Przegląd 5 najciekawszych aplikacji zwiększających produktywność i zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem

(…) to niezwy­kle pożą­da­na kompe­ten­cja. Któż nie chciał­by praco­wać lepiej i efek­tyw­niej mając jedno­cze­śnie więcej czasu dla siebie i rodzi­ny. Nieza­leż­nie od popra­wy komfor­tu codzien­ne­go funk­cjo­no­wa­nia, lepsza orga­ni­za­cja i zarzą­dza­nie czasem to często również popra­wa naszych finan­sów. Czas to pieniądz — i bynaj­mniej nie jest to jedy­nie popu­lar­ne powie­dze­nie – z łatwo­ścią każdy z nas może poli­czyć ile warta jest jego godzi­na lub dzień pracy.

Od czego zacząć efek­tyw­ne zarzą­dza­nie czasem? W jaki sposób opty­ma­li­zo­wać czas pracy wyko­rzy­stu­jąc nowo­cze­sne narzę­dzia? W niniej­szym arty­ku­le posta­ra­my się odpo­wie­dzieć na powyż­sze pyta­nia i przed­sta­wi­my 5 najcie­kaw­szych (w opinii Wital­nych) apli­ka­cji i narzę­dzi zwięk­sza­ją­cych produk­tyw­ność i zarzą­dza­nie czasem, projek­tem lub dowol­ny­mi zada­nia­mi do reali­za­cji. Oto prze­gląd niektó­rych plat­form i apli­ka­cji, mają­cych na celu opty­ma­li­za­cje wyko­rzy­sta­nia czasu pracy, porząd­ko­wa­nie zadań, tworze­nie list prio­ry­te­tów oraz usta­wia­nie przy­po­mnień o ważnych spra­wach.


1. Kalendarz Google

Jest to jeden z najprost­szych kalen­da­rzy, dostęp­ny dla posia­da­czy konta Gmail. Dzię­ki niemu użyt­kow­nik posia­da­ją­cy smart­fon lub tablet z syste­mem Andro­id nie zapo­mni o żadnym spotka­niu, zada­niu czy wyda­rze­niu.

Jak z niego skorzy­stać? Wystar­czy zalo­go­wać się do swoje­go konta Gmail , klik­nąć w znaczek kwadra­ci­ków w prawym górnym rogu, wybrać opcje kalen­darz i goto­we.

Anali­zu­jąc jego funk­cje, speł­nia on nie tylko rolę kalen­da­rza ale jest także rodza­jem asysten­ta, dzię­ki czemu pozwa­la łatwiej i szyb­ciej zapa­no­wać nad zada­nia­mi do wyko­na­nia. Sam rozpo­zna­je i wpisu­je do kalen­da­rza wyda­rze­nia poja­wia­ją­ce się w mailach.

Jego wiel­ką zale­tą jest możli­wość inte­gra­cji z inny­mi konta­mi i synchro­ni­za­cja danych z kalen­da­rzem dostęp­nym w ramach usłu­gi Gmail. Apli­ka­cja ta obsłu­gu­je również dane z innych kalen­da­rzy.

Jeśli chodzi o wygląd, więk­szość elemen­tów kalen­da­rza jest spłasz­czo­na, kolo­ry są proste i ogra­ni­czo­ne, co pozwa­la na uzyska­nie dużej czytel­no­ści i skupie­nia na treści. Widok głów­ny przed­sta­wia harmo­no­gram wyda­rzeń na najbliż­szy czas. Mamy tu również takie opcje jak prze­łą­cza­nie się na widok poje­dyn­cze­go dnia, 5 – dnio­wy czy wyszu­ki­wa­nie wyda­rzeń na najbliż­szy czas.

Posia­dacz kalen­da­rza Google może również skon­fi­gu­ro­wać loka­li­za­cję zada­nia, zapro­sić do niego inne osoby, doda­wać i edyto­wać wyda­rze­nia czy opatrzyć je dodat­ko­wą notat­ką wraz z wielo­ma przy­po­mnie­nia­mi (za pomo­cą alar­mu czy maila). Ponad­to, kalen­darz Google jest ogól­no­do­stęp­ny w polskiej wersji języ­ko­wej i to zupeł­nie za darmo.


