Jak napisać ofertę handlową?

Oferta handlowa – wzór i przykłady dobryk praktyk

Personalizacja oferty

Już na samym początku oferta handlowa powinna przyciągać uwagę swoją unikalnością. Niezależnie od branży i rodzaju produktów, warto zadbać o personalizację oferty. Oczywiście, warto korzystać z wcześniej przygotowanych wzorów lub szablonów, natomiast dodanie logotypu klienta lub danych personalnych osoby z którą mamy bezpośredni kontakt, zawsze będzie dla nas dodatkowym atutem.

Każda oferta handlowa powinna być możliwie spersonalizowana pod danego klienta biznesowego. Dlatego należy zwrócić uwagę na dostosowanie jej do danego odbiorcy. Warto tutaj pamiętać o psychologicznych aspektach, które zwiększają szanse tego, że dana oferta handlowa okaże się sukcesem.

Techniki o których warto wiedzieć

Opisz ofertę językiem korzyści

Przed przygotowaniem oferty, zastanów się w czym Twoje produkty są lepsze od produktów konkurencji, co je wyróżnia. Przykładowo, możesz zastanowić się na takich aspektach jak: ekologia i różnego rodzaju ekologiczne rozwiązania; aspekty techniczne produktu; innowacyjne rozwiązania w Twoim produkcie lub usłudze; standard jakości panujący w przedsiębiorstwie czy poddawanie produktu testom jakościowym. Ważne, aby nie tylko wymieniać cechy produktu, ale zastanowić się jakie wymierne korzyści da Klientowi dana cecha produktu lub usługi i szczegółowo tą korzyść opisać. Jak posługiwać się jerzykiem korzyści, szczegółowo przedstawiamy m.in. w tym artykule.

Warto również zastanowić się nad tym, co interesuje potencjalnego odbiorcę biznesowego, czego brakuje mu w ofertach konkurencji. Można w tym celu przeprowadzić różnego rodzaju badania (np. wśród dotychczasowych Klientów, poznać ich opinie na temat oferty i wprost zapytać co zdecydowało o zakupie lub czego w ofercie zabrakło.

Limitowanie czasowe

Jednym z zabiegów, które można zastosować w celu wywarcia wpływu na odbiorce i szybszej finalizacji oferty, to tzw. limitowanie czasowe. Określamy w ofercie datę i czas jej wygaśnięcia lub ograniczamy czasowo wyszczególnione rabaty. Czas powinniśmy dostosować do długości procesu decyzyjnego klienta, który oczywiście dla różnych produktów i branży będzie inny, tak aby ten zabieg nie został przez klienta odebrany negatywnie.

Limitowanie ilościowe

W tym przypadku, ograniczamy ilość dostępnych produktów do niskich wartości, aby potencjalny klient, miał wrażenie że za chwilę produkt może być już wyprzedany. Z limitowaniem ilościowym warto być ostrożnym, bo jeśli podamy zbyt abstrakcyjne wartości, może być to odebrane jako tani chwyt marketingowy.

Kula śnieżna (referencje)

Tutaj możemy udostępnić listę firm, które już skorzystały z naszej oferty. Jeśli na liście będą np. główni konkurenci firmy, której składamy ofertę, może to być dodatkową motywacją do zakupu. Przedsiębiorca nigdy nie chcę pozostawać w tyle za konkurencją, z kolei fakt że współpracujemy z jego konkurencją, może być wartością samą w sobie.

Powoływanie się na autorytety

Kolejną ciekawą praktyką jest reklamowanie produktów, które zostały zakupione przez znane osoby, co jest tzw. wabikiem dla innych klientów. Praktyka, częściej używana w kontekście oferty dla Klienta indywidualnego, niż BTB.

Prezentacja ceny (Kanapka)

Wartość produktu lub usługi, zawsze warto poprzedzić głównymi korzyściami, a następnie bezpośrednio pod kwotą, wypisać dodatkowe korzyści wynikające ze współpracy lub zakupu produktu/usługi. Taka forma prezentacji, komunikuję zdecydowanie więcej, niż pozostawienie samej ceny i częściowo pustej strony.

Jak napisać ofertę handlową, aby była skuteczna?

