Jak rekrutować nowych pracowników?

Proces zatrudniania

Wystarczy tylko przyłożyć należytą wagę do procesu zatrudniania. Proces zatrudniania to nie wyłącznie proces rekrutacji, jak się powszechnie uważa i w uproszczeniu określa na co dzień. Sama rekrutacja, to jeden z wielu  etapów, które mają miejsce w czasie od decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika do momentu podjęcia przez niego pracy.

Powszechnie wiadomo, że proces zatrudniania, to inwestycje obarczone ogromnym ryzykiem i mimo tej powszechnej świadomości nie zawsze przedsiębiorstwa, czy też odpowiednie służby angażują adekwatne do ryzyka środki, uwagę i nie zawsze stosują profesjonalne zasady postępowania. Inwestując w nowe maszyny, pojazdy, oprogramowanie, decydenci spędzają mnóstwo czasu na spotkaniach, analizach, prezentacjach oferentów, negocjacjach i dokonują szeregu innych działaniach zakupowych. Gdy jednak przychodzi zrobić nabór, to czas i środki poświęcane temu są zupełnie nieproporcjonalnie małe do ryzyka i rangi „zakupu”. Zatrudnianie, zwalnianie, rotacja pracowników, to koszty związane z procesem naboru, koszty wynagrodzeń, koszty szkoleń nowych pracowników i to wszystko bez gwarancji trwałego zatrudnienia – właściwie bez żadnych gwarancji.

Błedy rekrutacyjne

Błąd rekrutacyjny, to koszty zarówno w wymiarze finansowym, ale to również dodatkowo ogromne straty wizerunkowe w środowisku pracobiorców. Te ostatnie z kolei, mają ogromny wpływ i znaczenie w obliczu przyszłych możliwości zatrudnienia dobrych kandydatów. Obecnie, zanim ktokolwiek wyśle swoje CV do określonej firmy, na ogół zasięga opinii na portalach internetowych. Rozsądni szefowie wiedzą, że aby odnieść sukces nie wystarczy budować wizerunku jedynie w środowisku klientów, ale po to, aby zapewnić w przyszłości wysokiej klasy zasoby ludzkie, kapitał intelektualny, warto cieszyć się dobrą opinią wśród potencjalnej kadry. Od jakości procesu zatrudnienia zależy również to jak silnie nowy pracownik będzie wewnętrznie zmotywowany i zaangażowany a tym samym jak szybko będzie osiągał zamierzone efekty, czyli czas zwrotu z inwestycji w proces zatrudnienia.

Zanim rozpocznie się proces zatrudnienia, co ogólnie odnosi się do nowych pracowników, bowiem przesunięcia wewnątrz struktur, awanse, to zupełnie inny proces, (czasami nazywany rekrutacją wewnętrzną), należy precyzyjnie określić zarówno zakres obowiązków, jak i listę koniecznych kompetencji, jakimi powinien wykazać się kandydat. Ważne są zarówno kompetencje niezbędne przy zatrudnieniu, jak i te, które musi nabyć i opanować kandydat w określonych terminach lub związanych z planowanymi zmianami np. oprogramowania technologii czy urządzeń. Zadanie to jest ważne z dwóch głównych powodów, po pierwsze, aby w procesie selekcji w pewniejszy sposób wybrać adekwatnego pracownika i po drugie, aby określić treść ogłoszenia gwarantującą odpowiedniej, jakości aplikacje. To ten etap decyduje ile CV i jakiej jakości spłynie do naszej firmy, czyli jakiej jakości będzie rekrutacja.

Selekcja kandydatów i filtry selekcyjne

Niezależnie od faktu „masowego” wysyłania CV prze wielu kandydatów, są tacy kandydaci, którzy w precyzyjny sposób potrafią wyselekcjonować ogłoszenia ich interesujące. Są to ogłoszenia, które motywują ich w „szczególny” sposób do złożenia własnych dokumentów. Nie da się takiego ogłoszenia skonstruować bez określenia profilu kompetencyjnego i opisu stanowiska. Rolą ogłoszenia jest już wstępna selekcja, dlatego w przypadku pewnych stanowisk, ogłoszenie powinno zawierać określone „instrukcje” dla potencjalnych pracowników.

Jeżeli ktoś chce zatrudniać inaczej niż w oparciu o kompetencje, to tak jakby wyciągał losy na loterii. Przykłady takich nieopartych o profil ogłoszeń widoczne są praktycznie codziennie. Naturalnie ogłoszenie powinno spełniać szereg innych wymogów, zwłaszcza związanych z prawnymi aspektami listy oczekiwań.

