Jak zwolnić pracownika w sposób profesjonalny i zgodny z obowiązującym prawem?

Zwolnienie pracownika czy to z jego winy, czy z powodów leżących po stronie pracodawcy nigdy nie jest przyjemne dla kierownika lub managera odpowiedzialnego za przekazanie tej informacji. Trzeba to zrobić w odpowiedni sposób, to znaczy ani emocjonalny ani pełen wyrzutów, a rzeczowy i zgodny z literą prawa. Istotne jest tu stosowanie się do zasad Kodeksu Pracy, ustawy o ochronie danych osobowych, a także Kodeksu Cywilnego w zakresie nie naruszania godności osobistej pracownika. Zatem, jak zwolnić pracownika w sposób profesjonalny, etyczny i zgodny z obowiązującym prawem pracy?

Zwolnienie pracownika a okres ochronny – czy i kiedy można zwolnić pracownika w okresie ochronnym?

Okres ochronny ciąża

Zanim pracodawca przystąpi do kwestii formalnych związanych ze zwolnieniem pracownika, musi sprawdzić czy nie obowiązuje go tak zwany okres ochronny. Czy można zwolnić pracownika w okresie ochronnym? W tym czasie pracownik nie może być zwolniony, chyba, że zajdzie ku temu poważna przyczyna w postaci zbiorowej redukcji zatrudnienia, czy braku akceptacji wypowiedzenia zmieniającego. Poważną przyczyną jest likwidacja działu firmy czy ogłoszenie upadłości.

Okres ochronny pracownika – kogo tak naprawdę dotyczy?

Okres ochronny dotyczy kobiet w ciąży i osób przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopu wychowawczego, urlopu lub absencji, a także ochrony przedemerytalnej. Osoba na urlopie macierzyńskim lub kobieta w ciąży może otrzymać wypowiedzenie zmieniające. Dotyczy ono zmiany warunków pracy i płacy po okresie wypowiedzenia. Może być to zatem obniżenie wysokości wynagrodzenia, zmiana rodzaju pracy, zmiana miejsca wykonywania pracy, czy redukcja etatu.

Pracownik ma czas do połowy okresu wypowiedzenia określonego na piśmie, w ramach wypowiedzenia zmieniającego, do przyjęcia lub odrzucenia nowych warunków, przy czym brak reakcji uznawany jest za ich akceptację. W przypadku odrzucenia warunków możliwe jest wypowiedzenie definitywne stosunku pracy. Oczywiście w czasie trwania urlopu pracownik jest chroniony przed zwolnieniem.

W przypadku osób w wieku przedemerytalnym, czyli na 4 lata przed uzyskaniem wieku emerytalnego, w sytuacji, gdy staż pracy uprawnia do uzyskania przez nie świadczenia wraz z wiekiem, możliwe jest zwolnienie w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy. Taka możliwość istnieje również w sytuacji, gdy pracownik uzyskał prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy.

Zwolnienie pracownika z wypowiedzeniem umowy o pracę

Umowa o pracę

W sytuacji, gdy likwidowane jest stanowisko pracy, czy następuje redukcja zatrudnienia, pracownik otrzymuje zwolnienie z wypowiedzeniem. Według Kodeksu Pracy minimalny okres wypowiedzenia może wynieść:

  • 2 tygodnie w przypadku osób zatrudnionych na czas nieokreślony do 6 miesięcy
  • 1 miesiąc – w przypadku zatrudnionych od co najmniej 6 miesięcy
  • 3 miesiące – gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 3 lata u pracodawcy

Oczywiście w sytuacji likwidacji lub upadłości pracodawcy, okres wypowiedzenia w przypadku najdłużej zatrudnionych może zostać skrócony do miesiąca, jednak wtedy pracownikowi przysługuje odszkodowanie za okres skróconego wypowiedzenia. Warto wiedzieć, że w czasie wypowiedzenia pracownik nie musi świadczyć pracy, jeśli tak wynika z porozumienia na piśmie obydwu stron.

Możliwość zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w czasie wypowiedzenia zapisana jest w Kodeksie Pracy. Dotyczy zwykle osób zajmujących ważne stanowiska, gdy pracodawca chce chronić poufne informacje. W przypadku osób świadczących pracę w okresie wypowiedzenia przysługują im ustawowo 2 lub 3 dni na poszukiwanie pracy w okresie wypowiedzenia. Dłuższe, trzydniowe zwolnienie na poszukiwanie pracy przysługuje osobom z trzymiesięcznym wypowiedzeniem.

Trzeba również zaznaczyć, że pracownik zachowuje za te dni prawo do wynagrodzenia. Okres wypowiedzenia zawsze kończy się w sobotę, w przypadku 2-tygodniowego wypowiedzenia bądź w ostatnim dniu miesiąca dla tych pracowników, których obowiązuje miesięczny lub trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Podobnie wygląda to w przypadku osób zatrudnionych na czas określony.

Zwolnienie pracownika na okresie próbnym.

Jak zwolnić pracownika, który jest na okresie próbnym? Tutaj okres wypowiedzenia jest znacznie krótszy. Dla zatrudnionych do tygodnia wynosi 3 dni, a dla osób będących na okresie próbnym od co najmniej 2 tygodni – tydzień. Jeśli okres próbny trwa co najmniej 3 miesiące to okres wypowiedzenia nie może być krótszy niż 2 tygodnie.