Struktura oferty handlowej

Oferta handlowa jest oficjalnym pismem, zatem powinna posiadać odpowiednią strukturę. Na pierwszej stronie powinien znaleźć się tytuł, a także nazwa firmy do której jest ona kierowana. Kolejnym ważnym elementem jest umieszczenie informacji w stopce (lub nagłówku) dokumentu, gdzie będzie umieszczony NIP, KRS i kapitał zakładowy potencjalnego Klienta.

Jeżeli oferta handlowa jest dokumentem długim warto zastosować spis treści. Następnie w ofercie powinny znaleźć się informacje o podmiocie, czyli firmie która przygotowała ofertę. Można tutaj stworzyć portfolio, uwzględniające historię działalności i sukcesy na rynku. Warto podkreślić także profesjonalizm oraz wartości, którymi kieruje się firma. Niewątpliwie najważniejszym elementem jest sam opis oferty, która powinna być ciekawa i zachęcać do zawarcia umowy.

Warto także wiedzieć o jednej bardzo istotnej rzeczy, a mianowicie, że oferta handlowa powinna mieć odpowiedni rozmiar. W niektórych firmach stosuje się zasadę, że tylko rozbudowana oferta handlowa jest profesjonalnie przygotowana i może być odebrana pozytywnie. Jednak nie oznacza to, że na siłę należy rozwlekać dane akapity, gdyż w ten sposób potencjalny klient bardzo szybko zrezygnuje z jej czytania. Długość i format oferty, zawsze powinien być wynikiem naszych doświadczeń w danej branży, specyfiki działalności.

Chwytliwy tytuł i odpowiednia nazwa pliku

To, co najbardziej przyciąga uwagę, to chwytliwy tytuł. Powinien on być w miarę krótki, a jednocześnie zawierać wszystkie najważniejsze informacje. Wiele ofert wysyła się pocztą elektroniczną, dlatego ciekawy tytuł zachęca do analizy oferty, a także znacząco zwiększa szansę na zawarcie umowy. Warto pamiętać nawet o takiej drobnej rzeczy jak przejrzysta nazwa pliku, w której warto zawrzeć nazwę firmy oraz nazwę firmy Klienta.

Proces ofertowania Klienta

Warto pamiętać, aby daną ofertę przesyłać bezpośrednio do osoby decyzyjnej – świetnie jeśli dysponujemy wizytówką po spotkaniu lub poprosiliśmy o adres mailowy w rozmowie telefonicznej. Oferta wysłana na ogólny adres typu biuro@ lub kontakt@, może być szybko usunięta bądź automatycznie przekierowana do folderu typu SPAM.

Tworzenie oferty handlowej – 6 błędów, których powinieneś unikać

Nawet najlepszy wzór oferty handlowej nie pomoże, jeśli podczas jej tworzenia popełniasz poważne błędy. Wiele z nich łatwo jest przeoczyć. Na pewno nie chcesz spędzić dużej ilości czasu na przygotowywanie takiej propozycji, tylko po to, aby została odrzucona przez coś, czego dało się łatwo uniknąć.

Przyjrzyjmy się zatem najczęstszym błędom popełnianym przy pisaniu oferty handlowej:

1. Błędy gramatyczne i ortograficzne

Przez literówki i niewłaściwe konstrukcje zdania może być trudno zrozumieć Twoją ofertę. Nawet jeśli takich błędów nie będzie aż tyle, aby zaburzyć cały przekaz, zrobisz w ten sposób złe wrażenie na potencjalnym kliencie.

W końcu w przypadku propozycji handlowej chcesz zachęcić kogoś, aby wydał pieniądze na Twoje produkty i usługi. Jeśli niedbalstwo i nieprzykładanie uwagi do szczegółów jest już widoczne na etapie samego formułowania oferty, to do jakich wniosków może dojść klient? Czy zaufa, że dobrze wywiążesz się z tego, o czym piszesz?

Aby uniknąć takich błędów, najlepiej jest korzystać z usług, jakie może oferować profesjonalny copywriter, korektor lub agencja marketingowa.Ważne jest, aby ofertę handlową dokładnie sprawdzić pod tym kątem nawet wtedy, gdy zostaną wprowadzone do niej małe zmiany. Nie ma nic gorszego, niż dodanie drobnych poprawek do praktycznie gotowego tekstu, tylko po to, by okazało się, że to właśnie w tym krótkim nowym fragmencie znajdują się błędy.

