Przydane aplikacje do zarządzania czasem i zadaniami
Efektywne zarządzanie czasem to niezwykle pożądana kompetencja. Któż nie chciałby pracować lepiej i efektywniej mając jednocześnie więcej czasu dla siebie i rodziny. Niezależnie od poprawy komfortu codziennego funkcjonowania, lepsza organizacja i zarządzanie czasem to często również poprawa naszych finansów. Czas to pieniądz – i bynajmniej nie jest to jedynie popularne powiedzenie – z łatwością każdy z nas może policzyć ile warta jest jego godzina lub dzień pracy.
Efektywne zarządzanie czasem - jakie programy mogą pomóc?
Od czego zacząć efektywne zarządzanie czasem? W jaki sposób optymalizować czas pracy wykorzystując nowoczesne narzędzia? W niniejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na powyższe pytania i przedstawimy 5 najciekawszych (w opinii Witalnych) aplikacji i narzędzi zwiększających produktywność i zarządzanie czasem, projektem lub dowolnymi zadaniami do realizacji. Oto przegląd niektórych platform i aplikacji, mających na celu optymalizacje wykorzystania czasu pracy, porządkowanie zadań, tworzenie list priorytetów oraz ustawianie przypomnień o ważnych sprawach.
1. Kalendarz Google
Jest to jedna z najprostszych aplikacji do zarządzania zadaniami, dostępna dla posiadaczy konta Gmail. Dzięki niemu użytkownik posiadający smartfon lub tablet z systemem Android nie zapomni o żadnym spotkaniu, zadaniu czy wydarzeniu.
Jak z niego skorzystać? Wystarczy zalogować się do swojego konta Gmail , kliknąć w znaczek kwadracików w prawym górnym rogu, wybrać opcje kalendarz i gotowe.
Analizując jego funkcje, spełnia on nie tylko rolę kalendarza ale jest także rodzajem asystenta, dzięki czemu pozwala łatwiej i szybciej zapanować nad zadaniami do wykonania. Sam rozpoznaje i wpisuje do kalendarza wydarzenia pojawiające się w mailach.
Jego wielką zaletą jest możliwość integracji z innymi kontami i synchronizacja danych z kalendarzem dostępnym w ramach usługi Gmail. Aplikacja ta obsługuje również dane z innych kalendarzy.
Jeśli chodzi o wygląd, większość elementów kalendarza jest spłaszczona, kolory są proste i ograniczone, co pozwala na uzyskanie dużej czytelności i skupienia na treści. Widok główny przedstawia harmonogram wydarzeń na najbliższy czas. Mamy tu również takie opcje jak przełączanie się na widok pojedynczego dnia, 5 – dniowy czy wyszukiwanie wydarzeń na najbliższy czas.
Posiadacz kalendarza Google może również skonfigurować lokalizację zadania, zaprosić do niego inne osoby, dodawać i edytować wydarzenia czy opatrzyć je dodatkową notatką wraz z wieloma przypomnieniami (za pomocą alarmu czy maila). Ponadto, kalendarz Google jest ogólnodostępny w polskiej wersji językowej i to zupełnie za darmo.
2. Nozbe
Aplikacja do zarządzania zadaniami opracowana przez Michała Śliwińskiego. Oparta jest głównie o metodologię Getting Things Done czyli metodę organizacji zajęć opartą na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań czy projektów.
Przez swoich użytkowników doceniana jest przede wszystkim ze względu na jej prosty i minimalistyczny styl oraz szybką naukę podstaw obsługi aplikacji, która według autora powinna zając nam około 10 minut. Autorzy dodatkowo przygotowali serie filmików pokazujących pracę w Nozbe .
Podstawa interfejsu Nozbe zawiera się w 5 kolumnach: pasek ikon, pasek boczny, widok zadań, szczegóły zadań i pasek informacji. Aplikacja obejmuje również 3 tryby prezentowania interfejsu: desktopowy, hybrydowy i mobilny.
Dzięki niej możemy:
- sporządzać listy zadań w projektach od najważniejszych do najmniej ważnych;
- w skrzynce spraw wrzucać wszystkie pomysły, koncepty, zadania i przypomnienia;
- dodawać do zadań komentarze i załączniki;
- tworzyć kategorie i przyporządkowywać do nich różne zadania i projekty wedle własnej koncepcji;
- tworzyć szablony, czyli checklisty zadań w projektach, które się powtarzają lub są do siebie podobne;
- współdzielić zadania w projektach z innymi osobami czy delegować je wielu osobom naraz;
- synchronizować z kalendarzem Google , Evernote , Dyskiem Google czy Dropboxem.
