Szkolenia dla pracowników – przegląd metod szkoleniowych

Zatrudniając nowego pracownika, czy wprowadzając zmiany w obowiązkach dotychczasowych podwładnych pracodawca staje przed wyzwaniem. W jaki sposób przygotować kogoś do pełnienia nowych obowiązków? Wybrać bezobsługowy, ale pracochłonny w przygotowaniu e-learning, zatrudnić zewnętrzną osobę, czy poświęcić cenny czas jednego z doświadczonych pracowników? Na wszystko jest miejsce i czas, a każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. W tym artykule postaramy się przybliżyć silne i słabe strony poszczególnych sposobów przeprowadzania szkoleń.

Korzyści ze szkoleń i wybrane metody szkoleniowe pracowników

Należałoby zacząć od tego jakie korzyści niesie ze sobą przeprowadzanie szkoleń. W jednym z poprzednich artykułów Witalnych, dotyczącym zarządzania pokoleniem Y dowiedzieliśmy się, że pracownicy wysoko cenią sobie dobre programy szkoleń, bowiem mają one umożliwiać rozwój i otwierać furtkę do dalszej kariery. Z pozoru może się wydawać, że pracodawca szkoli jedynie po to, by pracownik mógł wydajnie spełniać swoje obowiązki, ale czy to jedyny powód? Analiza wielu badań dotyczących szkolenia pracowników pokazują, że szkolenie pracowników faktycznie zwiększa ich wydajność niezależnie od tego czy sprawdzamy ją na poziomie pojedynczej osoby czy całego zespołu. Ten wpływ jest zauważalny zarówno w przypadku szlifowania umiejętności technicznych, manualnych, jak i umiejętności miękkich. Trening ma pozytywny wpływ nie tylko na wyniki w pracy, ale także na szereg czynników, które mogą wywierać na wydajność pośredni efekt np. na wiarę we własne umiejętności i pewność siebie.

Opłacalne szkolenia – czy szkolenia dla pracowników i kursy się opłacają?

Przedsiębiorca zapyta jednak „Czy to się opłaca?”. Bezpośredni wzrost wydajności może nie być na tyle duży, aby przynieść organizacji wymierne zyski, a z zadowolenia pracowników nie da się wykrzesać pieniędzy na wypłaty. Należy przecież wziąć pod uwagę koszty związane z przeprowadzaniem szkoleń: wynagrodzenie dla trenerów prowadzących kursy oraz straty powodowane tym, że w czasie szkolenia pracownik nie pełni swoich obowiązków. Okazuje się jednak, że trening przynosi firmie wymierne korzyści, o ile jest częścią przemyślanej i długofalowej strategii. Programy szkoleń skutkują zwiększeniem zysków i efektywności, ale także zmniejszają rotację pracowników i mają pozytywny wpływ na zadowolenie klientów danej firmy. Skoro upewniliśmy się już, że warto zainteresować się tematem szkoleń nie tylko dla dobra pracowników, ale także dla zysku i policzalnych korzyści, zastanówmy się w jaki sposób planować, przygotowywać i przeprowadzać treningi, aby były one efektywne.

Badanie potrzeb szkoleniowych – Przedmiot i podmiot szkolenia

Decyzja o tym co i w jaki sposób chcemy szkolić będzie kluczowym elementem całego procesu. Na pytanie „Co szkolić?” odpowiedzieć powinna rzetelna diagnoza potrzeby szkoleniowej. Na przykład wyniki sprzedaży pracownika bądź zespołu mogą być ograniczane przez szereg czynników. Problemem może być m. in. niedostateczna znajomość własnego produktu, słaba znajomość technik negocjacyjnych, czy nieznajomość specyfiki grupy docelowej, której chcemy coś sprzedać. W takim wypadku bez wcześniejszego rozpoznania problemu nie jesteśmy w stanie świadomie zadecydować o przedmiocie szkolenia, będziemy „strzelać w ciemno” i jeżeli nie trafimy, zmarnujemy czas i pieniądze.