2. Za dużo żargonu

Żargon można zdefiniować jako specyficzne słownictwo, które rozwinęło się w danej grupie. Dla osób spoza takiego grona jest ono często niezrozumiałe i nieraz brzmi górnolotnie.

Problem tkwi w tym, że gdy używamy żargonu pochodzącego z naszej branży, często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że to robimy. Słownictwo takie staje się częścią naszego codziennego języka, który jest niezbędny, aby wywiązywać się z obowiązków zawodowych. Z tych powodów łatwo nieraz zapomnieć o tym, że druga strona może nie rozumieć pewnych pojęć i skrótowców, którymi posługujemy się codziennie.

Warto o tym pamiętać podczas tworzenia oferty handlowej. Zbyt dużo żargonu potrafi często zaburzyć marketingowy przekaz, a nawet wywołać wrażenie u odbiorcy, że Twoja firma na siłę stara się brzmieć bardzo profesjonalnie.

3. Za mało żargonu

Choć żargon potrafi być problematyczny, to nie jest zły sam w sobie – jak wspomniano powyżej, pomaga on w komunikacji zawodowej. Do jakiego stopnia go zatem używać?

Pierwsza porada w tym artykule dotyczyła personalizacji. Potrzeby Twoich docelowych klientów i to, czym wyróżniasz się na rynku to nie wszystko. Pamiętaj też o tym, do kogo bezpośrednio może trafić Twoja oferta.

Przykładowo specjalista od pozycjonowania będzie doskonale orientował się w takich pojęciach jak SEM, CTR, bounce rate, disavow, keyword stuffing itd. Unikanie tego typu sformułowań może sprawić, że opisując swoją ofertę, poświęcisz zbyt wiele miejsca na tłumaczenie zagadnień, które dałoby się ująć znacznie krócej, nie wpływając przy tym negatywnie na odbiór całości. W ten sposób stracisz jedynie możliwość atrakcyjniejszego przedstawienia swoich produktów i usług.

Pamiętaj zatem, aby wykonać dokładny research dotyczący tego, do kogo trafi Twoja oferta handlowa. Dzięki temu uda Ci się dostosować jej język tak, aby zrobić jak najlepsze wrażenie.

4. Puste słownictwo

Żargon zawodowy w zależności od sytuacji ma swoje miejsce w ofercie handlowej. Nie da się jednak tego powiedzieć o pewnych wyrażeniach, które, potocznie mówiąc, stały się bardzo oklepane. 

Ile to już razy słyszałeś o produkcie, który jest innowacyjny, najlepszy i najnowszy? Ile firm opisuje siebie jako liderów na rynku? Ile przedsiębiorstw oferuje usługi, które stanowią synergiczne rozwiązanie?

Skuteczny copywriting biznesowy polega na przekazywaniu jasnych komunikatów, które pomagają Ci się wyróżnić i zapaść w pamięć u docelowej grupy. Przytoczone powyżej wyrażenia na pewno w tym nie pomogą. Wiele osób może na nie zareagować nawet bardzo negatywnie.

Oczywiście Twój produkt faktycznie może być np. innowacyjny. Takie cechy warto jednak ująć w inny sposób, aby nieoryginalna fraza nie popsuła odbioru.

5. Brak call to action i informacji kontaktowych

Jak mawia marketingowe porzekadło: „Always be closing”, czyli „Zawsze zamykaj sprzedaż”. W wielu propozycjach handlowych (oraz w innych formach komunikacji marketingowej) brakuje jednak tego elementu. Podczas przekonywania potencjalnego klienta do skorzystania z oferty łatwo jest zapomnieć o tym, aby poinstruować go, co ma dokładnie zrobić, aby doszło w ogóle do transakcji.

W parze z umiejętnym zamknięciem sprzedaży powinno iść także zawarcie dokładnych danych kontaktowych. Podaj adres siedziby firmy, numer telefonu, e-mail i profile w mediach społecznościowych. Poinformuj także, kto w Twoim przedsiębiorstwie jest osobą kontaktową. Nie dopuść do tego, aby stracić praktycznie już gotowego klienta tylko dlatego, że nie był on w stanie sprawnie się z Tobą skontaktować.

