Przydatne metody oraz techniki zarządzania czasem

Umiejętność zarządzania czasem

to przede wszystkim planowanie, organizowanie i świadome budowanie dobrych nawyków związanych z produktywnością.

Do nauki tej umiejętności, potrzeba konkretnych technik, które będą wymagać realnego zaangażowania, zwłaszcza na początku kształtowania dobrych nawyków. Efektywne zarządzanie sobą w czasie musi polegać przede wszystkim na optymalizacji i konsekwencji, a to wbrew pozorom nie łatwe zadanie.

Według wielu raportów  OECD (Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju) na temat produktywności i efektywności w pracy, Polacy są jednymi z najmniej wydajnych i produktywnych pracowników w Europie. W jaki sposób obliczana jest taka wydajność pracy? Zazwyczaj jest to PKB podzielony przez liczbę przepracowanych godzin  pracy. Co ciekawe, tygodniowy czas pracy w naszym kraju należy do jednych z najdłuższych na kontynencie. Wniosek jest zatem taki – statystyczny polski pracownik pracuje długo ale mało efektywnie!

---

Od czego zacząć?

Jedną z pierwszych rzeczy, które należy zrobić jest wytyczenie sobie celów krótko i długoterminowych oraz określenie podstawowych priorytetów w dążeniu do nich. Pozwolą one na wyeliminowanie czynników, które dekoncentrują i obniżają wydajność pracy. W ten sposób wyróżniamy cele:

1. Bieżące – zwane również operacyjnymi, przydzielane na najbliższy tydzień, mające na celu zrealizowanie konkretnego zadania bądź zadań;
2. Krótkoterminowe – inaczej także taktyczne, ustalane na parę miesięcy i mające na celu proponować pewne rozwiązania;
3. Długoterminowe – nazywane strategicznymi, ustalane są na parę lat a ich celem jest przede wszystkim wyznaczanie ogólnych kierunków zadań.

W literaturze spotykamy różne metody i techniki zarządzania czasem. Poniżej przedstawimy kilka tych najbardziej znanych i skutecznych, które z powodzeniem można wykorzystać w trakcie swojej pracy:

Gettings Things Done (GTD)

Twórcą tej metody jest David Allen, który dokładnie opisał ją w swojej książce “Getting Things Done” (w polskim tłumaczeniu “Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”).  Jest to najprościej rzecz ujmując metoda organizacji czasu pracy polegająca na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań oraz projektów.

Głównym celem GTD jest osiągnięcie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym przy jednoczesnym zwolnieniu z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach.

Najważniejszymi elementami pomagającymi w zarządzaniu czasem to:

• kontrola nad zobowiązaniami;
• perspektywa ujmowana w kontekście 6 poziomów (bieżące zadania, bieżące projekty, obszary odpowiedzialności, cele roczne, wizja na 5 lat, wizja całego życia).

Podstawowymi elementami / etapami gtd są:

1. Kolekcjonowanie – technika polega na wrzucaniu wszystkiego do jednego worka tzn. zbierania wszystkich pomysłów, notatek, planów czy zobowiązań do jednego miejsca tj. notatnik czy skrzynka odbiorcza, co pozwala na uwolnienie się z psychicznego obciążenia.
2. Analiza następuje po etapie kolekcjonowania i ma na celu opróżnianie koszyka wypełnionego na etapie kolekcjonowania. Analiza opiera się na 3 założeniach:- rozpoczynać analizę od spraw najświeższych;- zajmować się tylko jedną sprawą jednocześnie;- żadnej sprawy nie “wstawiać ponownie do koszyka”.Jeśli dane zadanie nie wymaga podjęcia “akcji” należy „wrzucić” do koszyka spraw „może kiedyś…, na później…” lub po prostu wyrzucić.