Każdy rodzaj działalności ma swoją własną specyfikę i nie ma złotego środka gwarantującego łatwe rozpoznanie i zdefiniowanie potrzeby szkoleniowej. Możemy spróbować zrobić to samodzielnie lub skorzystać z usług doradczych w zewnętrznej firmie szkoleniowej. Kolejnym niezbędnym elementem udanego szkolenia jest zmotywowany uczestnik. Osoby, które traktują oferowany trening jako karę za złe wyniki, nie są zaangażowane w pracę, czy nie znają korzyści wynikających z danego szkolenia, prawdopodobnie nie wyniosą z niego wiele i nie będą starać się wprowadzać w życie nowych umiejętności. Rozwiązaniem problemu niewiedzy jest jasna komunikacja celów szkolenia – pracownik musi jasno widzieć dlaczego w nim uczestniczy i jakie korzyści ma ono przynieść. Szkolenie postrzegane jako szansa będzie bardziej efektywne. Nisko zmotywowani pracownicy są prawdopodobnie efektem bardziej podstawowych problemów organizacji np. klimatu firmy, błędów w procesie rekrutacji lub cech szkolenia (o tych niżej).

Jak szkolić pracowników? – metody szkoleniowe

Gdy pytamy „Jak szkolić?” staramy się dokonać wyboru spośród bardzo szerokiego wachlarza metod treningu pracowników. W tym tekście omówimy naukę oparta na materiałach, e-learning i szkolenia z trenerem, jednak można mówić jeszcze m.in. o coachingu, mentoringu i nauce przez praktykę. Wszystkie te typy szkoleń mogą się ze sobą mieszać i mają wiele wariantów. Wpływ na wybór spośród nich mają takie czynniki jak:

• To kogo szkolimy – nowego pracownika, eksperta?
• To ile osób szkolimy i jak często ma odbywać się szkolenie.
• To ile pieniędzychcemy przeznaczyć na trening.
• To czy posiadamy zasoby, aby przeprowadzić trening samodzielnie.
• To czego chcemy nauczyć – nowej umiejętności praktycznej, umiejętności miękkiej, nowej wiedzy?

Praktyczne szkolenia – Co zrobić aby kurs był praktyczny i przyniósł najwięcej korzyści?

Zaczniemy od dobrych praktyk dotyczących każdego rodzaju treningu, a następnie scharakteryzujemy poszczególne metody treningowe. Po pierwsze, zaczynaj szkolić wcześnie. Szybko nabywający kompetencje pracownik jest bardziej zmotywowany, pewny siebie i mniej skłonny do szybkiej zmiany pracy. Szybciej też przestanie być inwestycją, a zacznie przynosić wymierne korzyści. Po drugie, uczyń trening interaktywnym. Różnorodność mediów, kontakt z ludźmi, możliwość sprawdzenia swojej wiedzy i zadawania pytań zapobiegają nudzie i pozwala osobom preferującym różne formy nauki na efektywne zdobywanie wiedzy.

Dobrym pomysłem, może być np. skierowanie pracownika na szkolenie otwarte, na którym pozna innych uczestników, wymieni się doświadczeniami, uzyska wiedzę i odpowiedzi na swoje pytania. Po trzecie, zwiększ motywację. Jasny cel i zastosowanie nowo nabytych umiejętności, wysoka jakość materiałów, duży autorytet szkoleniowca. Podkreślając (i zapewniając) wszystkie te czynniki zwiększamy zaangażowanie pracownika, a co za tym idzie, efektywność treningu. Można również zaangażować pracownika słuchając go i uwzględniając jego potrzeby treningowe. Osoba, która ma przekonanie, że ma wpływ na to co ją spotyka jest lepszym uczestnikiem szkolenia i pracownikiem.