2. Nozbe

Apli­ka­cja opra­co­wa­na przez Micha­ła Śliwiń­skie­go. Opar­ta jest głów­nie o meto­do­lo­gię Getting Things Done czyli meto­dę orga­ni­za­cji zajęć opar­tą na kolek­cjo­no­wa­niu spraw i zarzą­dza­niu lista­mi zadań czy projek­tów.

Przez swoich użyt­kow­ni­ków doce­nia­na jest przede wszyst­kim ze wzglę­du na jej prosty i mini­ma­li­stycz­ny styl oraz szyb­ką naukę podstaw obsłu­gi apli­ka­cji, która według auto­ra powin­na zając nam około 10 minut. Auto­rzy dodat­ko­wo przy­go­to­wa­li serie filmi­ków poka­zu­ją­cych pracę w Nozbe .

Podsta­wa inter­fej­su Nozbe zawie­ra się w 5 kolum­nach: pasek ikon, pasek bocz­ny, widok zadań, szcze­gó­ły zadań i pasek infor­ma­cji. Apli­ka­cja obej­mu­je również 3 tryby prezen­to­wa­nia inter­fej­su: desk­to­po­wy, hybry­do­wy i mobil­ny.

Dzię­ki niej może­my:

  • sporzą­dzać listy zadań w projek­tach od najważ­niej­szych do najmniej ważnych;
  • w skrzyn­ce spraw wrzu­cać wszyst­kie pomy­sły, koncep­ty, zada­nia i przy­po­mnie­nia;
  • doda­wać do zadań komen­ta­rze i załącz­ni­ki;
  • tworzyć kate­go­rie i przy­po­rząd­ko­wy­wać do nich różne zada­nia i projek­ty wedle własnej koncep­cji;
  • tworzyć szablo­ny, czyli chec­kli­sty zadań w projek­tach, które się powta­rza­ją lub są do siebie podob­ne;
  • współ­dzie­lić zada­nia w projek­tach z inny­mi osoba­mi czy dele­go­wać je wielu osobom naraz;
  • synchro­ni­zo­wać z kalen­da­rzem Google , Ever­no­te , Dyskiem Google czy Drop­bo­xem.

Nozbe obsłu­gu­je obec­nie ponad 300 tysię­cy użyt­kow­ni­ków z całe­go świa­ta. Na stro­nie https://nozbe.com/pl/ znaj­du­ją się szcze­gó­ło­we opisy poszcze­gól­nych funk­cji oraz szereg innych infor­ma­cji. Warto podkre­ślić, że apli­ka­cja w podsta­wo­wej wersji dla jednej osoby jest bezpłat­na, nato­miast wersje rozsze­rzo­ne m.in. dla więk­szych zespo­łów z szere­giem dodat­ko­wych opcji (nieli­mi­to­wa­na licz­ba projek­tów) dostęp­ne są w dwóch wersjach płat­nych w posta­ci opła­ty abona­men­to­wej.


3. Evernote

Jedna z obec­nie najbar­dziej popu­lar­nych apli­ka­cja, nazy­wa­na często „ogrom­nym notat­ni­kiem”. Służy przede wszyst­kim do groma­dze­nia i prze­cho­wy­wa­nia istot­nych dla nas infor­ma­cji i danych. Program daje możli­wość prze­cho­wy­wa­nia dowol­nych plików poprzez tworze­nie nowych doku­men­tów w posta­ci nota­tek teksto­wych.

Apli­ka­cja zawie­ra ponad­to:

  • opcję tworze­nia nota­tek głoso­wych do których można dodać #tag, co ułatwia później­sze ich odnaj­dy­wa­nie;
  • możli­wość foto­gra­fo­wa­nia wizy­tó­wek, frag­men­tów ksią­żek czy czaso­pism;
  • funk­cję robie­nia i zapi­sy­wa­nia scre­enów oraz kopio­wa­nia frag­men­tów arty­ku­łów, które można zazna­czać lub kolo­ro­wać;
  • elemen­ty wpro­wa­dzo­ne przez użyt­kow­ni­ka, które są zapi­sy­wa­nie nie tylko w kompu­te­rze (komór­ce) ale także na koncie inter­ne­to­wym;
  • opcję komen­to­wa­nia i opisy­wa­nia;
  • możli­wość tworze­nia listy zadań i przy­po­mnień;
  • funk­cję ryso­wa­nia dzię­ki dodat­ko­wi sketch.