   Jeśli zadanie wymaga podjęcia “akcji”, wtedy trzeba je wykonać od razu jeśli zajmuje mniej niż 2 minuty, oddać innej osobie bądź odłożyć na później ze wskazaniem konkretnego terminu wykonania.

3. Porządkowanie zapewnia prawidłową organizację pracy i opiera się o:- wskazanie następnego zadania czyli najmniejszą cząstkę pracy gotową do wykonania natychmiast;- przekształcenie dużych zadań w projekty.David Allen mówi, że jeśli wykonanie danego zadania wymaga wykonania więcej niż jednego działania to jest to projekt. Projekt należy podzielić na mniejsze zadania, a następnie do każdego przyporządkować termin realizacji, zrobić od razu (zasada 2 minut) lub oddelegować innej osobie.
4. Przegląd – to obowiązek regularnego przeglądania spraw oraz projektów swojego zbioru wszystkich spraw do zrealizowania. Przeglądamy zadania bieżące, jak również te odłożone na później, by następnie wybrać te którymi chcemy lub powinniśmy się zająć w najbliższym tygodniu.
5. Realizacja – obejmuje 3 rodzaje aktywności:- wykonywanie zaplanowanej pracy- wykonywanie niezaplanowanej pracy- planowanie pracy.Kluczową kwestią jest tu zachowanie równowagi między tymi trzema rodzajami aktywności. Wybór zaplanowanych zadań powinien opierać się na 4 kryteriach: kontekstu w którym się znajdujemy (np. biuro, miasto, telefon, itp.), czasu oraz energii potrzebnej na wykonanie zadania a także priorytetu.

---

Pomodoro

Jest to metoda zarządzania czasem opracowana przez Francesco Cirillo. Technika ta wykorzystuje zegar do rozbicia czasu na określone etapy.

Technika ta składa się z 6 kroków:

1. Wykonanie listy zadań i posortowanie jej według ważności;
2. Ustawienie czasomierza na 25 minut (jedno pomodoro);
3. Intensywna praca przez 25 minut nad zadaniem bez przerw;
4. Po upływie 25 minut należy zakończyć wykonywanie zadania

• Jeśli zostało zrealizowane odznaczyć je
• jeśli nie, ponownie powrócić do wykonywania zadania
• Między określonymi pomodoro zrobić sobie 5 minut przerwy, a następnie przystąpić do realizacji kolejnego zadania bądź wykonywać zadanie niezrealizowanie w czasie poprzedniego pomodoro;
• Po wykonaniu 4 pomodoro należy zrobić sobie dłuższą, 15-30 minutową przerwę I zająć się dowolnym zajęciem nie związanym z wykonywaniem zadaniem.

Technika Pomodoro przypomina w pewnym sensie ćwiczenia interwałowe. Najważniejsze zasady opierają się o:

• intensywne wykonywanie zadania przez 25 minut;
• w przypadku wykonania zadania w czasie krótszym niż 25 minut, dorzucenie do niego innego, mniejszego;
• odpoczynek w określonych przedziałach czasowych, podczas których nie można wykonywać zadań związanych z pomodoro.

---

Matryca priorytetów / Eisenhowera

Twórcą tej metody zarządzania czasem był były prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight Eisenhower, który powiedział kiedyś: To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne.

Swoją budową przypomina ona układ współrzędnych – rządną jest tu ważność danego zadania natomiast odcięta – jego pilność. Podział ten opiera się na wielu czynnikach: osobiste priorytety, wartości emocjonalne, wartości finansowe, priorytety innych zmiany terminów i wiele innych.Najważniejsze w tej metodzie jest odpowiednie rozdzielenie czynności na 4 grupy:

A. Sprawy ważne i pilne

• są to wszystkie czynności które musimy wykonać jak najpilniej ponieważ niewykonanie ich może powodować groźne konsekwencje;
• są często nagłe, trudne do przewidzenia;
• najczęściej wynikają ze złego planowania i organizacji;
• to praca, w której wykorzystujemy swoje doświadczenie i umiejętności reagowania na codzienne wyzwania;
  • przykłady: pilne naprawy, awarie, choroby, nauka na jutrzejszy egzamin.