Zwolnienie bez wypowiedzenia

Chorobowe zwolnienie

Wbrew pozorom zwolnienie pracownika bez wypowiedzenia nie dotyczy jedynie ewidentnej winy pracownika, niedopełnienia obowiązków, złamania zasad bhp, czy popełnienia przestępstwa, ale również długotrwałej choroby. Jeśli chorobowe przedłuża się powyżej 182 dni, istnieje możliwość rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, jeśli pracownik nie otrzymał świadczenia rehabilitacyjnego.

Otrzymanie takiego świadczenia daje pracownikowi ochronę przed utratą zatrudnienia na kolejne 3 miesiące. Oczywiście jedną z najczęstszych przyczyn zwolnienia bez wypowiedzenia jest zwolnienie dyscyplinarne.

Zwolnienie dyscyplinarne

Tutaj po stronie pracodawcy jest udowodnienie, że pracownik rażąco naruszył regulamin i tym samym naraził pracodawcę na straty nie tylko materialne, ale również te dotyczące jego prestiżu. Na wręczenie pracownikowi zwolnienia bez wypowiedzenia pracodawca ma miesiąc od momentu, kiedy dowiedział się o rażących uchybieniach. W sytuacji, gdy pracownik popełni przestępstwo, np. będzie prowadził samochód służbowy w stanie nietrzeźwości pracodawca również ma miesiąc na zwolnienie dyscyplinarne, ale od momentu uprawomocnienia się wyroku.

Zwolnienie pracownika a kwestie formalne

kwestie formalne

Kiedy pracodawca sprawdzi czy pracownika nie obowiązuje okres ochronny może przejść do konsultacji związkowej, jeśli w przedsiębiorstwie działa organizacja związkowa. W tym celu wysyła do niej zapytanie odnośnie list pracowników podlegających jej ochronie. W sytuacji, gdy pracownik reprezentowany jest przez związek zawodowy, ma on 5 dni na wyrażenie opinii na temat wypowiedzenia umowy danemu pracownikowi.

Taka konsultacja jednak nie musi mieć wpływu na ostateczną decyzję pracodawcy. Wypowiedzenie o pracę musi być sporządzone na piśmie. W przypadku wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony pracodawca musi podać powód zwolnienia oraz koniecznie informację o możliwości odwołania do sądu pracy w ciągu 7 dni kalendarzowych. Niezbędne jest również przygotowanie świadectwa pracy, w którym powinien zostać wymieniony powód zwolnienia pracownika.

Wypowiedzenie powinno odbywać się przy obecności co najmniej dwóch osób, które mają uprawnienia do administrowania danymi pracownika i zobowiązane są do zachowania poufności. Zwolnienie można wręczyć pracownikowi, który pełni obowiązki. Niemożliwe jest zwolnienie osoby będącej na urlopie.

W jaki sposób zakomunikować pracownikowi, że umowa z nim zostaje rozwiązana? – rozmowa z pracownikiem.

Rozmowa z pracownikiem

Unikaj chwalenia i ubolewania nad zwolnieniem.

Poza kwestiami prawnymi bardzo istotne znaczenie mają kwestie etyczne, czyli zakomunikowanie pracownikowi wypowiedzenia umowy w odpowiedni sposób. Oczywiście, zarówno dla menedżera jak i pracownika, nigdy to nie jest sytuacja łatwa. Przede wszystkim, nie można jedynie chwalić pracownika i ubolewać nad tym, że jego zwolnienie będzie dużą stratą dla firmy, gdyż prowadzi to do jego dezorientacji.

Nie pouczaj i wytykaj błędów.

Błędem jest również ton mentorski i wytykanie błędów. Osoba odpowiedzialna za wręczenie wypowiedzenia powinna rzeczowo wskazać, co jest powodem zwolnienia bez uderzania w emocjonalny ton.

Wykaż troskę i zapewnij wsparcie.

Oczywiście zwalnianemu pracownikowi powinno zostać udzielone wsparcie. Może nim być oddelegowanie pracownika z działu HR, który pomoże znaleźć zwalnianemu ofertę odpowiadającą jego kwalifikacjom. To dobra praktyka w przypadku redukcji zatrudnienia spowodowanej koniecznością zmniejszenia kosztów po stronie pracodawcy. Pracodawca może wskazać również szkolenia, które pomogą znaleźć satysfakcjonujące zatrudnienie.

Dlaczego warto zadbać o jak najdłuższy termin wypowiedzenia?

Okres wypowiedzenia kalendarz

Bardzo istotna dla wszystkich zwalnianych pracowników jest kwestia nagłej utraty źródła utrzymania, dlatego rozwiązanie umowy z wypowiedzeniem dłuższym niż ustawowe 3 miesiące, w przypadku zatrudnionych co najmniej 3 lata, jest dobrą praktyką, jeśli firma może sobie na to pozwolić.

Daje to pracownikowi większy komfort szukania kolejnego zatrudnienia. Dotyczy to nie tylko kwestii wypowiedzenia definitywnego, ale również zmieniającego nie będącego jeszcze faktycznym zwolnieniem. Dłuższe terminy wypowiedzenia zwiększają zaufanie do pracodawców i stawiają ich w lepszym świetle na rynku pracy. Uzgodnienie korzystnych warunków przy zawieraniu umowy sprawia, że jej rozwiązanie jest dla pracownika mniej bolesne i mimo wszystko może czuć się doceniony.

Dodatkowe materiały

Jeśli artykuł Cię zainteresował, sprawdź powiązane materiały:


Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.

 
Jak zwolnić pracownika w sposób profesjonalny i zgodny z obowiązującym prawem?
5 (100%) 1 vote[s]