Apli­ka­cja dostęp­na jest w wersji onli­ne i offli­ne, co niewąt­pli­wie jest jej wiel­ką zale­tą. Jest także bezpłat­na w wersji podsta­wo­wej o maksy­mal­nym rozmia­rze prze­sła­nych danych 60 MB. Wersje rozsze­rzo­ne – Ever­no­te Plus i Ever­no­te Premium zawie­ra­ją dodat­ko­we funk­cje jak: więk­szy rozmiar prze­sy­łu danych (1GB i 10 GB), możli­wość prze­szu­ki­wa­nia treści doku­men­tów teksto­wych, adno­ta­cje do PDF-ów czy auto­ma­tycz­ne rozpo­zna­wa­nie danych na skanach wizy­tó­wek. Wersje te są jednak płat­ne w posta­ci opła­ty rocz­nej.


4. Trello

Jest to darmo­wy program dzię­ki które­mu w łatwy sposób zorga­ni­zu­je­my więk­szość spraw i będzie­my mogli współ­pra­co­wać przy projek­tach bez koniecz­no­ści wymia­ny np. e-maili czy dzie­le­nia arku­szy kalku­la­cyj­nych. Narzę­dzie to z powo­dze­niem zastą­pi nam tabli­cę korko­wą – na wielu tabli­cach może­my umiesz­czać podzie­lo­ne na listy kart­ki z infor­ma­cja­mi widocz­ne dla okre­ślo­ne­go zespo­łu.

Apli­ka­cja pozwa­la na dzie­le­nie zadań ze wzglę­du na ich charak­ter i przy­pi­sy­wa­nie ich do konkret­nych dzia­łów. Ułatwia także dzie­le­nie się inspi­ra­cja­mi i komu­ni­ka­cję osób pracu­ją­cych przy tych samych zada­niach w ramach przy­go­to­wy­wa­nia wyda­rze­nia.

Podsta­wo­we poję­cia potrzeb­ne do poru­sza­nia się w tej apli­ka­cji to:

  • karta — czyli odpo­wied­nik samo­przy­lep­nej kart­ki;
  • lista — będą­ca zbio­rem kart, które mogą być połą­czo­ne w sposób wizu­al­ny;
  • tabli­ca — czyli miej­sce, gdzie umiesz­cza­ne są listy z karta­mi;
  • zespół — który jest zbio­rem tablic.

Stro­na trello.com wspie­ra­na jest przez prze­glą­dar­ki Chro­me, Fire­fox, Safa­riInter­net Explo­rer. Trel­lo wyma­ga od nas zare­je­stro­wa­nia się bądź też zalo­go­wa­nia poprzez konto Google. Dostęp­ne są również wersje płat­ne zwięk­sza­ją­ce poziom bezpie­czeń­stwa danych czy możli­wo­ści pracy więk­szej licz­by osób płat­ne w posta­ci opła­ty rocz­nej.


5. Asana

Dzię­ki tej apli­ka­cji można w prosty i przej­rzy­sty sposób zapla­no­wać szcze­gó­ło­wy harmo­no­gram pracy przy reali­za­cji jakie­go­kol­wiek wyda­rze­nia. Dużą zale­tą Asany jest jej przej­rzy­stość, dzię­ki czemu łatwo się po niej poru­szać. Pozwa­la ponad­to plano­wać zada­nia oraz pod-zada­nia w posta­ci chociaż­by możli­wo­ści ich podzia­łu na osob­ne kate­go­rie jak firma, dziec­ko, doku­men­ty, ważne itd.

