Przegląd 5 najciekawszych aplikacji zwiększających produktywność i zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem

(…) to niezwykle pożądana kompetencja. Któż nie chciałby pracować lepiej i efektywniej mając jednocześnie więcej czasu dla siebie i rodziny. Niezależnie od poprawy komfortu codziennego funkcjonowania, lepsza organizacja i zarządzanie czasem to często również poprawa naszych finansów. Czas to pieniądz –  i bynajmniej nie jest to jedynie popularne powiedzenie – z łatwością każdy z nas może policzyć ile warta jest jego godzina lub dzień pracy.

Od czego zacząć efektywne zarządzanie czasem? W jaki sposób optymalizować czas pracy wykorzystując nowoczesne narzędzia? W niniejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na powyższe pytania i przedstawimy 5 najciekawszych (w opinii Witalnych) aplikacji i narzędzi zwiększających produktywność i zarządzanie czasem, projektem lub dowolnymi zadaniami do realizacji. Oto przegląd niektórych platform i aplikacji, mających na celu optymalizacje wykorzystania czasu pracy, porządkowanie zadań, tworzenie list priorytetów oraz ustawianie przypomnień o ważnych sprawach.

1. Kalendarz Google

Jest to jeden z najprostszych kalendarzy, dostępny dla posiadaczy konta Gmail. Dzięki niemu użytkownik posiadający smartfon lub tablet z systemem Android nie zapomni o żadnym spotkaniu, zadaniu czy wydarzeniu.

Jak z niego skorzystać? Wystarczy zalogować się do swojego konta Gmail , kliknąć w znaczek kwadracików w prawym górnym rogu, wybrać opcje kalendarz i gotowe.

Analizując jego funkcje, spełnia on nie tylko rolę kalendarza ale jest także rodzajem asystenta, dzięki czemu pozwala łatwiej i szybciej zapanować nad zadaniami do wykonania. Sam rozpoznaje i wpisuje do kalendarza wydarzenia pojawiające się w mailach.

Jego wielką zaletą jest możliwość integracji z innymi kontami i synchronizacja danych z kalendarzem dostępnym w ramach usługi Gmail. Aplikacja ta obsługuje również dane z innych kalendarzy.

Jeśli chodzi o wygląd, większość elementów kalendarza jest spłaszczona, kolory są proste i ograniczone, co pozwala na uzyskanie dużej czytelności i skupienia na treści. Widok główny przedstawia harmonogram wydarzeń na najbliższy czas. Mamy tu również takie opcje jak przełączanie się na widok pojedynczego dnia, 5 – dniowy czy wyszukiwanie wydarzeń na najbliższy czas.

Posiadacz kalendarza Google może również skonfigurować lokalizację zadania, zaprosić do niego inne osoby, dodawać i edytować wydarzenia czy opatrzyć je dodatkową notatką wraz z wieloma przypomnieniami (za pomocą alarmu czy maila). Ponadto, kalendarz Google jest ogólnodostępny w polskiej wersji językowej i to zupełnie za darmo.

2. Nozbe

Aplikacja opracowana przez Michała Śliwińskiego. Oparta jest głównie o metodologię Getting Things Done czyli metodę organizacji zajęć opartą na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań czy projektów.

Przez swoich użytkowników doceniana jest przede wszystkim ze względu na jej prosty i minimalistyczny styl oraz szybką naukę podstaw obsługi aplikacji, która według autora powinna zając nam około 10 minut. Autorzy dodatkowo przygotowali serie filmików pokazujących pracę w Nozbe .

Podstawa interfejsu Nozbe zawiera się w 5 kolumnach: pasek ikon, pasek boczny, widok zadań, szczegóły zadań i pasek informacji. Aplikacja obejmuje również 3 tryby prezentowania interfejsu: desktopowy, hybrydowy i mobilny.

