Jak zorganizować szkolenie w firmie? Organizacja szkoleń krok po kroku.

Krok I: Analiza potrzeb szkoleniowych w naszej organizacji

Pierwszym krokiem w zaplanowaniu i realizacji skutecznego szkolenia powinno być badanie i zdefiniowanie potrzeb szkoleniowych. W tym celu możemy przeprowadzić w firmie wewnętrzne badania ankietowe, bezpośrednie rozmowy z pracownikami (konsultacje), jak i bezpośrednie rozmowy liderami poszczególnych zespołów lub działów. Możemy także przeprowadzić ocenę efektywności pracownika, w tym audyt personalny czy testy kompetencji. Zamiarem naszych wszelkich działań jest znalezienie ewentualnej luki kompetencyjnej – obszarów do doskonalenia wśród pracowników firmy. Jest to istotne w dalszej perspektywie właściwego dopasowania szkolenia do wybranej grupy stanowiskowej, rodzaju kompetencji oraz charakteru pracy poszczególnych osób.

Jest to standardowy proces identyfikacji i diagnozy potrzeb szkoleniowych (RAPS – Rozpoznanie i Analiza Potrzeb Szkoleniowych), dobrze znany każdemu specjaliście HR. Oczywiście, to bardzo dobrze jeśli w naszej organizacji poszukiwanie luki kompetencyjnej odbywa się w taki sposób. W przypadku małych przedsiębiorstw, zdarza się że etap jest zupełnie pomijany, a potrzeba organizacji szkolenia pojawia się w sposób spontaniczny. Przykładowo, pracownicy lub kadra menedżerska werbalnie i niewerbalnie komunikują potrzebę zdobycia określonej wiedzy i umiejętności w wybranych płaszczyznach.

Więcej na temat analizy potrzeb szkoleniowych, poruszamy w innym naszym artykule, do którego chętnie odsyłamy. Pamiętajmy, że niewłaściwy dobór szkoleń w stosunku do realnych potrzeb firmy i oczekiwań pracowników, może doprowadzić do wypalenia budżetu szkoleniowego, braku pożądanych rezultatów a nawet zniechęcania kadry do różnych form rozwoju osobistego.

Krok II: Znalezienie firmy szkoleniowej oraz właściwego eksperta.

W zależności od tego, czego ma dotyczyć szkolenie, trzeba znaleźć odpowiedniego specjalistę, który je poprowadzi. Warto wcześniej zastanowić się czy szkolenie ma służyć zdobyciu kompetencji miękkich (np. umiejętności interpersonalnych pracowników), czy może twardych, np. obsługi programów komputerowych. Od tego, w dalszej części będą zależały również kwestie organizacyjne i techniczne związane z realizacją szkolenia.

Najważniejszy cel to znalezienie eksperta/ trenera z wiedzą merytoryczną i doświadczeniem w wybranej dziedzinie. Trenera, który w razie potrzeby przyjmie role moderatora dyskusji i rzetelnie odpowie na pytania uczestników lub rozwieje ewentualne wątpliwości.

Co powinniśmy brać pod uwagę podczas wyboru trenera oraz firmy szkoleniowej?

Podczas decyzji o wyborze firmy szkoleniowej, warto przeanalizować następujące kwestie:

Lista referencyjna oraz lista klientów

Dobrze jeśli firma szkoleniowa posiada informacje na temat tego kogo i jakie firmy szkoliła. Jeśli na liście znajdziemy bliskich kontrahentów lub firmy konkurencyjne, to sygnał że firma ma doświadczenie w naszej branży. W Witalnych, takie informację publikujemy na tej stronie..

Informacje na temat firmy szkoleniowej

Warto zawsze sprawdzić podstawowe informacje na temat danej firmy. Jak długo istnieje na rynku, czy posiada certyfikaty jakości, czy wpisana jest do Rejestru Instytucji Szkoleniowych. Przykładowo, jako Witalni działamy na rynku od 2002 roku, posiadamy certyfikat jakości SUS 2.0 o numerze DEKRA/SUS/000147, oraz jesteśmy wpisani do rejestru instytucji pod numerem 2.02/00061/2017. Informację na nasz temat, publikujemy m.in tutaj.

Opinie w internecie na temat firmy szkoleniowej

Opinie możemy znaleźć na wizytówce Google, w kanałach social media (na facebooku), czasem również na stronach firm szkoleniowych. Jak wygląda to u nas? Odsyłamy do naszej wizytówki Google, recenzji na facebooku lub zakładki opinie.

Sylwetka osoby prowadzącej szkolenie

Dobrym pomysłem jest szczegółowe zapoznanie się z sylwetką trenerską, osoby która będzie prowadziła szkolenie. Im więcej posiadamy informacji, tym lepiej. Warto zwrócić uwagę na doświadczenie zawodowe trenera, ścieżkę edukacyjną czy firmy z którymi dana osoba współpracowała. Jako przykład, odsyłamy do jednej z naszych sylwetek.