6. Niepoświęcenie odpowiedniej uwagi mailom

E-mail to bardzo ważne narzędzie, którym zapewne często będziesz się posługiwać, aby dotrzeć ze swoją ofertą handlową do potencjalnych klientów. Warto dlatego odpowiednio zadbać o ten element.

Pamiętaj, że w przypadku maili treść oferty handlowej nie będzie pierwszym punktem kontaktu z docelowym odbiorcą. Funkcję tę spełniają za to temat wiadomości oraz kilka pierwszych zdań w e-mailu.

Nie traktuj tych elementów lekko – w końcu jaki pożytek nawet z najlepszej oferty handlowej, jeśli nikt się z nią nie zapozna? Zamiast zatem w tytule zamieszczać suchą informację typu „Oferta budowania stron internetowych”, lepiej już na tym etapie stosować copywriting biznesowy, aby przykuć uwagę odbiorcy. Także pierwsze zdania wiadomości e-mail są bardzo ważne. Zamiast odsyłać w nich do np. załączonego dokumentu, od razu staraj się przykuć uwagę odbiorcy językiem korzyści.

Jedną z głównych zalet e-mail marketingu jest to, że możesz mieć nad nim dużą kontrolę. W przypadku innych form reklamy trudno jest nieraz ustalić, jak wyglądał jej odbiór. Nie zapominaj o tym i wykorzystuj odpowiednie oprogramowanie (np. MailTrack), dzięki któremu możesz dokładnie sprawdzić, czy mail został otworzony i kiedy.

Pamiętaj też, że docelowi klienci otrzymują na skrzynkę mnóstwo wiadomości biznesowych. Z tego powodu wiele z nich mogą niechcący przeoczyć lub zapomnieć o nich po czasie. Nie zakładaj od razu, że brak reakcji oznacza brak zainteresowania. Z racji tego, że maile da się dobrze monitorować, powinieneś od czasu do czasu wysyłać wiadomości typu follow-up. Bardzo możliwe, że taki krótki i prosty komunikat wystarczy, aby odbiorca przypomniał sobie o Tobie i odpisał.

Oferta handlowa i negocjacje

Przedstawiając ofertę handlową i jej dokładny kosztorys warto zastanowić się czy uwzględnić w nim fakt, że oferta podlega negocjacji. Zaletą takiego rozwiązania na pewno jest to, że w ten sposób klient może dostosować do niej swoje oczekiwania, jednocześnie nie zawsze stosowanie tego wiąże się z korzyściami, gdyż potencjalny klient może chcieć nanieść takie zmiany, które spowodują, że oferta nie będzie opłacalna dla przedsiębiorcy, który ją skonstruował.

W ten sposób traci się tylko czas, a do finalizacji nie dojdzie. Dlatego zdecydowanie lepiej nie umieszczać klauzuli, że oferta podlega negocjacjom i dopiero, gdy dojdzie do spotkania można pójść na drobne ustępstwa, które spowodują, że nadal oferta będzie korzystna dla każdej ze stron. Jednocześnie należy także pamiętać, że nie można windować ceny po to, by później ją obniżać, gdyż wtedy potencjalny klient już na samym wstępie ją odrzuci.

Przy konstruowaniu ofert handlowych trzeba pamiętać o profesjonalizmie. Oferta handlowa ma być potencjalnie ciekawa i jednocześnie przykuwać uwagę. Warto pamiętać, że zawsze w pewnym stopniu oferta musi być spersonalizowana do danego klienta, co w pewnym stopniu zwiększa szansę na sprzedaż.

Jeśli artykuł na temat tego jak napisać profesjonalną ofertę handlową Cię zainteresował, sprawdź powiązane materiały:

• Na czym polega i do czego służy lejek sprzedażowy? – przeczytaj artykuł
• Najnowsze systemy klasy CRM – czym są i jakie oferują możliwości? – przeczytaj artykuł
• Jak zwiększyć sprzedaż? – ponad 25 uniwersalnych pomysłów na zwiększenie sprzedaży – przeczytaj artykuł
• Zarządzanie relacjami z klientem – przeczytaj artykuł
• Jak rozmawiać z klientem, aby szybko zyskać jego sympatię? – przeczytaj artykuł

• Skuteczny przedstawiciel handlowy – poznaj nasz 2-dniowy kurs
• Mistrz Sprzedaży, czyli jak zostać handlowcem ponadbranżowym – poznaj nasze szkolenie

---

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.