiel­ką zale­tą jest wyko­rzy­sta­nie elemen­tów pozo­sta­łych, wcze­śniej wspo­mnia­nych zasad, poma­ga­ją­cych w zarzą­dza­niu czasem. Użycie meto­dy ALPEN wyma­ga konse­kwen­cji i dzia­ła­nia według nastę­pu­ją­cych pole­ceń:

A (Aufgaben) – przygotowanie zestawów zadań (wykorzystanie GTD):

  • wyko­na­nie listy aktyw­no­ści, zadań czy plano­wa­nych spotkań prze­wi­dzia­nych na dany dzień;
  • pogru­po­wa­nie ich razem w powią­za­ne zada­nia.

L (Länge schätzen) – ustalenie terminu realizacji (wykorzystanie Pomodoro):

  • szaco­wa­nie czasu trwa­nia poszcze­gól­nych zadań;
  • zsumo­wa­nie wyni­ku.

P (Pufferzeiten einplanen) – zaplanowanie 60% swojego czasu (wykorzystanie reguły Pareto):

  • zacho­wa­nie pozo­sta­łych 40% na spra­wy nieprze­wi­dzia­ne;
  • poma­ga to zająć się zada­nia­mi, które były w planie dopie­ro jutro, znaleźć czas na spra­wy nagłe lub zwięk­szyć czas na odpo­czy­nek.

E (Entscheidungen treffen) – ustalenie priorytetów (wykorzystanie matrycy Eisenhowera):

  • wyzna­cze­nie prio­ry­te­tów listom zadań;
  • dele­go­wa­nie dzia­łań.

N (Nachkontrolle) – kontrolowanie:

  • moni­to­ring reali­za­cji i postę­pu prac;
  • etap reali­zo­wa­ny na koniec dnia pracy.

Planu­jąc według Meto­dy ALPEN nale­ży pamię­tać o każdym z powyż­szych punk­tów. Meto­da ALPEN jest bardzo popu­lar­na ze wzglę­du na swoją prosto­tę, skutecz­ność oraz wyko­rzy­sta­nie najlep­szych zało­żeń innych tech­nik.

Umie­jęt­ność dobre­go zarzą­dza­nia i termi­no­wym wyko­ny­wa­niem powie­rzo­nych zadań nie jest tylko jakimś darem czy talen­tem, z którym czło­wiek się rodzi lub nie, ale tak jak w sporcie jest umie­jęt­no­ścią, którą poprzez syste­ma­tycz­ny i konse­kwent­ny trening można wypra­co­wać.

POZNAJ WIĘCEJ METODTECHNIK ZARZĄDZANIA CZASEM ORAZ PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI NA 2-DNIOWYM SZKOLENIU „ZARZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE, CZYLI JAK REALIZOWAĆ WIĘCEJ ZADAŃ PRZY MNIEJSZYM WYSIŁKU“. PRZEJDŹ NA STRONĘ SZKOLENIA LUB POBIERZ PROGRAM PDF.