Dzięki niej możemy:

• sporządzać listy zadań w projektach od najważniejszych do najmniej ważnych;
• w skrzynce spraw wrzucać wszystkie pomysły, koncepty, zadania i przypomnienia;
• dodawać do zadań komentarze i załączniki;
• tworzyć kategorie i przyporządkowywać do nich różne zadania i projekty wedle własnej koncepcji;
• tworzyć szablony, czyli checklisty zadań w projektach, które się powtarzają lub są do siebie podobne;
• współdzielić zadania w projektach z innymi osobami czy delegować je wielu osobom naraz;
• synchronizować z kalendarzem Google , Evernote , Dyskiem Google czy Dropboxem.

Nozbe obsługuje obecnie ponad 300 tysięcy użytkowników z całego świata. Na stronie https://nozbe.com/pl/ znajdują się szczegółowe opisy poszczególnych funkcji oraz szereg innych informacji. Warto podkreślić, że aplikacja w podstawowej wersji dla jednej osoby jest bezpłatna, natomiast wersje rozszerzone m.in. dla większych zespołów z szeregiem dodatkowych opcji (nielimitowana liczba projektów) dostępne są w dwóch wersjach płatnych w postaci opłaty abonamentowej.

3. Evernote

Jedna z obecnie najbardziej popularnych aplikacja, nazywana często „ogromnym notatnikiem”. Służy przede wszystkim do gromadzenia i przechowywania istotnych dla nas informacji i danych. Program daje możliwość przechowywania dowolnych plików poprzez tworzenie nowych dokumentów w postaci notatek tekstowych.

Aplikacja zawiera ponadto:

• opcję tworzenia notatek głosowych do których można dodać #tag, co ułatwia późniejsze ich odnajdywanie;
• możliwość  fotografowania wizytówek, fragmentów książek czy czasopism;
• funkcję robienia i zapisywania screenów oraz kopiowania fragmentów artykułów, które można zaznaczać lub kolorować;
• elementy wprowadzone przez użytkownika, które są zapisywanie nie tylko w komputerze (komórce) ale także na koncie internetowym;
• opcję komentowania i opisywania;
• możliwość tworzenia listy zadań i przypomnień;
• funkcję rysowania dzięki dodatkowi sketch.

Aplikacja dostępna jest w wersji online i offline, co niewątpliwie jest jej wielką zaletą. Jest także bezpłatna w wersji podstawowej o maksymalnym rozmiarze przesłanych danych 60 MB. Wersje rozszerzone – Evernote Plus i Evernote Premium zawierają dodatkowe funkcje jak: większy rozmiar przesyłu danych (1GB i 10 GB), możliwość przeszukiwania treści dokumentów tekstowych, adnotacje do PDF-ów czy automatyczne rozpoznawanie danych na skanach wizytówek. Wersje te są jednak płatne w postaci opłaty rocznej.

4. Trello

Jest to darmowy program dzięki któremu w łatwy sposób zorganizujemy większość spraw i będziemy mogli współpracować przy projektach bez konieczności wymiany np. e-maili czy dzielenia arkuszy kalkulacyjnych. Narzędzie to z powodzeniem zastąpi nam tablicę korkową – na wielu tablicach możemy umieszczać podzielone na listy kartki z informacjami widoczne dla określonego zespołu.

Aplikacja pozwala na dzielenie zadań ze względu na ich charakter i przypisywanie ich do konkretnych działów. Ułatwia także dzielenie się inspiracjami i komunikację osób pracujących przy tych samych zadaniach w ramach przygotowywania wydarzenia.

Podstawowe pojęcia potrzebne do poruszania się w tej aplikacji to:

• karta – czyli odpowiednik samoprzylepnej kartki;
• lista – będąca zbiorem kart, które mogą być połączone w sposób wizualny;
• tablica – czyli miejsce, gdzie umieszczane są listy z kartami;
• zespół – który jest zbiorem tablic.

