Nie daj się pożreć… czyli pożeracze czasu w pracy

Benjamin Franklin mawiał, że czas to pieniądz. Prawda jest jednak bolesna, gdyż czas to przede wszystkim nasze życie. Najbardziej bolesne jest to, że czas jest zasobem nieodnawialnym. Gdy minie, już nigdy go nie odzyskasz. A jakże często mamy poczucie, że przecieka nam między palcami.

Dobrze wykorzystany czas?

Zegarek

Według badań przeprowadzonych przez McKinsey Global Institute w 2012 roku, pracownicy wiedzy* spędzają 28% swojego czasu przeglądając swoją pocztę mailową. Przeliczając procenty na konkretny czas, pracownik spędza prawie 1,5 dnia tygodniowo na przeglądaniu poczty!

*Pracownicy wiedzy specjaliści, których podstawowym zadaniem jest poszukiwanie, wymiana, łączenie i wykorzystanie wiedzy wewnątrz organizacji i poza jej granicami.

Jestem śledzony!

Większość ludzi zdaje sobie sprawę, że największym pożeraczem czasu jest Internet – może nas pochłonąć na długie godziny. Można powiedzieć, że jest to oczywisty pożeracz, z którym możemy bardzo prosto sobie poradzić. Na rynku dostępnych jest mnóstwo aplikacji do śledzenia naszej aktywności na komputerze czy smartfonie. Aplikacje te mogą także blokować dostęp do Facebooka, czy innych wybranych stron internetowych. Tylko czy sama blokada wystarczy? Czy rzeczywiście tylko Internet, strony internetowe i dzwoniący telefon pochłaniają nasz czas?

Hen przed siebie – bez planu i celu

– Czy nie mógłby mnie pan poinformować, którędy powinnam pójść?
– To zależy w dużej mierze od tego, dokąd pragnęłabyś dojść – odparł Kot – Dziwak.
– Właściwie wszystko mi jedno.
– W takim razie wszystko jedno, którędy pójdziesz.
– Chciałabym tylko dostać się dokądś – dodała Alicja w formie wyjaśnienia.
– Ach, na pewno się tam dostaniesz, jeśli tylko będziesz szła dość długo.

To mój ulubiony cytat z Alicji w Krainie Czarów. Niestety wiele osób właśnie chce się dostać dokądś i ciągle idzie, powodując że czas płynie a celu nie widać na horyzoncie. Celu nie widać, gdyż te osoby nie wiedzą jaki to cel! Brak celu bądź niejasno sformułowany cel powoduje, że nie wiemy jakie działania mamy podjąć aby go osiągnąć, a to marnuje nasz czas. Każde zadanie, którym się zajmujemy jest naszym małym celem, który pozwoli zrealizować większy. Dlatego warto ustalić co nim jest.

Chcesz być śledzony? Zainstaluj jedną z poniższych aplikacji.

  • AntiSocial AntiSocial – podsumowuje ilość minut, spędzonych w każdej z zainstalowanych na telefonie aplikacji
  • Forest Forest– sadząc drzewa uczymy się koncentracji na konkretnym zadaniu, uruchomienie aplikacji blokuje możliwość używania innych
  • RescueTime Rescue Time– aplikacja monitorująca pracę komputera
  • Nozbe Nozbe– nie będzie Cie śledzić, ale pozwoli Ci sprawniej zarzadzać zadaniami

Planowanie też zjada czas

planowanie czasu

Planowanie to kolejny pożeracz, na którego nie zwracamy uwagi, a on dyskretnie nam go zabiera. Bardzo często planujemy zbyt dużą ilość zadań do wykonania. Znam osoby, które robią listy zadań zawierające 40 pozycji! Teoria mówi o planowaniu maksymalnie 60% czasu jaki przeznaczamy na pracę. Jednak dostosuj tę metodę do siebie, zastanów się ile czasu możesz zaplanować, a ile powinieneś zostawić na niespodziewane zadania czy sytuacje. Planując pamiętaj również o charakterze swojej pracy – w jakich godzinach kontaktują się z Tobą klienci, kiedy możesz w spokoju w biurze się skupić, o jakiej porze dnia będzie Ci najlepiej wykonać dane zadanie. Dopiero potem zacznij planować.