Korzystanie z tradycyjnych materiałów

Do tej kategorii można przypisać wszystkie sposoby szkolenia, w których pracownik sam pracuje z dostarczonym przez pracodawcę materiałem. Najczęściej są to drukowane informacje dotyczące obowiązujących procedur, przepisów, teorii. Są one nieodzownym elementem większości szkoleń. W trakcie i po nich, mogą służyć jako wygodna forma odświeżenia informacji. Są też łatwe do powielenia, więc mogą służyć dużej liczbie pracowników. W przypadku dynamicznych zmian dbanie o ich aktualność i regularną modyfikację może być trudne, ale staje się łatwiejsze, gdy wydrukowany plik kartek zostaje zastąpiony przez plik komputerowy. Tak przechodzimy do metod treningowych, w których korzystamy z nowych technologii.

E-learning

Charakterystyka

E-learning zawiera w sobie wszelkie sposoby przeprowadzania treningów, których medium jest komputer (bądź smartfon). Mogą to być dokumenty w formie elektronicznej, testy wiedzy produktowej, krótkie szkolenia dotyczące BHP, a nawet opasłe, długotrwałe kursy poziomu uniwersyteckiego. E-learning zapewnia możliwość korzystania jednocześnie z wielu mediów, takich jak czysty tekst, zdjęcia i rysunki, filmy, nagrania dźwiękowe, quizy oraz gry. Umożliwia też zespolenie materiałów w segmenty i dowolną nimi manipulację. Najczęściej użytkownik korzysta z materiałów samodzielnie, ale nie jest niemożliwym nadzór czy obecność trenera – można przeprowadzić szkolenie w formie wideokonferencji bądź mieć regularny kontakt z mentorem z drugiego końca świata.

Wady e-learningu

W dobie niemal już całkowitej komputeryzacji wiele zarzutów kiedyś stawianych e-learningowi zestarzało się. Większość obecnych pracowników potrafi obsługiwać komputer i ma do niego dostęp, tworzenie kursów staje się coraz łatwiejsze dzięki odpowiednim programom, dostęp do Internetu jest rzeczą absolutnie powszechną, a obecnie nie tylko komputery, ale również telefony komórkowe są w stanie bez problemu poradzić sobie z wymaganiami kursów. Pewne problemy pozostają jednak aktualne.

Materiały potrzebne do szkoleń należy wytworzyć lub kupić. W przypadku, gdy nie mamy odpowiednich umiejętności proces tworzenia może być bardzo drogi, z drugiej strony zakup może okazać się kosztowny, a uzyskany kurs niekoniecznie precyzyjnie dostosowany do potrzeb naszych pracowników. W przypadku, gdy mamy niewielu pracowników bądź nie planujemy często wykorzystywać wykupionego szkolenia próg wejścia prawdopodobnie będzie zbyt wysoki. Kolejną wadą (mimo coraz większych możliwości w tym zakresie) jest brak lub mały stopień interakcji z trenerem. Pracownik w przypadku problemów ze zrozumieniem materiału zostaje sam bądź musi czekać na odpowiedź.

Nie ma możliwości skonsultowania problemów na bieżąco, co często wzbogaca doświadczenie. Taki brak interakcji powoduje, że błędne przekonania ucznia mogą pozostać niezauważone, jeżeli dany obszar nie zostanie uwzględniony w teście czy zadaniu. W przypadku e-learningu występuje więc wzmożona potrzeba kontroli efektów nauczania. W przypadku, gdy tematem szkolenia są umiejętności miękkie, sprzedażowe czy takie, do których przećwiczenia potrzebny jest kontakt z drugą osobą e-learning nie sprawdza się. Można go zastosować np. jako przygotowanie teoretyczne do treningu, ale samo szkolenie ze swojej natury wymaga kontaktu i obecności innych. Istnieje także czynnik osobowy, niektóre osoby nie przepadają za samodzielną nauka nowego materiału, jednak są również ludzie, którzy preferują właśnie taką formę nauki. Przy wyborze rodzaju szkolenia warto więc znać swoich pracowników.

Zalety e-learningu

Mimo pewnych ograniczeń e-learning stale się rozwija. I daje wiele niespotykanych przed jego erą możliwości. Wiele z jego zalet staje się jednak widocznych w dopiero w momencie, w którym chcemy regularnie szkolić wielu pracowników, bądź są oni zlokalizowani daleko od siebie. Logistyka staje się o wiele prostsza, gdy uczestnicy kursu nie musza znajdować się w tym samym miejscu, a do uczestnictwa wystarczy im dostęp do Internetu. Zaoszczędza to wiele pieniędzy normalnie wydawanych na transport i akomodację. Jeżeli chcemy zdobyć trudno dostępną wiedzę np. dotyczącą jakiegoś niepopularnego w Polsce programu kursy internetowe mogą być jedynym na to sposobem.

