12 najczęściej popełnianych błędów w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi

Centralnym „układem nerwowym” w każdej organizacji jest dział zarządzania zasobami ludzkimi. Specjaliści HR są odpowiedzialni za połączenie pracowników wszystkich działów firmy z niezbędnymi do jej prawidłowego działania narzędziami i szkoleniami, a tym samym mają bezpośredni wpływ na wszystkie obszary firmy. W tym artykule, przedstawimy 12 najczęściej popełnianych błędów w budowaniu relacji pomiędzy pracownikami, z perspektywy działu HR.

Najczęściej popełniane błędy w dziale HR.

Ze względu na kluczowość działań departamentu zarządzania zasobami ludzkimi, wszelkie popełnione przez jego pracowników błędy są kosztowne dla całej organizacji. Potencjalnie mogą nawet negatywnie wpływać na całokształt jej działań. Z tego powodu warto wiedzieć jakie błędy są popełnianie najczęściej oraz jak można ich unikać.

1. Ignorowanie problemów zgłaszanych przez pracowników.

Pracownicy przychodzą do działu zarządzania zasobami ludzkimi z najrozmaitszymi problemami i absolutnie niedopuszczalne jest zignorowanie tych problemów. Może to doprowadzić do jeszcze większej ich liczby, do wrogości miedzy pracownikami i zamieszania wśród działów organizacji. Jedną z kluczowych rzeczy jakie może zrobić dział HR w takiej sytuacji jest pokazanie, że problemy pracowników naprawdę są dla nich istotne. Należy nie tylko sympatyzować z pracownikiem, ale również jasno przedstawić mu poszczególne kroki i działania jakie zostaną podjęte, aby usunąć zgłoszony przez niego problem.

2. Poleganie wyłącznie na rozmowie o pracę przy zatrudnianiu nowych pracowników.

W działach HR często praktykuje się metodę zatrudniania nowych pracowników opartą wyłącznie o rozmowę o pracę. Tymczasem może to być działanie niewystarczające, prowadzące do zatrudnienia nieodpowiedniego kandydata. Dobrze jest rozszerzyć proces rekrutacji np. o dodatkowe zadania do wykonania przez kandydata (np. testy umiejętności i kompetencji). Nie zawsze, kandydat który zrobi dobre wrażenie na rozmowie rekrutacyjnej, może być tą osobą, której właśnie szukamy.

3. Nieustrukturyzowany plan podwyżki wynagrodzeń i źle skonstruowany system motywacyjny.

Aby uniknąć problemów wynikających z braku klarownego systemu przyznawania podwyżek wynagrodzeń, dobrze jest taki plan szczegółowo opracować i wdrożyć. Powinien on jasno określać nie tylko jakościowe i ilościowe czynniki brane pod uwagę przy podnoszeniu wynagrodzenia, ale również widełki płacowe dla każdego stanowiska pracy w organizacji. Każda osoba w organizacji, powinna mieć świadomość panujących w organizacji zasad wynagrodzeń i przyznawanych premii.

4. System działań dyscyplinujących oparty na karach.

Organizacje często opierają swoje systemy działań dyscyplinujących pracowników na karach, co najczęściej wywołuję reakcję silnego stresu i strachu u pracowników. Zastraszeni pracownicy mogą przeciwdziałać takiemu systemowi stawiając opór i eskalując sytuację, doprowadzając np. do procesów sądowych. Specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi, aby przeciwdziałać takiemu scenariuszowi, powinni swoje działania dyscyplinujące pracowników opierać na rozmowie, zadawaniu pytań i odnoszeniu się do uzyskanych odpowiedzi oraz podpowiadaniu działań, które będą pomocne w rozwiązaniu danego problemu. Od dawna uważa się, że metoda kija i marchewki (w tym przypadku kija) po prostu nie działa.

5. Zatrudnianie nieodpowiednich kandydatów – błędy w całym procesie rekrutacji.

Zatrudnienie niewłaściwego kandydata jest bardzo kosztowne dla każdej organizacji, wiąże się z koniecznością ponownego przeprowadzenia procesu rekrutacji i wyszkolenia kolejnego kandydata. Aby tego uniknąć, specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi już na etapie rekrutacji powinni skoncentrować się na wyłonieniu takiego kandydata, który odpowiednio wkomponuje się w politykę, kulturę i strategię danej organizacji, który będzie wystarczająco elastyczny, aby szybko i sprawnie przyswajać umiejętności oraz wiedzę niezbędne do realizacji pracy na danym stanowisku.

6. Brak jasno zdefiniowanego systemu awansów w strukturze firmy.

Czytelny i zrozumiały system awansów w danej firmie powoduje, że jej pracownicy są bardziej zmotywowani i chętniej angażują się w swoje obowiązki wiedząc, jaka ścieżka kariery zawodowej stoi przed nimi otworem. Personel jest otwarty na szkolenia i zdobywanie nowych umiejętności, tym samym powiększając przewagę konkurencyjną danej firmy.

7. Nieefektywny system zarządzania danymi i źle skonstruowane procesy w organizacji.

Podstawową zasadą pracy każdego działu ds. zarządzania zasobami ludzkimi powinna być dbałość o systematyczne uzupełnianie dokumentacji kadrowej. Przy dużej ilości pracowników łatwo zaniedbać ten obowiązek, a bałagan w dokumentacji staje się problematyczny gdy nie można na bieżąco odnaleźć potrzebnych danych, odpowiedzieć na ewentualne skargi czy spory sądowe, czy też odpowiadać na zapytania kierownictwa. Aby temu zapobiec konieczne jest nie tylko zdefiniowanie procesu gromadzenia i przechowywania danych, ale także systematyczne jego realizowanie. Należy zadbać o porządek w przechowywaniu wniosków urlopowych pracownika, ewentualnych zwolnień lekarskich, zaświadczeń o ukończonych kursach czy też szkoleniach. Uporządkowana dokumentacja kadrowa pozwala efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi w danej organizacji.

8. Lekceważenie roli działu HR w strukturze organizacji lub outsourcing kadr na zewnątrz firmy.

Skuteczni specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi poświęcają swój czas na zdobywanie wiedzy nie tylko o strukturze organizacji, w której pracują, oraz jej pracownikach, ale również o partnerach biznesowych danej organizacji, jej klientach oraz interesariuszach. Dzięki temu rozumieją oni szerszy kontekst środowiska, w jakim funkcjonuje ich organizacja i są w stanie zaproponować rozwiązania bardziej dopasowane do specyfiki danej sytuacji. Z perspektywy całej organizacji, outsourcing działu kadr na zewnątrz, nie zawsze może być dobrą decyzją.

9. Nieaktualny regulamin pracy

W interesie każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, leży posiadanie pisemnego regulaminu pracy, czyli zbioru zasad dla swoich pracowników. Wystarczy nawet kilka stron jasno opisujących akceptowalne i oczekiwane zachowania pracownicze, zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Ze względu na szybko zmieniające się przepisy prawa warto aktualizować regulamin pracy co dwa lata, a pracownicy powinni własnym podpisem poświadczyć zapoznanie się z jego aktualną treścią. Warto również zadbać o dodatkowe dokumenty, np. kodeks etyczny.

10. Brak udokumentowania kwestii wydajności pracy i niedokładne opisy stanowisk pracy.

Pisemne zasady oraz procedury operacyjne wyznaczają obszary i zasady realizacji pracy na danym stanowisku, na którym jest zatrudniony dany pracownik. W przypadku naruszenia tych zasad i procedur, konieczne jest jego rzetelne i dokładne udokumentowanie. W przyszłości może ono posłużyć np. jako dowód uzasadniający rozwiązanie umowy o pracę z danym pracownikiem z powodu niezadowalającej pracy. Gdy organizacja konsekwentnie prowadzi politykę dokumentowania kwestii związanych z wydajnością i jakością pracy, lepiej radzi sobie z potencjalnymi problemami prawnymi, np. pozwami od pracowników (lub byłych pracowników).

11. Lekceważenie szkoleń dla pracowników.

Poświęcenie czasu na szkolenie pracowników to cenna inwestycja w przyszłość każdej firmy. Uwzględniając szkolenie w procesie wdrażania nowych pracowników, organizacja prowadzi do ich większego zaangażowania oraz pomaga im zrozumieć jak najpełniej mogą oni wykorzystać swoje umiejętności i potencjał na korzyść firmy, w której pracują.

Ponadto pracodawcy, którzy inwestują w szkolenia swoich pracowników, otrzymują dodatkowe korzyści ze szkolenia: pracownicy, którzy czują, że są wartościowi i warto w nich inwestować, są w stanie zrobić więcej dla swojej organizacji.

12. Nieznajomość przepisów prawa

Niewłaściwe jest zatrudnienie na stanowisku specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi osoby, która nie posiada aktualnej wiedzy na temat obowiązujących przepisów z zakresu prawa pracy i BHP oraz przepisów mających zastosowanie w branży, w której działa dana organizacja. Menadżer ds. HR powinien również nieustannie swoją wiedzę aktualizować, wraz ze zmieniającymi się przepisami prawa, oraz dbać o dostęp do aktualnych baz i źródeł wiedzy w tym zakresie.

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.