Z planowaniem wiąże się także wyznaczanie priorytetów. I znowu, teoria mówi o maksymalnie 3 priorytetach na dany dzień. Jednak zastanów się, ile kluczowych zadań jesteś w stanie zrealizować w ciągu danego dnia. Może to będą cztery, a może jedno? Pamiętaj, że priorytet to zadanie, które jest bardzo ważne i od jego realizacji wiele zależy! Dlatego dobrze się zastanów co nim jest, a następnie trzymaj się planu. Często z różnych powodów (najczęściej braku motywacji) odkładamy zadania, które były naszymi priorytetami, po to aby zająć się sprawami z pozoru ważnymi.

Zjeść swój własny ogon – sam siebie pożeram

nawyki

„Żeby mi się tak chciało jak mi się nie chce…” – to chyba najczęściej słyszany tekst w poniedziałkowe poranki. Dość długo panował trend związany z motywowaniem się i odnajdywaniem w sobie ukrytych mocy, które pozwolą nam się zmobilizować do działania. Na szczęście teraz coraz bardziej docenia się samodyscyplinę oraz pracę z nawykami jako sposób na to, aby utrzymać chęć i motywację do pracy. Systematyczna praca oparta o nawyki pozwoli nam realizować zadania mimo przeciwności losu jakim jest poniedziałkowy poranek czy inne sytuacje.

Jednym z bardzo dobrych sposobów na wyrobienie nawyku jest wyznaczanie sobie nagród. Np. zaraz po tym jak odpiszę na wszystkie maile, pójdę sobie zrobić pyszną kawę. Oczywiście należy pamiętać, aby nagroda była korzystna i adekwatna do zadania które wykonamy. Siedzenie przez godzinę na Facebooku jako nagroda za uporanie się z mailami będzie mało efektywna.

Innym sposobem jest stworzenie rytuału, który będzie nas informował o tym, że właśnie rozpoczynamy pracę i należy się skupić. Dla mnie takim sygnałem do skupienia się (niezależnie od motywacji) jest włączenie muzyki relaksacyjnej do pracy. Mój umysł po usłyszeniu tej melodii automatycznie przełącza się w stan koncentracji i pozwala mi się sprawnie uporać z danym zadaniem. Wypracowanie takiego nawyku zajęło mi ok. 2 tygodnie. W tym czasie podczas pracy słuchałam ciągle tego samego utworu.

Jak się nie dać pożreć?

Oczywiście, nie są to wszystkie pożeracze, z którymi możemy się spotkać. Warto mieć świadomość, jakie złodzieje czasu nas dotyczą, a następnie przygotować strategię walki z nimi. Bo szkoda byłoby dać się pożreć 😉

Pożeracze czasu – co możesz zrobić?

Znikający czas – kiedy masz poczucie że nic nie zrobiłeś przez cały dzień

– zainstaluj aplikację, która pozwoli rejestrować Twoje działania
– co 30 minut zapisuj w notesie czym się zajmujesz

Zbyt długa lista zadań

– planuj racjonalnie, pomyśl jaką część czasu pracy możesz zaplanować, a ile zostawić na niespodziewane sytuacje
– zastanów się ile priorytetów w ciągu dnia możesz zrealizować i trzymaj się planu

Niska motywacja

– pracuj nad samodyscypliną
– stwórz rytuał, który pozwoli Ci się lepiej koncentrować

Odkładanie zadań

– sprawdź czy zadanie ma jasny cel i wiesz co należy zrobić

– spróbuj podzielić zadanie na mniejsze, będzie Ci łatwiej realizować kilka małych zadań niż jedno duże i trudne

Bałagan na biurku i w dokumentach

– trzymaj porządek, pomyśl ile czasu tracisz na szukanie potrzebnych narzędzi i dokumentów

Brak umiejętności powiedzenia „nie”

-bądź asertywny, naucz się jasno mówić gdzie leży Twoja granica


Autorem artykułu jest Beata Niedzballa
PSYCHOLOG, AKREDYTOWANY COACH ACC ICF, TRENER BIZNESU

Więcej o autorze dowiesz się pod tym linkiem.
Więcej na temat technik zarządzania czasem, dowiesz się na szkoleniu z zarządzania czasem


Sprawdź pozostałe artykuły na temat zarządzania czasem w naszej bazie wiedzy:


Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.

Nie daj się pożreć… czyli pożeracze czasu w pracy
5 (100%) 5 votes