B. Sprawy ważne i niepilne

• czynności, które są ważne ale możliwe do rozłożenia w czasie;
• nie są nagłe i łatwo je przewidzieć;
• ich wykonanie wymaga od nas regularności;
• mają dla nas duże znaczenie;
• powinny wymagać od nas spędzania nad nimi jak najwięcej czasu;
  • przykłady: ćwiczenia fizyczne, rozwój osobisty, budowanie relacji z ludźmi.

C. Sprawy nieważne i pilne

• są to wszystkie czynności, które mają krótki termin na realizację ale ich niewykonanie nie spowoduje znaczących konsekwencji;
• do wykonania w drugiej kolejności;
• świetnie nadające się do oddelegowania je innym;
• często to nad nimi spędzamy najwięcej czasu realizując cudze priorytety i potrzeby;
  • przykłady: spotkania, telefony, rachunki do uregulowania, mniej ważne zadania, projekty.

D. Sprawy nieważne i niepilne

• wszystkie sprawy nieistotne;
• potrafią zabrać dużo czasu I przeszkadzają w realizacji tych ważnych i pilnych;
• powinny zostać eliminowane ale nie wyeliminowane;
  • przykłady: oglądanie TV, przeglądanie stron internetowych, granie w gry komputerowe.

Z założeń Macierzy korzystają głównie menadżerzy, jak również ludzie, którzy chcą racjonalnie zaplanować swój czas. Dzięki temu narzędziu samodzielnie wybieramy zadania, które są dla nas ważne oraz pilne.

Wadą Macierzy Eisenhowera są trudności wynikające ze złego zaklasyfikowania czynności do określonych ćwiartek. Innym zagrożeniem jest strach przed powierzaniem określonych zadań innym osobom. Napotykamy również trudność w określeniu czynności, które możemy umieścić w ostatniej ćwiartce – przerwy i odpoczynek są również ważne dla zdrowia psychicznego.

Działania powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar ćwiartki nr 2. eliminując zadania z ćwiartki 3 i 4 oraz pilnując aby nie pojawiały się w ćwiartce nr 1. Macierz Eisenhowera nie jest idealną metodą do zarządzania czasem, jednak jej niewątpliwą zaletą jest położenie nacisku na skupienie i eliminację.

---

Metoda abc

Metoda ta polega na ocenie wartości danych zadań oraz podziale ich na trzy grupy. Podział oparty jest na założeniu, że są zadania, które ilościowo stanowią duży odsetek wszystkich, lecz mały pod względem wartościowym i odwrotnie – są zadania, których jest mało ale są niezwykle wartościowe.

Metoda ABC zakłada więc podział zadań według ważności ich wykonania i opiera się na realizacji zadań, które mają największy wpływ na cel i wynik końcowy.

Podział zadań:

Zadania A:

• są to czynności najważniejsze;
• realizują strategiczne cele;
• jest ich zazwyczaj około 15% lecz ich zrealizowanie stanowi około 65% wartości;
• nie mogą zostać delegowane.

Zadania B:

• są to czynności ważne ale nie kluczowe;
• jest ich zwykle 20% i pozwalają zrealizować taką samą wartość z całości;
• powinny zostać delegowane innym;
• wymają kontroli;

Zadania C:

• są to czynności najmniej ważne;
• stanowią 65% wszystkich lecz realizują tylko 15% wartości celu;
• mogą a nawet powinny zostać odłożone w czasie.

Metoda ABC często wykorzystywana jest w logistyce do normowania i kontroli zapasów materiałowych, zaopatrzeniu materiałowym, sprzedaży i dystrybucji. W metodzie kładzie się nacisk na asortymenty o podstawowym znaczeniu dla produkcji z uwzględnieniem kilku punktów cenności zapasów.

