Jak prowadzić skuteczne negocjacje w biznesie?

Negocjacje w biznesie to jedne z najczęściej występujących negocjacji. Kiedy mówimy o negocjacjach, na ogół mamy na myśli właśnie negocjacje biznesowe często utożsamiane również jako negocjacje handlowe lub negocjacje zakupowe. Cechują się one kilkoma zasadami, których przestrzeganie powinno prowadzić do skutecznych rozwiązań.

Od czego zacząć przygotowanie do negocjacji biznesowych?

Przygotowanie do negocjacji biznesowych

Przede wszystkim, ważne jest aby poznać podstawową wiedzę na temat etapów negocjacji, tj.: przygotowania się, otwarcia rozmów, przedstawienia propozycji i kontraktu końcowego. Poniżej, prezentujemy cztery najważniejsze etapy, na które składają się typowe negocjacje biznesowe.

Etap I: Przygotuj się do konkretnej sytuacji biznesowej.

Przygotowanie do negocjacji obejmuje postawienie sobie najważniejszych pytań o przebieg negocjacji i problemy, jakie mogą się pojawić w trakcie ich trwania. Najlepiej zastosować do tego twórcze myślenie, które pomoże nam na tym etapie przygotowań oraz pomoże w doborze zespołu czy ewentualnych reprezentantów.

Etap II: Otwórz rozmowę, rozpoznaj intencje swojego partnera.

Następnie, podczas otwarcia rozmów, negocjator może wykorzystać swoje umiejętności komunikacyjne do krótkiej rozmowy oraz rozpoznania potrzeb kontrahenta i sprawdzenia skuteczności doboru własnej strategii.

Etap III: Przedstaw propozycje, stosuj ustępstwa, argumenty i kontrargumenty.

W kolejnej fazie dochodzi do dyskutowania propozycji i często jest to najbardziej istotna część negocjacji. Warto przyjrzeć się jak największej liczbie elementów, które dotyczą omawianych kwestii. Właśnie w tym etapie dochodzi do ustępstw i targowania propozycji, czasami do całkowitej ich zmiany.

Etap IV: Podsumuj i sformalizuj przeprowadzone negocjacje.

Ostatnią fazą jest kontrakt końcowy. Ten etap także obejmuje negocjowanie. Właściwa ,,bitwa’’ zakończyła się, nie znaczy to jednak, że możemy osiąść na laurach. Trzeba utrwalić wspólne rozwiązania w formie papierowej i przemyśleć całość kontraktu, ponieważ niedociągnięcia w ostatniej fazie mogą rzutować na produkt czy usługę, których rozmowy dotyczyły – błędy w umowach mogą skutkować nieprzyjemnymi i długotrwałymi konsekwencjami.

Jakie zasady negocjacji biznesowych, mogą być dla nas szczególnie wspierające?

Zasady negocjacji

Poniżej prezentujemy kilka najważniejszych zasad, których warto się trzymać podczas prowadzonych negocjacji biznesowych i handlowych.

Komunikuj ustępstwa z trudem i powoli.

Ustępstwa nie powinny pojawiać się na początku, tylko po jakimś czasie, powinniśmy ustępować z trudem i powoli, aby kontrahent docenił ich wagę. Ponadto doradza się, aby były niewielkie – liczy się sam fakt ustępstwa (które kontrahent powinien odwzajemnić). Najpierw ustępujmy w sprawach mało istotnych, dopiero później w tych najważniejszych, co więcej, bardzo duże znaczenie ma pierwsza wystosowana oferta, która stanowi bazę dla dalszych negocjacji.

Komunikuj coraz mniejsze ustępstwa (ustępstwa powinny maleć w czasie).

Wraz z rozwojem sytuacji ustępstwa powinny maleć, choć bywa i tak, że presja czasu pod koniec negocjacji sprawia, że nieoczekiwanie jedna ze stron wysuwa duże ustępstwo – często jest to sygnał, że to właśnie jej zależy bardziej na osiągnięciu porozumienia i na zakończeniu rozmów, dlatego starajmy się nie ulegać emocjom i nie oferować gwałtowniejszych ustępstw jako pierwsi.

Rozpoznaj potrzeby drugiej strony.

Duże znaczenie w negocjacjach biznesowych odgrywa rozpoznanie potrzeb kontrahenta oraz możliwych kompromisów, na jakie będzie w stanie przystać czy sytuacji, w jakiej się obecnie znajduje i która może mieć wpływ na przebieg rozmów. Kolejnym czynnikiem wartym opanowania będzie kontrolowanie własnej mowy ciała oraz umiejętność jej odczytania w przypadku partnera rozmów.

