Jak zatrudnić pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Umowa o pracę – dokument nawiązania stosunku pracy

Nawiązanie stosunku pracy to zobowiązanie się pracownika do wykonywania obowiązków na stanowisku szczegółowo określonym w zawartej umowie. Praca jest świadczona przez pracownika na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Jest on zobowiązany do wypłacania zatrudnionemu pracownikowi wynagrodzenia w wysokości określonej w umowie o pracę.

Regulacje związane z nawiązaniem stosunku pracy określa obowiązujący kodeks pracy. Znajdują się w nim zagadnienia związane z czasem pracy, wynagrodzeniem oraz urlopami. Ponadto reguluje on kwestie dotyczące ochrony zdrowia oraz obowiązujące zasady BHP. Obowiązki związane z zatrudnianiem wynikają też Kodeksu Cywilnego, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W obowiązującym kodeksie pracy wyszczególnione są dwa rodzaje umów o pracę. Wyróżnia się umowy: terminowe oraz bezterminowe, czyli podpisane na czas nieokreślony.

Do umów terminowych zalicza się te, które zostały zawarte:

• – na czas określony
• – na okres próbny
• – oraz na zastępstwo

Umowy terminowe mają zawsze określony termin zakończenia świadczenia pracy. W przypadku zawarcia umowy na zastępstwo zatrudniony pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy do czasu powrotu do pracy zastępowanej osoby. Poszczególne umowy o pracę mogą być poprzedzone umową na okres próbny, który nie może przekroczyć trzech miesięcy.

Umowę o pracę powinna być zawsze zawarta na piśmie. Musi ona być podpisana przed rozpoczęciem świadczenia pracy. Dokument ten szczegółowo określa:

• strony umowy
• rodzaj umowy
• datę zawarcia umowy
• warunki pracy oraz płacy
• wymiar czasu pracy
• termin rozpoczęcia pracy

Pracodawca posiadający niedużą firmę i rozliczający się na zasadzie karty podatkowej nie może zawierać umów o dzieło oraz zlecenie. Taki przedsiębiorca może tylko i wyłącznie dokonać zatrudnienia pracownika w oparciu o umowę o pracę. W tym przypadku obowiązuje też limit zatrudnienia. Taki pracodawca może zatrudnić, co najwyżej pięciu pracowników, a w określonych rodzajach działalności limit zatrudnienia wynosi do trzech osób.

Jakie dane osobowe powinien udostępnić pracownik pracodawcy?

Każdy pracodawca przed sporządzeniem umowy o pracę ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania niezbędnych danych osobowych. W tym celu niezbędne jest podanie przez przyszłego pracownika:

• imienia i nazwiska
• imion rodziców
• daty urodzenia
• miejsca zamieszkania oraz adresu do korespondencji
• informacji o wykształceniu oraz dotychczasowym przebiegu zatrudnienia

Osoba ubiegająca się o dane stanowisko poza danymi zawartymi w wypełnionym kwestionariuszu osobowym powinna również przedstawić pracodawcy:

• dotychczasowe świadectwa pracy, dyplomy oraz dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje i poszczególne osiągnięcia zawodowe
• imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci

Jest to konieczny warunek do tego, aby pracownik mógł korzystać z uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Niezbędne jest również podanie numeru PESEL.

W związku z obowiązującym RODO pracodawca ma obowiązek chronić dane osobowe, aby nie znalazły się one w rękach osób trzecich. Każdy pracownik musi posiadać w miejscu pracy teczkę akt osobowych. Coraz częściej jest ona prowadzona elektronicznie.

Podpisanie umowy, a obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS

Każdy pracodawca zatrudniający pracownika musi zgłosić go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek ten musi on spełnić w terminie do siedmiu dni od daty nawiązania stosunku pracy. Przedsiębiorca musi zgłosić nowo zatrudnionego pracownika do:

• ubezpieczenia społecznego – a więc emerytalnego, rentowego, chorobowego oraz wypadkowego
• ubezpieczenia zdrowotnego
• Funduszu Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Czynność tą dokonuje się na specjalnym formularzu ZUS ZUA. Obowiązuje zasada, że jeśli podpisana umowa zlecenie stanowi dla pracownika jedyne zatrudnienie, wówczas podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS.

Obowiązki pracodawcy zawiązane z odprowadzaniem podatku dochodowego

Pracodawca, który zdecydował się na zatrudnienie pracownika ma bezwzględny obowiązek ewidencjonować oraz rozliczać wszystkie wypłacane pracownikowi wynagrodzenia.

Ponadto spoczywa na nim obowiązek comiesięcznego naliczania oraz odprowadzania podatku od dochodów pracowników. Czynność ta musi być również dokonywana wobec pracowników z którymi pracodawca zawarł umowę cywilnoprawną, a więc zlecenie czy o dzieło.

Zatrudnienie pracownika, a szkolenie z BHP

Szkolenia BHP nie są wymagane w przypadku podpisania umowy cywilnoprawnej, a więc umowy o dzieło i zlecenie. W pozostałych przypadkach na pracodawca zobowiązany do prowadzenia cyklicznych szkoleń z zakresu BHP. Każdy przyszły pracownik przed dopuszczeniem go do pracy musi odbyć szkolenie wstępne oraz szkolenie stanowiskowe.

Szkolenia nie jest wymagane, gdy pracownik podpisuje kolejną umowę o pracę na tym samym stanowisku z tym samym pracodawcą. Niemniej przerwa pomiędzy poszczególnymi umowami nie może przekroczyć trzydzieści dni. Przeszkolenie pracownika z zakresu BHP potwierdza specjalny dokument. Za instruktaż ogólny odpowiada zawsze specjalista ds. BHP, natomiast za stanowiskowy bezpośredni przełożony.

Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie takiego szkolenia musi dokładnie i rzetelnie omówić z pracownikiem kwestie dotyczące warunków pracy. Należy zawsze zwrócić uwagę na elementy wpływające na bezpieczeństwo pracy tj: oświetlenie, temperatura, wentylacja, wykorzystywane urządzenia i narzędzia. Istotna jest również właściwa pozycja pracownika podczas wykonywania poszczególnych zadań.

Podczas szkolenia konieczne jest szczegółowe omówienie organizacji procesu pracy oraz zagrożeń które mogą wystąpić podczas wykonywania pracy. Na etapie szkolenia nowy pracownik powinien zostać dopuszczony do próbnego wykonywania poszczególnych czynności pod kontrolą bezpośredniego przełożonego. Natomiast dalsza samodzielna praca powinna odbywać się pod ogólnym nadzorem.

Zatrudnienie pracownika, a konieczność przeprowadzenia badań lekarskich

Zgodnie z postanowieniami Kodeksu Pracy pracodawca nie może dopuścić do pracy takiego pracownika, który to nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego. Dokument ten stwierdza brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Przed podpisaniem umowy na pracodawcy spoczywa obowiązek wydania druku skierowania, z którym przyszły pracownik udaje się do lekarza medycyny pracy. Jak wynika z art. 229 Kodeksu Pracy badania te są zawsze wykonywane na koszt pracodawcy.

Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wysyłania pracownika na badania lekarskie, jeśli podpisuje z nim kolejną umowę o pracę. Niemniej umowa ta musi być zawarta w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.

Adaptacja pracownika w nowym miejscu pracy

Z psychosocjologicznego punktu widzenia adaptacja polega na przystosowaniu się człowieka do funkcjonowania w nowych warunków oraz w dotąd nieznanym środowisku. Wprowadzenie nowej osoby do firmy polega na zapoznaniu jej z panującymi w niej zasadami oraz pozostałymi pracownikami. Nowego pracownika należy też odpowiednio wdrożyć do wykonywania poszczególnych zadań. Czas trwania tego procesu jest różny. W dużej mierze jest on uzależniony dotychczasowego doświadczenia zawodowego oraz rodzaju świadczonej pracy. Zazwyczaj bywa tak, że im praca jest mniej skomplikowana, tym proces adaptacji jest znacznie krótszy.

Nadrzędnym celem adaptacji jest szybkie i bezkonfliktowe włączenie nowego pracownika do organizacji. Działania takie prowadzą bowiem do osiągnięcia przez pracownika wyznaczonych norm wydajności i efektywności w pracy.

Zadania, obowiązki oraz przygotowanie stanowiska pracy dla nowego pracownika

Wśród ważnych zadań spoczywających na pracodawcy można wymienić szczegółowe zapoznanie nowego pracownika z obowiązkami oraz przygotowanie mu odpowiedniego stanowiska pracy. Gdy pracownik przejmuje obowiązki poprzedniego, wówczas pracodawca musi zapewnić mu dostęp do dokumentów poprzednika.

Następnym niezwykle istotnym krokiem jest przygotowanie dla nowego pracownika odpowiedniego miejsca pracy. Należy je wyposażyć w niezbędne materiały biurowe czy narzędzia przy pomocy których będzie wykonywał zlecone przez szefa czynności.

Podczas pierwszych dni nowy pracownik powinien mieć wyznaczonego opiekuna, który pomoże mu w trudnych sytuacjach oraz wdroży go do pracy. Wszelkie pojawiające się błędy powinny być zawsze korygowane na bieżąco.Natomiast po około tygodniu pracy każdy szef powinien dokonać pierwszej oceny pracownika. Jest to odpowiedni czas, aby przedyskutować jeszcze niejasne dla pracownika kwestie dotyczące sposobu wykonywania swych obowiązków. Podczas oceny pracodawca powinien wrócić do zakresu obowiązków oraz dokonać podsumowania dotychczasowej pracy. Ponadto przełożony powinien zapytać pracownika co jest dla niego jeszcze zrozumiałe i co wymaga objaśnienia.

Obserwowanie nowego pracownika w pierwszych tygodniach pozwala na szybsze wyeliminowanie ewentualnych błędów i jego większą samodzielność i wydajność.

Gdzie szukać nowych pracowników?

Znalezienie dobrego pracownika często okazuje się niełatwym oraz bardzo czasochłonnym procesem. Aby zadanie to nie było mozolne i długotrwałe, warto wykorzystać sprawdzone sposoby.

Podczas rekrutacji można wykorzystać zarówno kanał online jak i tradycyjne metody. Obecnie pracowników warto szukać na internetowych portalach, w ogłoszeniach prasowych oraz w urzędach pracy. Ponadto można skorzystać z pomocy firmy doradczych i rekrutacyjnych oraz sprawdzonych agencjach pracy. Wielu pracodawców coraz częściej poszukuje nowych pracowników poprzez znajomych oraz rodzinę swych pracowników.

Jeśli artykuł na temat tego jak zatrudnić pracownika Cię zainteresował, sprawdź powiązane materiały:

• Szkolenia a podatek VAT – czy szkolenia są zwolnione z VAT? – przeczytaj artykuł
• Jak założyć firmę przez internet? – przeczytaj artykuł
• Zanim zainwestujesz w szkolenia, przeczytaj! – przeczytaj artykuł

---

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.