Po spłynięciu aplikacji rozpoczyna się etap selekcji kandydatów. Pierwszym krokiem jest analiza nadesłanych CV i listów motywacyjnych. Zadanie czasochłonne, co powoduje, że nawet zawodowi rekruterzy w oficjalnych wywiadach przyznają się do tego, że połowę CV czytają „po łebkach” i jeżeli coś przykuje uwagę, np. nazwa poprzedniego pracodawcy, to wracają do bardziej szczegółowej lektury. Trudno przecenić poziom koncentracji i uwagi związanych z czytaniem CV. Niektóre CV wyglądają „słabo” tylko, dlatego, że kandydat napisał w nim po prostu prawdę. Ważnym na pewno jest to, w jakiej formie napisany jest list motywacyjny oraz CV, ale nie może być to ważącym czynnikiem w ocenie CV. Nigdy nie ma gwarancji, że autorem CV jest sam zainteresowany pracą człowiek. Równie dobrze CV może być napisane przez jedną z wielu firm pomagających w pooszukiwaniach pracy lub wygenerowany przez internetowy system. Co powinno być najważniejsze? Na pewno doświadczenie, z którego powinny wynikać szanse na to, że kandydat będzie miał pożądane kompetencje i umiejętność zdobywania nowych kompetencji, o czym pośrednio może świadczyć np. różnorodność dotychczasowych zajęć. Trudno jest jednak dobrze przeanalizować CV bez wyżej wspomnianego wykazu kompetencji. Z natury rzeczy, analiza CV to w rezultacie ocena i analiza historii, która choćby najpiękniejsza, niekoniecznie może powtórzyć się w nowym miejscu i środowisku pracy.

Zadbaj o wysoką jakość spotkań z kandydatami

Wybrani kandydaci zostają zapraszani na rozmowy i to, w jaki sposób się to odbywa ma ogromne znaczenie na faktyczne dotarcie ich na spotkanie oraz na wrażenie z potencjalnego pracodawcy. Może oczywistym wydaje się telefoniczne poinformowanie i potwierdzenie spotkania w umówionym dniu i godzinie, ale miłym dodatkiem jest dołączenie mapki dojazdu i wskazanie np. linii autobusowej.

W ramach selekcji najbardziej popularną metodą jest tzw. rozmowa kwalifikacyjna. Może, dlatego, że w odróżnieniu od zaawansowanych metod np. assessment centre wydaje się być banalnym zadaniem, nie zawsze jest traktowana przez osoby rekrutujące, jako kluczowy moment selekcji. O czym warto pamiętać w odniesieniu do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych? Lista jest bardzo długa, ale może warto zapamiętać o zasadzie, że dzisiaj kandydat stara się o przyjęcie do pracy, a jutro może decydować o losach niedoszłego pracodawcy lub zostać (albo nie) jej klientem. Oznacza  to, że bez względu, na jakość kandydatów, ich obecną sytuację, należy okazać im należyty szacunek, bo to w każdej sytuacji stanowi podstawę. Szacunek ten powinien przejawiać się w takich szczegółach jak m.in. odpowiednie warunki do rozmowy. Wybór odpowiedniego miejsca zarówno na terenie firmy, jak i po za nią ma ogromne znaczenie, dla jakości rozmowy, wrażeń i rezultatów.

Niekorzystnie wypada „poważna” firma, która rekrutuje w restauracjach, lobby hotelowym lub w pomieszczeniach, w którym jednocześnie pracują inne, niezaangażowane w rozmowę osoby. Zaproponowanie napoju aplikującej osobie nic nie kosztuje a buduje przyjazną atmosferę, dzięki której więcej można się dowiedzieć niż w odwrotnej sytuacji. Najważniejszym jednak jest umiejętność zadawania odpowiednich pytań i słuchania.

Jakich tematów nie poruszać na spotkaniach rekrutacyjnych?

Ze względów prawnych, etycznych i kultury jest szereg pytań, których nie należy zadawać.

Są to pytania m.in. o wiek, posiadanie dzieci, stan cywilny, światopogląd religijny, przynależność do organizacji lub o to czy ktoś był kiedykolwiek aresztowany, ale pytanie o to czy był skazany już można zadać.  Oczywiście pytania związane z rasizmem, choćby ukryte pod pytaniem o to, z którymi klientami z Europy najlepiej się komuś pracuje, to przykład pytania, które może być dwuznacznie odebrane. Ważnym czynnikiem kreującym wrażenie kandydata o potencjalnym pracodawcy jest również punktualność w rozpoczynaniu rozmowy kwalifikacyjnej. Podobnie jak w innych przypadkach, spóźnienie rekrutera lub rozpoczęcia rozmowy wskutek przedłużania się poprzedzającej rozmowy z innym kandydatem, to niestety ciężki błąd. Do legend lub między bajki należy odłożyć opowieści lub rady mówiące o tym, aby kandydatów sadzać „pod światło”, na niższym krzesełku, nie dać pić w gorącym pomieszczeniu przy jednoczesnym raczeniu się napojem.

Szablony rozmów? Czy z nich korzystać?