W ramach ASANA-y mamy do dyspo­zy­cji obsza­ry robo­cze, w których tworzy­my projek­ty. W każdym obsza­rze robo­czym może­my usta­wić inny zbiór współ­pra­cow­ni­ków (w wersji darmo­wej do 30 osób). Każdej osobie można dać także pełny wgląd w obszar lub tylko w jakieś konkret­ne zada­nie lub projekt.

W projek­cie nato­miast może­my usta­wiać listy zadań i pod-zadań, a każde pod-zada­nie może mieć przy­pi­sa­ną osobę odpo­wie­dzial­ną oraz termin reali­za­cji zada­nia. Ponad­to, przy danym zada­niu można prowa­dzić konwer­sa­cje z osoba­mi, które są do niego przy­pi­sa­ne. Można zosta­wiać też załącz­ni­ki, doda­wać tagi czy ozna­czać całe zada­nia kolo­ra­mi.

Do przy­dat­nych funk­cji tej apli­ka­cji można dodać takie jak:

  • możli­wość podpi­na­nia plików z Drop­bo­xa i Google Drive’a;
  • tworze­nie list wszyst­kich załą­czo­nych plików;
  • synchro­ni­za­cję z kalen­da­rzem Google ;
  • posia­da­nie własnej apli­ka­cji mobil­nej, która spraw­dza się w pracy i przy­po­mi­na wersję desk­to­po­wą.

Lista bez końca

Jest oczy­wi­ście wiele innych apli­ka­cji, które również mogą pomóc w zarzą­dza­niu sobą w czasie , by zopty­ma­li­zo­wać nasze dzia­ła­nia. Warto wspo­mnieć o takich narzę­dziach jak:

  1. Any.do — pozwa­la na tworze­nie listy zadań oraz lepszej orga­ni­za­cji rzeczy do zrobie­nia. Apli­ka­cja ta to jednak nie tylko lista zadań synchro­ni­zu­ją­ca się z dodat­ka­mi dostęp­ny­mi do prze­glą­da­rek, ale również zarzą­dza­nie grupa­mi, plano­wa­nie i kalen­darz.
  2. Toggl — inter­ne­to­wa plat­for­ma prze­zna­czo­na do reje­stra­cji podej­mo­wa­nych zadań wraz z czasem ich reali­za­cji. Jego obsłu­ga jest prosta i ogra­ni­cza się do wpisy­wa­nia nazw poszcze­gól­nych zadań.
  3. Podio – apli­ka­cja poma­ga­ją­ca w zarzą­dza­niu projek­ta­mi jak również wyda­rze­nia­mi i spotka­nia­mi, które są z nim zwią­za­ne. Jest także w stanie wspo­móc proces rekru­ta­cyj­ny pracow­ni­ków do projek­tu, a jego inter­fa­ce umoż­li­wia zarzą­dza­nie zada­nia­mi, prze­sy­ła­nie wiado­mo­ści i pozwa­la na pełną synchro­ni­za­cję z SkyDri­ve, dyskiem Googla czy Drop­bo­xem.
  4. OneNo­te – narzę­dzie bardzo przy­po­mi­na­ją­ce Ever­no­te . Apli­ka­cja ta wyko­rzy­sty­wa­na jest do tworze­nia i orga­ni­zo­wa­nia nota­tek, zapi­sy­wa­nia prze­my­śleń, pomy­słów oraz zadań do wyko­na­nia.


Zarządzaj sobą w czasie sprawniej

Warto poświe­cić trochę czasu na wybór odpo­wied­niej dla siebie apli­ka­cji. Oczy­wi­ście nale­ży pamię­tać, że żadna z nich nie zrobi nicze­go za nas. Czeka­my na Wasze opinie. Może znacie jesz­cze jakieś, o których tu nie wspo­mnie­li­śmy, a powin­ni­śmy?

POZNAJ WIĘCEJ METODTECHNIK ZARZĄDZANIA CZASEM ORAZ PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI NA 2-DNIOWYM SZKOLENIU „ZARZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE, CZYLI JAK REALIZOWAĆ WIĘCEJ ZADAŃ PRZY MNIEJSZYM WYSIŁKU“. PRZEJDŹ NA STRONĘ SZKOLENIA LUB POBIERZ PROGRAM PDF.