Podobnie sytuacja może wystąpić, gdy chcemy zasięgnąć wiedzy od trudno dostępnego eksperta w jakiejś dziedzinie. Internetowy kurs lub quiz może być również świetnym sposobem na utrwalenie bądź sprawdzenie wiedzy zdobytej już w inny sposób. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby dodatkowo angażować uczestników klasycznego szkolenia poprzez udostępnianie im interaktywnych materiałów. Internetowe szkolenia łatwo zmodyfikować, co okaże się bardzo przydatne w przypadku cyklicznych kursów. Dane dotyczące e-kursu i testów łatwo zagregować, dzięki temu przeprowadzanie treningu w taki sposób pozwala na bezwysiłkową kontrolę tego jak efektywny się okazał i wprowadzenie adekwatnych zmian.

Ta sama cecha pozwala na łatwy dostęp do danych na temat wyników poszczególnych pracownikach np. w testach. Dużą zaletą komputerowych szkoleń jest z pewnością ich powtarzalność, nieoceniona, jeżeli zależy nam na przekazaniu dokładnie takiej samej wiedzy dużej liczbie osób. Problemy związane z brakiem interakcji wiele dużych kursów e-learningowych rozwiązuje przypisując do danego szkolenia osobę, która ma być odpowiedzialna za rozwiewanie wątpliwości kursantów. Dodatkowym rozwiązaniem jest często towarzyszące kursowi forum, które pozwala poszczególnym uczestnikom na wchodzenie ze sobą w interakcję i wspólne rozwiązywanie problemów.

Podsumowując e-learning w szkoleniu pracowników znajdzie zastosowanie wszędzie tam, gdzie występuje potrzeba regularnego szkolenia dużej liczby osób. Kursy komputerowe sprawdzą się w przypadku, gdy chcemy przekazać jakąś wiedzę (w opozycji do umiejętności), ale mogą też być świetnym uzupełnieniem tradycyjnych metod jak korzystanie z tradycyjnych materiałów czy praca z trenerem. Oprócz tego stale się rozwija, więc można liczyć, że na rynku pojawi się coraz więcej ofert sprawdzonych kursów i innowacyjnych rozwiązań.

Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne dla pracowników.

Charakterystyka

Są to najpopularniejsze formy szkolenia, najczęściej odbywające się w grupach. W tego rodzaju szkoleniach trener – posiadający wiedzę / umiejętności, w sposób usystematyzowany przekazuje je uczestnikom szkolenia. Mogą to być umiejętności miękkie na szkoleniu dotyczącym budowania relacji z klientem, a także umiejętność jazdy wózkiem widłowym. Z perspektywy firmy szkolenie może prowadzić trener wewnętrzny lub zewnętrzny.

Szkolenia zewnętrzne dla pracowników – Trener zewnętrzny

Z usług trenera zewnętrznego korzysta się wówczas, gdy: firma nie zatrudnia osoby mającej kompetencje do przeprowadzenia jakiegoś szkolenia; przekazywana umiejętność / doświadczenie trenera w danym obszarze jest wyjątkowe; lub firmie nie opłaca się utrzymywać szkoleniowca na stałe. Trener zewnętrzny często jest w stanie wnieść do przeprowadzanego przez siebie szkolenia oryginalne rozwiązania i unikalne doświadczenie. Może też spojrzeć na potrzeby firmy w inny sposób niż ludzie z wewnątrz. Osoby z zewnątrz bywają też wykorzystywane w firmie do wprowadzania zmian, które niekoniecznie będą popularne.