Uważaj na różne manipulacje w negocjacjach biznesowych.

Podczas negocjacji w biznesie niejednokrotnie dochodzi do manipulacji, szczególnie otoczeniem. Jedną z nich jest tworzenie niekomfortowych warunków w miejscu rozmów, np. użycie niewygodnych krzeseł, wybranie zbyt małego pomieszczenia, gdzie brakuje przestrzeni dla zespołu kontrahenta lub miejsca narażonego na hałas, który w perspektywie kilku godzin prowadzenia negocjacji może być bardzo przytłaczający.

Niekiedy zachodzi też manipulacja pod postacią zapraszania do własnej firmy – na swoim terenie każdy czuje się bezpieczniej. Nie zawsze jest to celowe, czasami nie ma możliwości wyboru innego miejsca. Z drugiej strony, kontrahent, który jest zapraszany, może wykorzystać fakt, że jego rozmówca prawdopodobnie będzie skłonny do podejmowania nieco bardziej ryzykownych decyzji ze względu na odczuwane bezpieczeństwo, dlatego strona zaproszona nie zawsze musi być w niekorzystnej sytuacji.

Szanuj swojego partnera i jego czas, unikaj manipulacji.

Kolejną częstą manipulacją jest nieszanowanie czasu partnera i przeciąganie negocjacji, spóźnianie się na rozmowy, odwoływanie ich po kilka razy lub tuż przed spotkaniem. Działaniem z tego kręgu jest również wyznaczanie terminu negocjacji w niedogodnym dla partnera okresie, np. kiedy trwa czas wzmożonej produkcji, czas rozliczeń itp. Sprawia to, że presja działa na korzyść strony mocniejszej, skłaniając tą słabszą do ustępstw. Istnieje jednak przychylna dla obu stron manipulacja czasem, na przykład zarządzanie przerw na posiłek czy kawę, co pozwala uspokoić emocje i ochłonąć.

Należy wystrzegać się stosowania gróźb i manipulacji, gdyż tracimy w ten sposób zaufanie kontrahenta. Lepsze w takim wypadku będzie zastosowanie ostrzeżenia, dla którego posiadamy rzeczowe argumenty, które umiemy w zrozumiały sposób przedstawić.

Jakie modele i style negocjacji w biznesie warto znać i stosować?

Negocjacje win win

Negocjacje w biznesie to bardzo obszerny temat w różnego rodzaju modele, taktyki, triki i techniki negocjacyjne. Wśród nich, jest kilka które warto znać i posiadać wiedzę w ich zakresie.

Popularny model win-win

Jednym z popularnych i dobrze znanych modeli prowadzenia negocjacji jest zastosowanie harwardzkiego modelu negocjacji, inaczej negocjacji win-win. Technika zakłada wzajemny szacunek uczestników rozmów oraz ich współpracę, jako klucz do wygranej. Model ten przeciwstawia się tradycyjnemu podejściu, w którym – zgodnie z teorią gier o sumie zerowej – negocjacje zawsze kończą się sytuacją przegrany-wygrany.

Model ten czerpie ze strategii negocjacyjnych, ponieważ realizuje strategię dużej troski o interes własny oraz takiej samej o interes partnera, a więc negocjatorowi zależy nie tylko na własnych interesach, ale i na zadowoleniu partnera rozmów, z którym przyszło mu pracować. Obranie takiej właśnie strategii, zwłaszcza w kontekście negocjacji w biznesie świetnie sprawdza się przy współpracy długoterminowej, podczas której rywalizacja byłaby gwoździem do trumny wzajemnego porozumienia.

Styl aktywność-współpraca

Zarówno harwardzki model negocjacji (win-win) oraz strategia współpracy związane są ze stylem negocjacyjnym aktywność-współpraca, w którym to negocjatorzy wykazują się czynnym uczestnictwem w rozmowach, analizą problemów i propozycji oraz zwracaniem uwagi na szczegóły propozycji. Styl ten charakteryzuje się również unikaniem emocjonalnych argumentów oraz niepoddawaniem się własnym emocjom, które przecież pojawiają się podczas każdych negocjacji.

Krótkie podsumowanie artykułu.

Mamy nadzieję, że tym artykułem przybliżyliśmy temat skutecznych negocjacji w biznesie. Jeśli temat jest dla Was interesujący, odsyłamy do dalszej lektury i artykułu na temat ciekawych technik negocjacyjnych oraz artykułu na temat BATNA w negocjacjach.

Interesują Cię negocjacje w biznesie?
Sprawdź nasze autorskie Szkolenie z negocjacji

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.

Jak prowadzić skuteczne negocjacje w biznesie?