Jak przygotować skuteczny system motywacyjny

Zacznijmy od podstaw – jak przygotować system motywacyjny dla pracowników?

Co to jest motywacja? Samo słowo pochodzi od łacińskiego słowa moveo (movere, movi, motu) i oznacza wprawiać w ruch, popychać. W bezpośrednim znaczeniu w zarządzaniu definiuje to motywację, jako oddziaływanie z zewnątrz (działanie m.in. przełożonych).

Motywację ludzi dzieli się na cztery podstawowe typy. Pierwszy z nich to motywacja wewnętrzna tzw. samomotywacja – pochodzącą z ambicji, pasji, zainteresowań i stanowiącą wewnętrzną siłę napędową. Osoby posiadającą silną wewnętrzną motywację łatwiej i bez wysiłku realizują zadania, osiągają wyznaczone cele i sami rozszerzają własne horyzonty. Naturalnie osoby posiadające wysoką motywację wewnętrzną stanowią świetny materiał na skutecznych menedżerów, ale nawet tacy potrzebują od czasu do czasu oddziaływania na nich motywacją zewnętrzną. Motywacja zewnętrzna, to świadome oddziaływanie menedżerów na podwładnych.

To oczywiście cały system motywacyjny w ramach, którego ujmuje się motywację finansową i poza finansową. Jest to system płac, wartościowania pracy jak i system nagród i kar oraz szeregu środków mieszczących się w tzw., pozapłacowym wynagrodzeniu. Kolejnym podziałem motywacji jest dzielnie jej na tzw. motywację pozytywną i negatywną. Ten ostatni podział dotyczy motywowania zewnętrznego, czyli metod i motywatorów, po które sięgają menedżerowie.

Przy pomocy motywacji zewnętrznej wpływa się dodatkowo na pobudzenie motywacji wewnętrznej utrzymując ja na pożądanym poziomie.

Podejście do zagadnienia motywacji

Praktyczne podejście do zagadnienia motywacji w przedsiębiorstwie podpowiada krótszą definicję motywacji. Jest do definicja która mówi, że motywacja to „osobisty powód do zrobienia czegoś”. Listę powodów można zamknąć do jednego słowa, które brzmi: Korzyść. Jeśli nasze pierwsze skojarzenie to „język korzyści„, to myślimy w dobrym kierunku, natomiast w tym kontekście mówimy o: korzyści racjonalnej lub emocjonalnej.

Właściwie nikt „nie kiwnie palcem”, jeżeli nie ma z tego korzyści i tu dochodzimy do pierwszego praktycznego kryterium konstruowania systemu motywacyjnego w przedsiębiorstwie – musi zapewniać korzyści zarówno racjonalne, jak i emocjonalne. Technicznym szczegółem pozostają środki motywujące (motywatory), z których płyną konkretne korzyści dla konkretnych osób. Jest to szczególnie ważne, podczas delegowania obowiązków pracownikom.

Sformułowanie konkretnych osób, wyznacza kolejne kryterium systemu motywacyjnego – indywidualnie dopasowany do pracownika niczym ubranie uszyte na miarę. Rzeczywiście skuteczny system motywacyjny, to taki, który jest indywidualny, bo nie ma większej niesprawiedliwości jak równe potraktowanie nierównych, a przecież pracownicy wyróżniają się pomiędzy sobą. Wyróżniają się efektami, zaangażowaniem, postawą i wkładem w realizację zadań o różnej randze oraz poziomem oczekiwań za wykonaną pracę.

Jak zatem motywować?

Teorii motywowania jest kilka. Najbardziej rozpowszechniona jest teoria instrumentalna – słynny kij i marchewka i wielu menedżerów chce i jej używa, ale bez skutku. Wielu tylko o niej mówi (powtarzając bezrefleksyjnie za innymi) nie wiedząc, że w praktyce nie działa. Człowiek jest zbyt złożoną istotą, aby w tak prosty sposób można było wytworzyć w nim przewidywalne zachowania wyłącznie przy pomocy nagrody i kary.

