Nie daj się pożreć… czyli pożeracze czasu w pracy

Benjamin Franklin mawiał, że czas to pieniądz. Prawda jest jednak bolesna, gdyż czas to przede wszystkim nasze życie. Najbardziej bolesne jest to, że czas jest zasobem nieodnawialnym. Gdy minie, już nigdy go nie odzyskasz. A jakże często mamy poczucie, że przecieka nam między palcami.

Dobrze wykorzystany czas?

Według badań przeprowadzonych przez McKinsey Global Institute w 2012 roku, pracownicy wiedzy* spędzają 28% swojego czasu przeglądając swoją pocztę mailową. Przeliczając procenty na konkretny czas, pracownik spędza prawie 1,5 dnia tygodniowo na przeglądaniu poczty!

*Pracownicy wiedzy specjaliści, których podstawowym zadaniem jest poszukiwanie, wymiana, łączenie i wykorzystanie wiedzy wewnątrz organizacji i poza jej granicami.

Jestem śledzony!

Planowanie też zjada czas

Planowanie to kolejny pożeracz, na którego nie zwracamy uwagi, a on dyskretnie nam go zabiera. Bardzo często planujemy zbyt dużą ilość zadań do wykonania. Znam osoby, które robią listy zadań zawierające 40 pozycji! Teoria mówi o planowaniu maksymalnie 60% czasu jaki przeznaczamy na pracę. Jednak dostosuj tę metodę do siebie, zastanów się ile czasu możesz zaplanować, a ile powinieneś zostawić na niespodziewane zadania czy sytuacje. Planując pamiętaj również o charakterze swojej pracy – w jakich godzinach kontaktują się z Tobą klienci, kiedy możesz w spokoju w biurze się skupić, o jakiej porze dnia będzie Ci najlepiej wykonać dane zadanie. Dopiero potem zacznij planować.

Z planowaniem wiąże się także wyznaczanie priorytetów. I znowu, teoria mówi o maksymalnie 3 priorytetach na dany dzień. Jednak zastanów się, ile kluczowych zadań jesteś w stanie zrealizować w ciągu danego dnia. Może to będą cztery, a może jedno? Pamiętaj, że priorytet to zadanie, które jest bardzo ważne i od jego realizacji wiele zależy! Dlatego dobrze się zastanów co nim jest, a następnie trzymaj się planu. Często z różnych powodów (najczęściej braku motywacji) odkładamy zadania, które były naszymi priorytetami, po to aby zająć się sprawami z pozoru ważnymi.

Zjeść swój własny ogon – sam siebie pożeram

„Żeby mi się tak chciało jak mi się nie chce…” – to chyba najczęściej słyszany tekst w poniedziałkowe poranki. Dość długo panował trend związany z motywowaniem się i odnajdywaniem w sobie ukrytych mocy, które pozwolą nam się zmobilizować do działania. Na szczęście teraz coraz bardziej docenia się samodyscyplinę oraz pracę z nawykami jako sposób na to, aby utrzymać chęć i motywację do pracy. Systematyczna praca oparta o nawyki pozwoli nam realizować zadania mimo przeciwności losu jakim jest poniedziałkowy poranek czy inne sytuacje.

Jednym z bardzo dobrych sposobów na wyrobienie nawyku jest wyznaczanie sobie nagród. Np. zaraz po tym jak odpiszę na wszystkie maile, pójdę sobie zrobić pyszną kawę. Oczywiście należy pamiętać, aby nagroda była korzystna i adekwatna do zadania które wykonamy. Siedzenie przez godzinę na Facebooku jako nagroda za uporanie się z mailami będzie mało efektywna.

Innym sposobem jest stworzenie rytuału, który będzie nas informował o tym, że właśnie rozpoczynamy pracę i należy się skupić. Dla mnie takim sygnałem do skupienia się (niezależnie od motywacji) jest włączenie muzyki relaksacyjnej do pracy. Mój umysł po usłyszeniu tej melodii automatycznie przełącza się w stan koncentracji i pozwala mi się sprawnie uporać z danym zadaniem. Wypracowanie takiego nawyku zajęło mi ok. 2 tygodnie. W tym czasie podczas pracy słuchałam ciągle tego samego utworu.

Jak się nie dać pożreć?

Oczywiście, nie są to wszystkie pożeracze, z którymi możemy się spotkać. Warto mieć świadomość, jakie złodzieje czasu nas dotyczą, a następnie przygotować strategię walki z nimi. Bo szkoda byłoby dać się pożreć 😉

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.