Getting things done

GETTING THINGS DONE (GTD) – w dosłownym tłumaczeniu termin ten oznacza „wykonanie pracy do końca”. Jest to sposób na efektywne zorganizowanie swoich zadań do wykonania, opracowany przez Davida Allena w książce o tytule ‘Getting things done. The art of stress-free productivity”, po raz pierwszy wydanej w 2001 roku.

 

Na czym polega metoda GTD?

Metoda GTD opiera się na procesie zarządzania zadaniami, złożonym z pięciu etapów, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego poziomu swojej wydajności. Na proces ten składają się dwa główne elementy: kontrola, uzyskana dzięki pięciu procesom GTD oraz perspektywa, dzieląca zadania na 6 poziomów:

1. Aktualne zadania

2. Aktualne projekty

3. Zakresy odpowiedzialności

4. Zadania roczne

5. Zadania do zrealizowania w ciągu 5 lat

6. Zadania do zrealizowania w ciągu całego życia

 

Na czym polega 5 procesów GTD?

1. Kolekcjonowanie (ang. Collection) – proces ten polega na zgromadzeniu w jednym miejscu wszystkich bieżących myśli, notatek, zadań do wykonania, planów i idei, które aktualnie pochłaniają najwięcej uwagi danej osoby. Można to zrobić poprzez zapisanie wszystkiego w notatniku, komputerze, czy przełożeniu notatek i fizycznych przedmiotów, które w jakiś sposób zajmują myśli, do jednego pudełka lub na jedną półkę. Taki usystematyzowanie w jednym miejscu zajmujących uwagę spraw pozwala na odciążenie umysłu.

2. Analiza (ang. Processing) – w tym procesie należy poddać analizie wszystkie sprawy, które zostały zgromadzone na etapie „kolekcjonowania” i sprowadzić je do kilku kategorii i podkategorii, wg odpowiedzi na pytanie: Czy dane zadanie wymaga podjęcia jakiejś akcji?

a) Jeśli nie, możemy umieścić zadanie w 3 dostępnych podkategoriach:

• – Archiwum (sprawy zawierające informacje przydatne w przyszłości)
• – Może/w przyszłości (sprawy nie mające konkretnego czasowego ograniczenia, do zrealizowania w nieokreślonym czasie w przyszłości)
• – Kosz (sprawy nie wymagające żadnej akcji)

b) Jeśli tak, możemy podjąć kilka decyzji:

• – Zrobić to (tutaj ważna jest zasada 2 minut – jeśli wykonanie zadania zajmie mniej niż 2 minuty, należy zrobić je od razu)
• – Odłożyć do kalendarza lub do listy następnych zadań, w zależności czy zadanie ma limit czasowy, czy należy je wykonać najszybciej, jak to możliwe
• – Wydelegować dla innej osoby

3. Porządkowanie (ang. Organizing) – porządkowaniu podlegają zadania określone w procesie analizy jako wymagające podjęcia akcji. Podobnie jak w poprzednim etapie, zadania możemy podzielić wg określonych kategorii.

a) Następne działanie – tutaj znajdują się pojedyncze, nie złożone z żadnych etapów zadania, które można wykonać natychmiast „za jednym podejściem”.

b) Projekty (ang. Projects) – tutaj trafiają złożone zadania, które od rozpoczęcia do realizacji wymagają wielu kroków.

c) Oczekujące – zadania, których wykonanie zostało powierzone innej osobie

d) Może/w przyszłości – zadania, których wykonanie nie jest ściśle ograniczone czasowo

e) Kalendarz- zadania, które muszą zostać wykonanie w ściśle określonym czasie

4. Przegląd (ang. Review) – ten proces polega na przeglądaniu, analizowaniu i aktualizowaniu aktualnej listy zadań do wykonania. Należy dokonywać go codziennie, a raz w tygodniu zainwestować czas w dokonanie przeglądu wszystkich spraw i zadań.

5. Realizacja (ang. Doing) – ostatni z procesów GTD; wykonanie zadań również podlega kategoryzacji wg określonych kryteriów:

a) Kontekst, w którym aktualnie się znajdujemy

b) Czas, którym dysponujemy

c) Energia, którą dysponujemy

d) Priorytet

Na proces realizacji składają się trzy rodzaje aktywności; zrealizowanie zaplanowanych zadań, zadań nagłych oraz planowanie zadań kolejnych.

Książka Davida Allena, który opracował metodę GTD w Polsce została wydana po raz pierwszy w 2006 roku pod tytułem „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań.”. Kolejne aktualizacje nastąpiły w 2008 roku (Onepress, Gliwice)., kiedy tytuł zmieniono na „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” oraz w 2015 (Onepress, Gliwice) jako „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Wydanie II”.

 

Jak wygląda przykładowy strumień zarządzania zadaniami GTD?

Więcej na temat metody GTD, dowiesz się podczas szkolenia z zarządzanie czasem i organizacja czasu pracy.