---

Reguła Pareto

Została ona stworzona przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto w 1897 roku. Odkrył on, że 80% bogactwa kraju jest własnością 20% populacji, a teorię tą potwierdził studiując sytuacje socjoekonomiczną także innych państw.

Jej głównym celem jest osiąganie jak największego efektu przy minimalnym nakładzie czasu i zasobów. Procenty są przyjęte umownie i mogą one pojawiać się w innych proporcjach. Czasem będzie to 90/10, 75/25 a nawet 95/5. Najważniejsza jest konkluzja, która mówi, że mniejsza część nakładów generuje większą część rezultatów oraz, że nie odniesiemy 100% efektu przy 100% nakładzie.

Jak wprowadzić w życie regułę Pareto?

1. Wyznaczyć kryteria jakie mają spełniać rezultaty;
2. Podzielić je na mniejsze obszary;
3. Poszukać powtarzalnych czynności i przeanalizować, które z dotychczasowych z nich  w największym stopniu przyczyniły się do wygenerowania największego zysku;
4. Wyodrębnić te 20% najefektywniejszych i je realizować, a po ich realizacji szukać kolejnych.

Zasada Pareto służy między innymi optymalizacji pracy, zarządzaniu czasem, ustalaniu priorytetów oraz ustalaniu proporcji nakładu pracy do jej efektów. W życiu ciężko jest rozpoznać która część to ta odpowiedzialna za wyniki.

Dzięki zastosowaniu zasady Pareto w swojej pracy można odnaleźć miejsca, w których zanika produktywność i efektywność.

Przykłady:

• 20% naszej pracy daje 80% efektów;
• 20% pracowników generuje 80% produktów;
• 20% produktów firmy daje jej 80% zysków.

---

Metoda ALPEN

Jest to jedna z najlepszych, kompleksowych technik  zarządzania czasem, która pozwala odpowiednio zaplanować codzienne bądź tygodniowe zadania. Jej wielką zaletą jest wykorzystanie elementów pozostałych, wcześniej wspomnianych zasad, pomagających w zarządzaniu czasem. Użycie metody ALPEN wymaga konsekwencji i działania według następujących poleceń:

A (Aufgaben) – przygotowanie zestawów zadań (wykorzystanie GTD):

• wykonanie listy aktywności, zadań czy planowanych spotkań przewidzianych na dany dzień;
• pogrupowanie ich razem w powiązane zadania.

L (Länge schätzen) – ustalenie terminu realizacji (wykorzystanie Pomodoro):

• szacowanie czasu trwania poszczególnych zadań;
• zsumowanie wyniku.

P (Pufferzeiten einplanen)  – zaplanowanie 60% swojego czasu (wykorzystanie reguły Pareto):

• zachowanie pozostałych 40% na sprawy nieprzewidziane;
• pomaga to zająć się zadaniami, które były w planie dopiero jutro, znaleźć czas na sprawy nagłe lub zwiększyć czas na odpoczynek.

E (Entscheidungen treffen)  – ustalenie priorytetów (wykorzystanie matrycy Eisenhowera):

• wyznaczenie priorytetów listom zadań;
• delegowanie działań.

N (Nachkontrolle) –  kontrolowanie:

• monitoring realizacji i postępu prac;
• etap realizowany na koniec dnia pracy.

Planując według Metody ALPEN należy pamiętać o każdym z powyższych punktów. Metoda ALPEN jest bardzo popularna ze względu na swoją prostotę, skuteczność oraz wykorzystanie najlepszych założeń innych technik.

Umiejętność  dobrego zarządzania i terminowym wykonywaniem powierzonych zadań nie jest tylko jakimś darem czy talentem, z którym człowiek się rodzi lub nie, ale tak jak w sporcie  jest umiejętnością, którą poprzez systematyczny i konsekwentny trening można wypracować.

---

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.

[kkstarratings]