Szkolenia wewnętrzne dla pracowników – Trener wewnętrzny

Gdy szkolenia są przeprowadzane przez trenera wewnętrznego oznacza to, że zapotrzebowanie na szkolenia jest dostatecznie duże, aby uzasadnić zatrudnienie osoby specjalnie w celu przeprowadzania szkoleń. Takie szkolenie często jest efektem poświęcenia czasu pracy przez jednego z wykwalifikowanych pracowników. Trener wewnętrzny ma unikalny wgląd w to, jak pracuje firma i z jakimi sytuacjami będą borykać się uczestnicy szkolenia, często również ma już zbudowany w firmie autorytet.

Trener rozwoju osobistego – wady i zalety

Wady pracy z Trenerem

Efekt szkolenia dla pracowników prowadzonego przez trenera jest wysoce zależny od samej jego osoby i metod z jakich korzysta. To jaki autorytet zbuduje i w jaki sposób będzie przekazywał wiedzę może niebagatelnie wpłynąć na rezultaty wśród pracowników. W takich warunkach trudno oczekiwać powtarzalności (gdy korzystamy z różnych trenerów). Przy pierwszym szkoleniu z daną osobą podejmujemy duże ryzyko, dlatego należy dokładnie przeanalizować wybór instruktora. Logistyka procesu może być trudna i kosztowna. By do szkolenia doszło należy znaleźć wspólny punkt czasowy dla grupy pracowników i trenera, często jednocześnie zapewniając im akomodację.

Zwłaszcza w przypadku dużych i bardzo małych firm może być to problemem. W dużych firmach problemem będzie synchronizacja grupy szkoleniowej, a w małych znalezienie momentu, w którym pracownicy mogą być nieobecni w jednym czasie. Dodatkowo nieobecność pracowników w firmie generuje koszty. Podobnie jak nieobecność wykwalifikowanego trenera-pracownika (jeżeli trener wewnętrzny pełni również inne obowiązki). Dodatkowo wysokiej próby szkoleniowcy mogą nie być dostępni w dogodnych czasowo terminach. W przypadku materiału, którego przekazanie nie wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy koszty wygenerowane przez ten rodzaj szkoleń mogą znacznie przerosnąć wynikające z nich korzyści. Nie zawsze również materiał treningowy będzie całkowicie dostosowany do potrzeb pracowników.

Zalety pracy z Trenerem

Podobnie jak w przypadku wad, główną zaletą szkoleń prowadzonych przez trenera może być sam trener. Bardzo doświadczony pracownik lub niezależny ekspert w danej dziedzinie może bardzo przyspieszyć rozwój szkolonych pracowników. Również pracownicy, którzy czują, że dostarczana jest im solidna porcja wiedzy i umiejętności wyżej ocenią szkolenie i to co robi dla nich firma.

Często grupowy charakter treningu pozwala na zastosowanie wielu technik, które nie są możliwe w innych formach szkoleń. Praca w grupach, odgrywanie scenek, zadawanie pytań na bieżąco, dynamiczne dostosowanie treści szkolenia do potrzeb pracowników są technikami, które zwiększają zaangażowanie pracowników i pozwalają na natychmiastowe przećwiczenie niedawno nabytych umiejętności a szkoleni pracownicy wychodzą ze swojej strefy komfortu. Właśnie te możliwości decydują o przewadze tego rodzaju szkoleń nad e-learningiem w kształtowaniu umiejętności miękkich.

Zadania grupowe facylitują również współpracę między pracownikami. Wspólne podejmowanie się zadań wytworzy strategie kooperacji w radzeniu sobie z problemami, nawet jeżeli szkolenie nie dotyczy bezpośrednio pracy zespołowej czy integracji zespołu. Główne zagrożenia związane ze szkoleniami prowadzonymi przez trenerów są związane z osoba trenera i potencjalnymi kosztami. Jednak gdy potrzebujemy wysokiej jakości treningu, dla względnie małej liczby pracowników zatrudnienie trenera będzie dobrą decyzją. Takie działanie powinno się również spotkać z pozytywnym odbiorem wśród pracowników. Nic nie stoi również na przeszkodzie, by wplatać nowoczesne rozwiązania, które zapewnia e-learning do treści szkoleń.

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.