To niebezpieczne uproszczenie, które zwalnia menedżerów z wysiłku w kierunku stworzenia systemu motywacyjnego, który rzeczywiście przynosiłby skutek w postaci wydajniejszego zespołu. W popularnym rozumieniu wyznacza proste działania: Kara i nagroda. Niestety to zbyt mało.

Proces motywowania sam w sobie potrafi być motywującym lub demotywującym (w tym zakresie funkcjonuje choćby teoria oczekiwań, mówiąca, że spory odsetek pracowników motywuje osiąganie celów lub teoria wartości oczekiwanej), zatem kij i marchewkę warto potraktować, jako wstęp do rozważań nad zagadnieniem procesu motywowania.

Skuteczniejszą teorią wydaje się rozpowszechniona teoria potrzeb oparta o hierarchię – piramidę potrzeb Maslowa. Nie wszyscy jednak menedżerowie wiedzą, że Maslow nie potwierdził żadnymi badaniami działania swojej teorii i że głównym błędem w korzystaniu z wymienionej hierarchii jest ortodoksyjne trzymanie się kolejności, która mówi, że najpierw należy u ludzi zaspakajać potrzeby niższego rzędu a następnie wyższego rzędu.

Doświadczenie niejednokrotnie pokazało, że od pieniędzy dla wielu ludzi ważniejsze są takie wartości jak szacunek i przynależność do określonej grupy oraz stanowisko, które piastują (niekiedy wystarczy lepiej brzmiąca sama nazwa stanowiska). Motywowanie pracowników to szkolenie podczas którego, szczegółowo omawiamy różne teorie motywacji.

Oprócz wielu innych teorii, których tutaj nie wspominam, skuteczną jest ta, która mówi, że zachowanie ludzi zależy od wartości, które preferują, których brak odczuwają i jednocześnie uznają, że ich osiągniecie w pracy jest realne. To oznacza, że ludzie chętnie coś zrobią, jeżeli mają jakikolwiek deficyt w bilansie wartości, na jakich im zależy w danym momencie i jednocześnie widzą realne szanse na zmianę tego deficytu poprzez pracę, czyli zastosowane motywatory muszą być realistyczne i wiarygodne (nikt nie wierzy w obietnice na zasadzie gruszek na wierzbie).

Inną z teorii związanych z motywowaniem, jest teoria TEORIA XY WG DOUGLAS’A MCGREGOR’A, która mówi o tym, że menedżer w kontaktach z pracownikami kieruje się jedną z dwóch postaw, negatywną lub pozytywną. McGregor nazwał je odpowiednio teoriami X oraz Y.

Zachowanie ludzi zależy od wartości, które preferują, których brak odczuwają i jednocześnie uznają, że ich osiągniecie w pracy jest realne

Z uwagi na powyższe, proces motywacji to permanentne rozpoznawanie deficytów i dostarczanie aktualnych wartości poszczególnym osobom, to nieustanne modyfikowanie zachowań przy pomocy motywatorów ze wszystkich grup (finansowych, pozafinansowych, płacowych, pozapłacowych). Potrzeby ludzi zmieniają się zależnie od sytuacji rodzinnej, osobistej oraz zawodowej, co powoduje, że nie istniej coś takiego jak stały sposób motywowania określonego pracownika.

Ktoś, kto dzisiaj jest stabilny finansowo, jutro może wydajnie pracować jedynie za większe pieniądze, bo pojawią u niego się nowe bieżące potrzeby, których nie przewidywał. Bywa też tak, że podwyżka nie doda skrzydeł podwładnemu, jeżeli cierpi on na deficyt pochwał i uznania.

Kluczowymi umiejętnościami są, zatem rozpoznawanie bieżących motywacji i skonstruowanie takiego systemu motywacyjnego, którego główną cechą będzie elastyczność i możliwość modyfikacji nawet kilka razy w ciągu roku.

Do rozpoznawania służą różnego rodzaju testy sprawdzające motywację w postaci finansów, relacji z przełożonych, potrzeby awansu, pochwał, współpracy z innymi, odpowiedzialności, osiągnięć czy też testy określające poczucie podwładnego w organizacji, czy uważa jest ważny, że się z nim liczą i czy jest traktowany w porównywalny sposób z osobami na podobnych stanowiskach.

Jak każde testy, nie istnieją idealne i ważniejszą metodą jest umiejętna obserwacja podwładnego i zainteresowanie się nim przez bezpośredniego przełożonego w nieco szerszym zakresie niż tylko sfera zawodowa. Jest to obszar, na który szczególnie zwracamy podczas naszych szkoleń z przywództwa.

Co decyduje o użytej metodzie motywacji?

O wyborze rodzaju motywacji czy negatywnej czy pozytywnej i zarazem do wyboru motywatorów decydować z kolei powinny takie czynniki jak: cel (modyfikację), jaki chce się osiągnąć oraz w jakim czasie, osobę podwładnego, jego doświadczenie, sytuację (w tym prywatną), jego ambicje, dążenia. Dodatkowe determinanty, to możliwości firmy, jej struktura, kultura organizacyjna, sytuacja finansowa, otoczenie konkurencyjne. Dodatkowym, naturalnym czynnikiem jest świadomość u menedżera skutków, jakie niesie za sobą zastosowanie negatywnej czy pozytywnej motywacji.

Motywacja negatywna, to ten rodzaj, który jest skuteczniejszy (ale nie zawsze)

Wykorzystuje mechanizm, który mówi, że ludzie znacznie więcej zrobią w obliczu utraty czegoś, co już mają (np. przywilejów), niż w obliczu szansy pozyskania czegoś dodatkowego. Oparta o wytworzenie stanu zagrożenia pomaga osiągnąć natychmiastową zmianę postępowania podwładnego i przynosi skutek w krótkim czasie.

Stąd tez tak duże umiłowanie wielu osób do tego, aby sięgać po motywatory w postaci kar, braku wypłacania lub obniżania wysokości premii, wprowadzaniu stanu zagrożenia poprze sytuacje stresowe. Oczywiście należy jej używać, ale z umiarem.

Permanentne powodowanie stanu zagrożenia w rezultacie doprowadza do demotywacji, do utraty poczucia wartości podwładnego, do spadku morale i do rezygnacji z zatrudnienia. Nadmierne stosowanie tej formy (grupy) motywatorów nie przynosi w którymś momencie rezultatu jeszcze z jednego powodu – ludzie nabierają przeświadczenia, że co by nie zrobili i tak nie będzie dobrze, to nie ma sensu się starać. Wykonują zadania na minimalnym oczekiwanym poziomie i nie wykazują jakiejkolwiek inicjatywy.

Motywacja pozytywna pozwala z kolei na wytworzenie u podwładnych większej samomotywacji

Motywowanie pozytywne, to okazywanie uznania dla wykonywanej pracy i rezultatów, udzielanie pochwał w ramach motywowania poza finansowego oraz adekwatne do zasług nagradzanie w sferze finansowej. Nieadekwatna nagroda finansowa do osiągnięć może skutecznie demotywować. Podobnie jak motywacja negatywna, permanentnie stosowana motywacja pozytywna nie przynosi rezultatu, bowiem nadmierne chwalenie za „prozaiczne i rutynowe” zachowania powoduje, że pochwały nie robią wrażenia.

Idealnym zatem jest korzystanie zarówno z jednej i drugiej formy motywacji wybierając do tego motywatory zarówno z grupy finansowej, jak i poza finansowej. Przykłady jednych i drugich motywatorów, to szeroki wachlarz działań od rozwiązań systemowych (ujętych w wewnętrzne regulaminy) po rozwiązania mieszczące się w umiejętnościach wywierania wpływu na ludzi za pomocą różnego rodzaju socjotechnik i przyjętego stylu zarządzania.