Nozbe obsługuje obecnie ponad 300 tysięcy użytkowników z całego świata. Na stronie https://nozbe.com/pl/ znajdują się szczegółowe opisy poszczególnych funkcji oraz szereg innych informacji. Warto podkreślić, że aplikacja w podstawowej wersji dla jednej osoby jest bezpłatna, natomiast wersje rozszerzone m.in. dla większych zespołów z szeregiem dodatkowych opcji (nielimitowana liczba projektów) dostępne są w dwóch wersjach płatnych w postaci opłaty abonamentowej.
3. Evernote
- opcję tworzenia notatek głosowych do których można dodać #tag, co ułatwia późniejsze ich odnajdywanie;
- możliwość fotografowania wizytówek, fragmentów książek czy czasopism;
- funkcję robienia i zapisywania screenów oraz kopiowania fragmentów artykułów, które można zaznaczać lub kolorować;
- elementy wprowadzone przez użytkownika, które są zapisywanie nie tylko w komputerze (komórce) ale także na koncie internetowym;
- opcję komentowania i opisywania;
- możliwość tworzenia listy zadań i przypomnień;
- funkcję rysowania dzięki dodatkowi sketch.
4. Trello
Jest to darmowy program dzięki któremu w łatwy sposób zorganizujemy większość spraw i będziemy mogli współpracować przy projektach bez konieczności wymiany np. e-maili czy dzielenia arkuszy kalkulacyjnych. Narzędzie to z powodzeniem zastąpi nam tablicę korkową – na wielu tablicach możemy umieszczać podzielone na listy kartki z informacjami widoczne dla określonego zespołu.
Aplikacja pozwala na dzielenie zadań ze względu na ich charakter i przypisywanie ich do konkretnych działów. Ułatwia także dzielenie się inspiracjami i komunikację osób pracujących przy tych samych zadaniach w ramach przygotowywania wydarzenia.
Podstawowe pojęcia potrzebne do poruszania się w tej aplikacji to:
- karta – czyli odpowiednik samoprzylepnej kartki;
- lista – będąca zbiorem kart, które mogą być połączone w sposób wizualny;
- tablica – czyli miejsce, gdzie umieszczane są listy z kartami;
- zespół – który jest zbiorem tablic.
Strona trello.com wspierana jest przez przeglądarki Chrome, Firefox, Safari i Internet Explorer. Trello wymaga od nas zarejestrowania się bądź też zalogowania poprzez konto Google. Dostępne są również wersje płatne zwiększające poziom bezpieczeństwa danych czy możliwości pracy większej liczby osób płatne w postaci opłaty rocznej.
5. Asana
- możliwość podpinania plików z Dropboxa i Google Drive’a;
- tworzenie list wszystkich załączonych plików;
- synchronizację z kalendarzem Google ;
- posiadanie własnej aplikacji mobilnej, która sprawdza się w pracy i przypomina wersję desktopową.
Szkolenie "Zarządzanie sobą w czasie"
Popraw efektywność i realizuj więcej zadań przy mniejszym wysiłku
Lista bez końca
Jest oczywiście wiele innych aplikacji do zarządzania zadaniami, które również mogą pomóc zoptymalizować nasze działania. Warto wspomnieć o takich narzędziach jak:
- Any.do – pozwala na tworzenie listy zadań oraz lepszej organizacji rzeczy do zrobienia. Aplikacja ta to jednak nie tylko lista zadań synchronizująca się z dodatkami dostępnymi do przeglądarek, ale również zarządzanie grupami, planowanie i kalendarz.
- Toggl – internetowa platforma przeznaczona do rejestracji podejmowanych zadań wraz z czasem ich realizacji. Jego obsługa jest prosta i ogranicza się do wpisywania nazw poszczególnych zadań.
- Podio – aplikacja pomagająca w zarządzaniu projektami jak również wydarzeniami i spotkaniami, które są z nim związane. Jest także w stanie wspomóc proces rekrutacyjny pracowników do projektu, a jego interface umożliwia zarządzanie zadaniami, przesyłanie wiadomości i pozwala na pełną synchronizację z SkyDrive, dyskiem Googla czy Dropboxem.
- OneNote – narzędzie bardzo przypominające Evernote . Aplikacja ta wykorzystywana jest do tworzenia i organizowania notatek, zapisywania przemyśleń, pomysłów oraz zadań do wykonania.
Warto poświecić trochę czasu na wybór odpowiedniej dla siebie aplikacji. Oczywiście należy pamiętać, że żadna z nich nie zrobi niczego za nas.
O autorze
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapisz się na szkolenie!
Powiązane artykuły
Ekspert witalni.pl
Ekspert witalni.pl
Ekspert witalni.pl
Zapisz się do newslettera i otrzymaj 10% zniżki na pierwsze szkolenie!
Otrzymuj informacje o darmowych webinarach, najnowszych odcinkach podcastu oraz o najnowszych publikacjach.
Dziękujemy za zapis do Newsletter’a Witalnych!