Pisemne referencje trenera / firmy szkoleniowej

Dobrze, jeśli firma / trenerzy dysponują pisemnymi referencjami od Klientów. To szczególne dokumenty, które potwierdzają profesjonalizm w działaniach podmiotu szkoleniowego. Przykładowo, Witalną listę referencji, można zobaczyć tutaj.

Przy wyborze instytucji szkoleniowej, zawsze dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z polecania osoby, która brała już udział w warsztatach realizowanych przed daną firmę. Zanim wpędzimy się w wir poszukiwań, warto zapytać osoby z najbliższego otoczenia czy może znają lub korzystali już z jakieś sprawdzonej osoby / firmy szkoleniowej.

Po wyborze partnera w zakresie szkoleń, w dalszej kolejności, rolą trenera i instytucji szkoleniowej jest wybór formy warsztatow, przygotowanie materiałów szkoleniowych oraz harmonogramu zajęć. Wszystko w oparciu o zebrane wcześniej informacje i zdefiniowane potrzeby szkoleniowe. Zazwyczaj (w zależności od formy, tematu szkolenia) trener zaprojektuje również odpowiednie ćwiczenia i gry szkoleniowe, pod kątem realizacji celów szkoleniowych.

Krok III: Kwestie techniczno-organizacyjne związane z realizacją szkolenia

Następny krok, to podjęcie decyzji w kwestiach techniczno-organizacyjnych. Dotyczy to takich obszarów jak data szkolenia, miejsce szkolenia czy zaplecze konferencyjne.

Odpowiednia lokalizacja i miejsce szkolenia

Trzeba zastanowić się nad miejscem organizacji szkolenia. Może to być oczywiście siedziba firmy, jeśli dysponuje ona odpowiednią salą konferencyjną, gdzie może odbyć się szkolenie. Są jednak takie sytuacje, że szkolenie pracowników trzeba zorganizować poza siedzibą firmy, jeśli nie ma odpowiedniego zaplecza, bądź szkolenie wymaga wykorzystywania specjalistycznego sprzętu, który nie został jeszcze zainstalowany w firmie.

W sytuacji kiedy szkolenie będzie wyjazdowe, potrzebna jest odpowiednia baza noclegowa. Idealną sytuacją jest taka, kiedy szkolenie organizowane jest w sali, którą dysponuje hotel, a uczestnicy szkolenia mogą zająć w nim pokoje, w związku z tym nie trzeba tracić czasu na dojazdy na szkolenie.

Data szkolenia, czas jego trwania oraz harmonogram zajęć

Szkolenie zewnętrzne może być jednodniowe albo kilkudniowe – warto to ustalić już na etapie rozmów z firmą szkoleniową. Jeśli zakres szkolenia jest dość spory lepiej rozłożyć je na krótsze jednostki szkoleniowe niż przeładowywać uczestników wiedzą w ciągu jednego dnia. Z pewnością, jeśli zagadnienia będą bardzo obszerne, otrzymamy wcześniej informację zwrotną od trenera lub firmy szkoleniowej. Już na etapie oferowania, powinniśmy mieć informacje w zakresie tego ile szkolenie będzie trwało, czy np. nie powinien to być kilkumiesięczny cykl szkoleń.

Sala konferencyjna i zaplecze techniczne

Niezależnie czy organizujemy szkolenie we własnej firmie, czy jest to szkolenie w Hotelu lub obiekcie konferencyjnym, należy zwrócić uwagę na zaplecze techniczne. Sala szkoleniowa musi być wyposażona w profesjonalny sprzęt audiowizualny. Zatem niezbędny jest duży ekran, projektor multimedialny a także odpowiednie nagłośnienie. Dobrze, jeśli sala posiada okna i jest dobrze doświetlona. Nie polecamy organizacji szkoleń w piwnicach i miejscach, w których jest wyłącznie sztuczne światło lub pomieszczenia nie można przewietrzyć. Trzeba również sprawdzić czy sala zapewnia odpowiednią ilość miejsc siedzących. Powinniśmy także sprawdzić czy w sali będą stoły lub czy miejsca zawierają dołączone pulpity na których uczestnicy będą mogli zapisywać notatki.

Zdecydowanie polecamy organizację szkoleń z salą ustawioną w formie podkowy („U”). Jest to rozwiązanie, które zapewnia najwięcej swobody uczestnikom oraz trenerowi prowadzącemu zajęcia i umożliwia bezpośredni kontakt w relacji uczestnik-trener. Aby uczestnicy czuli się komfortowo, warto zapewnić im winietki/wizytówki, na których będą mogli zapisać swoje imię, widoczne w trakcie dyskusji i skrócić dystans pomiędzy uczestnikami a osobą prowadzącą.