Profesjonalizm osoby rekrutującej zarówno w zachowaniu, jak i w umiejętności analizowania odpowiedzi to najważniejszy warunek sukcesu w selekcji metodą rozmowy kwalifikacyjnej. Niestety w wielu przypadkach rekruterzy korzystają z wypracowanych i nie zawsze modyfikowanych szablonów rozmów – listy pytań, co sprawia, że bardziej zachowują się jak ankieter niż rekruter. Zadają pytania, na które otrzymali odpowiedź przy okazji odpowiedzi na inne, wcześniejsze pytania. Internet poprzez portale związane z zatrudnieniem to miejsce, gdzie funkcjonuje niezliczona ilość poradników na temat tego, jak dobrze wypaść podczas rozmowy rekrutacyjnej. Jest mnóstwo szkoleń, które aktywizując kandydatów do poszukiwania pracy, uczą potencjalnych pracowników odpowiedzi na te najbardziej standardowe i „popularne” pytania padające podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Dzięki temu kandydaci mają świetnie opanowane odpowiedzi na pytania w stylu, „Co jest największym sukcesem?”  Lub „ Jaką ma Pan / Pani wizję kariery?”. O ile to drugie pytanie może coś wnieść do rozmowy, to to pierwsze wnosi niewiele. Powód? Odpowiedź wiążę się z historią bez gwarancji powtórzenia, tym bardziej, że to historia w innych warunkach. Doświadczeni kandydaci, zwłaszcza z grupy osób zarządzających, menagerowie, którzy często byli rekruterami w dotychczasowych zajęciach, potrafią ocenić zarówno rekrutera, jak i proces rekrutacji i na tej podstawie wyrabiają sobie opinię i decyzję o ewentualnej zmianie pracodawcy. Oznacza to, że rekruter musi być „na bieżąco” w kwestiach związanych z rynkiem i zagadnieniami dotyczącymi poszukiwania pracy.

Decydując się na większy zespół osób rekrutujących należy zwrócić uwagę na ilość osób w „komisji”  i na to, aby jedna z nich była osobą wyraźnie wiodącą. Kandydat nie może dostawać niezliczonej ilości pytań od kilku osób. Naturalnie każdy powinien zadać pytania, które pomogą zdefiniować określony obszar, ale nie może to odbywać się na zasadzie przesłuchania przed „komisją sejmową”. W sytuacji większej ilości osób pytających należy każdą osobę przedstawić i powiedzieć o jej funkcji zawodowej i roli podczas teraźniejszej rozmowy. Wynika to zarówno z taktu, jak i nie powoduje niepotrzebnego stresu u szukających pracy.

Dobrym zwyczajem jest poinformowanie wszystkich kandydatów, z którymi prowadzone były rozmowy o tym, kiedy otrzymają odpowiedź z decyzją i przekazanie każdej decyzji wraz z podziękowaniem za udział w procesie rekrutacji, również o wyborze innej osoby.

Adaptacja i wdrożenie nowego pracownika

Teraz kolej na trzeci główny etap zatrudnienia, jakim jest adaptacja nowej osoby, czyli wdrożenie. Jedną z najistotniejszym w tym etapie kwestii jest, jakość zaprezentowania nowo zatrudnionej osoby współpracownikom. Prezentacja taka powinna być dokonana przez bezpośredniego przełożonego i powinna być to przemyślą oraz starannie wykonana procedura. Dobra prezentacja nowego członka zespołu pozwala na zmniejszenie oporu „starej” kadry, co ma miejsce w sytuacji, gdy zespół nie wie, z kim ma do czynienie i nie zna powodów zatrudnienie kolejnej osoby. Jest to też moment, w którym bezpośredni przełożony może zadbać o wstępny formalny autorytet nowej osoby. W etapie adaptacji idealnym rozwiązaniem jest wprowadzenie tzw. karty wdrożenia, w którym wyznaczone są m.in. zadania, osoby wdrażające, skala oceny postępów i czas wdrożenia. Nowy pracownik musi „zaliczyć” wszystkie czynności wdrażające, opanować konkretne zadania i procedury oraz otrzymać potwierdzenie od osób wdrażających. Można przyjąć, że po zrealizowaniu karty wdrożenia pracownik staje się w pełni przygotowanym do pełnienia funkcji. Jeżeli natomiast nie jest w stanie opanować określonych zadań, to przynajmniej wychodzi ten fakt relatywnie wcześnie i oszczędza się tym samym na krótszym okresie zatrudnienia.

Równolegle z prezentacją przed zespołem, nowy pracownik powinien wysłuchać expose swojego bezpośredniego przełożonego, po to, aby od początku wiedział, jakimi zasadami się przełożony kieruje, na co może liczyć i czego się od niego oczekuje. To z kolei pozwala mu na uniknięcie niepotrzebnej niepewności i konfliktów.

Jeżeli wszystko zostaje przeprowadzone zgodnie ze sztuką, jest szansa na to, że nowy pracownik zostanie zaadoptowany i inwestycje związane z zatrudnieniem będą miały szansę się zwrócić.

Decydując się na proces zatrudnienia obok wyżej wskazanych czynników należy pamiętać dodatkowo o szeregu innych, pozornie małoistotnych czynnikach. Należy tutaj wspomnieć m.in. o tym, że każdy proces zatrudnienia wiąże się z inercją samego procesu, co oznacza, że rozwój ilości pracowników należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem.