Delegowanie obowiązków

Delegowanie obowiązków – sprawna działalność firmy tożsama jest z delegowaniem i kontrolowaniem wykonywanych obowiązków. Podział zadań jest konieczny, aby umożliwić ich realizację jednakowym czasie. W większości przypadków jedna lub kilka osób będzie wyznaczało zadania dla większej grupy ludzi. Wynika to z faktu, że jedna osoba – nawet mimo chęci – zazwyczaj nie jest w stanie sama wykonać wszystkich nałożonych na nią obowiązków. Szczególnie ma to miejsce w biznesach powiększających się, gdzie nawarstwiające się cele muszą być przekazane komuś innemu.

Niezawodna metoda określania jasnych i konkrentych celów – zasada SMART.

Delegowanie obowiązków i kontrola.

Przydatną metodą może się okazać zastosowanie zasady SMART. Polega ona na prawidłowym zdefiniowaniu stojących przed nami celów. S (specific) dotyczy znajomości celu, wyraźnego określenia go oraz dokładnej znajomości jego opisu wraz ze szczegółami. Wiedza do czego się dąży będzie rzutowała na kolejne punkty zasady SMART. M (measurable) odnosi się do mierzalności. Wszelkie podejmowane działania oraz postępy powinny być możliwe do zbadania, przeliczenia itp. To one pokażą, czy cel został zrealizowany. A (achievable) to osiągalność. Obejmuje ona odpowiednie narzędzia i środki, które są niezbędne, aby przeprowadzić proces do końca. Zaliczać się do nich będą: zasoby ludzkie, a więc pracownicy, ich wiedza i umiejętności, środki pieniężnie, odpowiednia ilość czasu potrzebna do wykonania wszystkich zadań, motywacja członków zespołu itd. R (relevant), czyli istotność. Cel musi być atrakcyjny dla jego wykonawców, aby ich motywacja była wystarczająco wysoka, by chcieli do niego dążyć i zrealizować go jak najlepiej. Może wywoływać on w pracowniku utożsamianie się oraz poczucie, że to, co robi jest ważne i ma sens. T (time-bound), a więc określenie w czasie. Wyznaczenie deadline’u to ważna zasada, dzięki której możliwe będzie rozłożenie pracy na części. Duże znaczenie ma wyczucie czasu oraz unikanie odkładania zadań na później, co może skutkować robieniem wszystkiego na ostatnią chwilę.

Korzyści ze stosowania zasady SMART w delegowaniu obowiązków i ich kontroli.

Choć często niedoceniana, zasada SMART okazuje się bardzo pomocna w delegowaniu i kontrolowaniu obowiązków. Jasno określone zadania i cele oraz pięcioelementowy tryb działania są proste do zapamiętania i niosą krótką i jednocześnie wartościową informację, dzięki czemu pracownicy nie powinni się gubić w kolejności i opisie działań oraz gwarantuje to zwiększenie skuteczności i efektywności pracy zespołu nad płynną realizacją powierzonych im obowiązków. Kontrolowanie odnosi się bezpośrednio do części M (measurable), czyli mierzalności. Sprawdzanie postępów i generowanie wyników to także kontrola i monitorowanie zadania oraz jego kierunku rozwoju.