Aplikacja do zarządzania projektami – Nozbe

Są wśród nas z pewnością osoby, które cenią sobie prostotę i minimalizm. Nie lubią, kiedy w aplikacji jest zbyt wiele elementów i opcji, które mogą rozkojarzyć i zniechęcić do pracy. Przy zarządzaniu zadaniami ważna jest koncentracja i skupienie, by sprawnie i konkretnie je rozplanować i mieć na uwadze ich proces realizacji.

Nozbe, to aplikacja do zarządzania projektami, która oferuje sporo narzędzi, jednak skupia się tylko na tych znaczących, nie zasypując nas niepotrzebnymi. Aplikacja wydana została w 2007r przez Polaka i obecnego CEO firmy – Michała Śliwińskiego, pasjonata produktywności. To właśnie z jego inicjatywy narodził się pomysł na Nozbe. Jak opisuje na firmowym blogu:

„Wszystko zaczęło się w 2005r., kiedy pracowałem jako konsultant marketingu i naprawdę potrzebowałem narzędzia, które pomogłoby mi ogarnąć wszystkie zobowiązania i lepiej się zorganizować.”

Mocny rozwój aplikacji do zarządzania projektami nastąpił w 2008r, wówczas firma zatrudniała więcej pracowników i umacniała jakość narzędzia, wprowadzając nową ofertę stworzoną pod kątem produktywności w zespole. Dziś z narzędzia korzystają użytkownicy z całego świata oraz firmy i instytucje z różnych branż, np.: firmy prawnicze, przedsiębiorstwa budowlane, czy też szkoły.

Aktualnie aplikacja posiada cztery, dostosowane do różnych grup odbiorców, plany. Plan Solo dla osób, które wolą pracować nad projektami samodzielnie lub chcą wykorzystać narzędzie do niewielkich zadań z życia prywatnego. Plan Duo, wspomagający pracę dwóch osób, rozbudowany o opcję współdzielenia nieograniczonej liczby projektów i możliwość komunikowania się poprzez komentarze – wg. firmy, „to rozwiązanie bije e-mail na głowę!”.

Dla małych firm lub zespołów projektowych przygotowano formułę Small Business dla 4, 6 i 8 osób. Korzystny finansowo, by rozłożyć koszty i zachęcić małe grupy do przystępnej komunikacji poprzez komentarze i wzbogacić je o narzędzie do skutecznego zarządzania i planowania zadań.

Z kolei z myślą o rozwijających się firmach i instytucjach, stworzono plan Business oferujący współdzielenie projektów z nieograniczoną liczbą członków zespołu. Do tego planu firma oferuje również dedykowanego opiekuna konta, który sprawnie udzieli pomocy we wdrożeniu narzędzia w zespole oraz bezpłatne szkolenie z jego obsługi.

Jak działa sama aplikacja?

Znaczna część użytkowników chwali Nozbe za minimalistyczny wygląd i prostotę działania – jest to pozornie proste narzędzie, które jednak zgłębia spore możliwości. Należy również wspomnieć, że Nozbe działa na zasadach Getting Things Done – czyli metodzie, opracowanej przez Davida Allena, polegającej z założenia na zwolnieniu z pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach, jednocześnie umożliwiając zwiększenie produktywności w pracy i życiu prywatnym. Według Davida Allena, kluczowymi elementami w zarządzaniu czasem i zadaniami są kontrola i perspektywa. Kontrolę nad zadaniami zapewni proces metody GTD, a perspektywa pozwala na ujęcie bieżących zadań w kontekście szczęściu poziomów: bieżące zadania, bieżące projekty, obszary odpowiedzialności, cele roczne, wizja na 5 lat oraz całe życie.

Uruchamiając program Nozbe jako pierwszą zobaczymy listę priorytetów – czyli zadań, którym ustawiliśmy datę wykonania na dzisiejszą, bądź którym nadaliśmy wysoki priorytet realizacji. Są to pozycję, które powinniśmy koniecznie dziś wykonać. Idąc dalej, przechodzimy do „skrzynki spraw”, czyli miejsca gdzie tworzymy nowe zadania lub, ponieważ aplikacja współpracuje z programami do zarządzania pocztą, mamy możliwość wyeksportowania maila jako zadanie prosto do Nozbe i tam odpowiednio spersonalizować pozostałe szczegóły, takie jak: termin realizacji, możemy nadać wspomniany wcześniej priorytet, opis, dodać załączniki, ustalić potrzebny na wykonanie zadania czas, ustawić powtarzalność i przypisać do odpowiedniej kategorii czy przenieść zadanie ze „skrzynki spraw” do odpowiedniego katalogu – pełniącego funkcję projektu. Dodając konkretny termin zadania, a następnie przenosząc do dowolnego projektu, kiedy nadejdzie ustalony dzień – zadanie trafi automatycznie do zakładki „priorytety”, co nie pozwoli nam zapomnieć o realizacji tego zadania.

Pracując we współpracy z innymi członkami zespołu, możemy delegować zadania między sobą oraz komunikować się i ustalać szczegóły, czy też proponować zmiany w projekcie/zadaniu po przez komentarze, co rzeczywiście może lepiej funkcjonować niż poczta e-mail. Cała metoda zarządzania zadaniami w Nozbe, znów nawiązując do metody GTD, polega na tworzeniu i kolekcjonowaniu zadań, analizowaniu i planowaniu, okresowym przeglądzie – bo być może za parę dni dodane zadanie okaże się nieaktualne i będzie trzeba je usunąć lub zmienić jego termin bądź przenieść do innego projektu na dalszy plan oraz co najważniejsze, pomaga skupić się na realizacji zadań w zakładce priorytety. Nie wygląda to skomplikowanie i tak miało być! Aplikacja Nozbe spełnia swoje zadanie, wspomagając produktywność jednej osoby, ale również dużych zespołów projektowych, by wszyscy w prosty sposób mieli możliwość klarownego rozplanowania, rozpisania i osiągania wyznaczonych celów, doprowadzając projekty do końca bądź realizując konkretne zadania.