Catering podczas szkolenia

Możliwość zaspokojenia potrzeb podstawowych, takich jak spożycie lunchu czy ciepłego posiłku ma niebagatelne znaczenie. Dlatego w ramach długiego, całodniowego szkolenia warto zaplanować przerwy pomiędzy poszczególnymi modułami a także dłuższą przerwę lunchową. Zakres i menu zależne jest od indywidualnych preferencji lub budżeu jakim dysponuje się w ramach organizacji szkolenia. Nie zapomnijmy o takich drobiazgach, jak to aby grupa również podczas obiadu była przy jednym stole, co umożliwi dodatkowe dyskusje pomiędzy uczestnikami.

Jak zorganizować szkolenie z atrakcjami?

Trzeba również zastanowić się, czy czasem szkolenia nie połączyć z innymi formami „Edu Entertainment”, np. organizując szkolenie wyjazdowe nad morzem, w górach, lub łącząc jest z wieczorem integracyjnym. Wszytko zależy od celów i tematyki zajęć. Można pomyśleć o wspólnej kolacji wszystkich uczestników, pokusić się o organizację karaoke, czy zaplanować zabawę taneczną po całym dniu szkolenia. Decyzje w tym obszarze warto podejmować równolegle wraz z wyborem partnera w zakresie szkoleń.

Informacje dla uczestników / pracowników

Wszystkie najważniejsze informacje związane ze szkoleniem powinniśmy zebrać w jedną formę (np. maila, broszurę) i z wyprzedzeniem czasowym rozesłać do pracowników. Tak aby każdy wiedział gdzie odbywa się szkolenie, o której się rozpoczyna, kiedy przewidziana jest przerwa obiadowa, a także kiedy jest planowane zakończenie. Warto również dołączyć informacje dotyczące prelegentów, szczegółowej tematyki zajęć czy samej firmy szkoleniowej.

Krok IV: Realizacja szkolenia i ewaluacja projektu szkoleniowo-rozwojowego

Kolejny krok w procesie organizacji to oczywiście realizacja usługi rozwojowej, za które odpowiedzialny jest nasz szkoleniowy partner. Na tym etapie warto zwrócić uwagę sposób realizacji i czy jest on zgody z wcześniejszymi założeniami. Po szkoleniu powinniśmy zadbać aby materiały od trenera lub ankiety po-szkoleniowe trafiły do wszystkich uczestników.

Praktyką w firmach szkoleniowych jest przygotowanie raportu po-szkoleniowego. Raport przygotowuje osoba prowadząca po zakończeniu poszczególnej sesji szkoleń lub całego cyklu. Raport może zwierać wyniki ankiet przed-szkoleniowych, przebieg i podsumowanie szkolenia, wnioski ze szkolenia, charakterystykę grupy. Jest to istotny dokument, który może wskazać nam potencjały do dalszego rozwoju naszych ludzi.

Po szkoleniu, dobrze jest również przeprowadzić bezpośrednie rozmowy z pracownikami, jak ogólnie oceniają zrealizowane warsztaty. Możemy dopytać min. o to czy szkolenie było przeprowadzone ciekawie i zrozumiale, czy trener pozwalał uczestnikom zadawać pytania i sensownie na nie odpowiadał, czy w ocenie uczestników miał odpowiednie przygotowanie i wiedzę merytoryczną. Warto poruszyć także kwestię natury organizacyjnej – czy poziom usług cateringowych / hotelowych był na właściwym poziomie, czy sala którą wybraliśmy była zgodna z zamówieniem, czy uczestnicy czuli się komfortowo.

W określonym odstępie czasu, dobrą praktyką jest organizacja ponownego spotkania z trenerem w celu omówienia zrealizowanych warsztatów i ewentualnych dalszych kroków rozwojowych. Jest to ważna część ewaluacji projektu szkoleniowo-rozwojowego, o której należy pamiętać.

Organizacja szkoleń do złożony proces, do którego warto odpowiednio się przygotować. Mamy nadzieję, że tym artykułem przybliżyliśmy w pewnym stopniu proces organizacji szkoleń i od teraz będzie to łatwiejsze. Oczywiście zapraszamy do zapoznania się z tematami szkoleń jakie realizujemy i serdecznie zachęcamy do współpracy z Witalnymi.

Dodatkowe materiały

Jeśli artykuł Cię zainteresował, sprawdź powiązane materiały:

• Szkolenia a podatek VAT – czy szkolenia są zwolnione z VAT? – przeczytaj artykuł
• Jak ubrać się na szkolenie? – przeczytaj artykuł
• 12 najczęściej popełnianych błędów w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi – przeczytaj artykuł

---

Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.