Strona trello.com wspierana jest przez przeglądarki Chrome, Firefox, Safari i Internet Explorer. Trello wymaga od nas zarejestrowania się bądź też zalogowania poprzez konto Google. Dostępne są również wersje płatne zwiększające poziom bezpieczeństwa danych czy możliwości pracy większej liczby osób płatne w postaci opłaty rocznej.

5. Asana

Dzięki tej aplikacji  można w prosty i przejrzysty sposób zaplanować szczegółowy harmonogram pracy przy realizacji jakiegokolwiek wydarzenia. Dużą zaletą Asany jest jej przejrzystość, dzięki czemu  łatwo się po niej poruszać. Pozwala ponadto planować zadania oraz pod-zadania w postaci chociażby możliwości ich podziału na osobne kategorie jak firma, dziecko, dokumenty, ważne itd.

W ramach ASANA-y mamy do dyspozycji obszary robocze, w których tworzymy projekty. W każdym obszarze roboczym możemy ustawić inny zbiór współpracowników (w wersji darmowej do 30 osób). Każdej osobie można dać także pełny wgląd w obszar lub tylko w jakieś konkretne zadanie lub projekt.

W projekcie natomiast możemy ustawiać listy zadań i pod-zadań, a każde pod-zadanie może mieć przypisaną osobę odpowiedzialną oraz termin realizacji zadania. Ponadto, przy danym zadaniu można prowadzić konwersacje z osobami, które są do niego przypisane. Można zostawiać też załączniki, dodawać tagi czy oznaczać całe zadania kolorami.

Do przydatnych funkcji  tej aplikacji można dodać takie jak:

• możliwość podpinania plików z Dropboxa i Google Drive’a;
• tworzenie  list wszystkich załączonych plików;
• synchronizację z kalendarzem Google ;
• posiadanie własnej aplikacji mobilnej, która sprawdza się w pracy i przypomina wersję desktopową.

Lista bez końca

Jest oczywiście wiele innych aplikacji, które również mogą pomóc w zarządzaniu sobą w czasie , by zoptymalizować nasze działania. Warto wspomnieć o takich narzędziach jak:

1. Any.do – pozwala na tworzenie listy zadań oraz lepszej organizacji rzeczy do zrobienia. Aplikacja ta to jednak nie tylko lista zadań synchronizująca się z dodatkami dostępnymi do przeglądarek, ale również zarządzanie grupami, planowanie i kalendarz.
2. Toggl – internetowa platforma przeznaczona do rejestracji podejmowanych zadań wraz z czasem ich realizacji. Jego obsługa jest  prosta i ogranicza się do wpisywania nazw poszczególnych zadań.
3. Podio – aplikacja pomagająca w zarządzaniu projektami jak również wydarzeniami i spotkaniami, które są z nim związane. Jest także w stanie wspomóc proces rekrutacyjny pracowników do projektu, a jego interface umożliwia zarządzanie zadaniami, przesyłanie wiadomości i pozwala na pełną synchronizację z SkyDrive, dyskiem Googla  czy Dropboxem.
4. OneNote – narzędzie bardzo przypominające Evernote . Aplikacja ta wykorzystywana jest do tworzenia i organizowania notatek, zapisywania przemyśleń, pomysłów oraz zadań do wykonania.

Zarządzaj sobą w czasie sprawniej

Warto poświecić trochę czasu na wybór odpowiedniej dla siebie aplikacji. Oczywiście należy pamiętać, że żadna z nich nie zrobi niczego za nas. Czekamy na Wasze opinie. Może znacie jeszcze jakieś, o których tu nie wspomnieliśmy, a powinniśmy?

POZNAJ WIĘCEJ METOD I TECHNIK ZARZĄDZANIA CZASEM ORAZ PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI NA 2-DNIOWYM SZKOLENIU “ZARZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE, CZYLI JAK REALIZOWAĆ WIĘCEJ ZADAŃ PRZY MNIEJSZYM WYSIŁKU”. PRZEJDŹ NA STRONĘ SZKOLENIA LUB POBIERZ PROGRAM PDF.