Metoda ALPEN

METODA ALPEN – prosta metoda zarządzania czasem, ułatwiająca planowanie zadań do wykonania w ciągu dnia; składa się z 5 etapów. Nazwa jest akronimem od słów z języka niemieckiego. Metoda Alpen jest prosta do wdrożenia i nie wymaga czasochłonnych i skomplikowanych strategii, aby zacząć z niej korzystać.

Właściwe planowanie czasu to umiejętność, która we współczesnym (śpieszącym się społeczeństwie) jest bardzo pożądana. Nieraz musimy mierzyć się z wieloma zadaniami w ciągu dnia, mniej lub bardziej skomplikowanymi. Skutecznie przeszkadzają nam w tym różne „rozpraszacze”, takie jak np. korzystanie z social mediów, sprawdzanie skrzynki mailowej, telefony czy np. nie zawsze niezbędne rozmowy. Jesteśmy przez to mniej wydajni i rośnie poziom naszej frustracji – nie wywiązujemy się z obowiązków,  dalej wydaje się nam że na nic nie mamy czasu. Metoda Aplen pomoże nam nie tylko w lepszej organizacji dnia codziennego, ale również umożliwi zwiększenie osobistej efektywności w pracy.

 

Poznaj 5 etapów metody ALPEN

A jak Aufgaben

1. Aufgaben: zadania – pierwszy krok to stworzenie listy swoich zadań do wykonania w danym dniu. Należy tutaj uwzględnić wszystkie swoje aktywności, spotkania, telefony, a także zaległe sprawy, które nie zostały ukończone w poprzednich dniach. Istotne jest, by zrobić to możliwie jak najbardziej szczegółowo. Niedoprecyzowane ogólniki mogą nie mieć takiej „siły przebicia”, jak jasno sformułowane zadania.

L jak Lange

2. Lange schatzen: szacowanie długości – tutaj należy jak najdokładniej oszacować, ile czasu potrzebujemy na realizację każdego z zadań; jeśli jest taka możliwość, najlepiej wartości podać w minutach, z uwzględnieniem zapasu oraz strać się nie zaniżać ilości potrzebnego czasu. Określony czas na dane zadanie musi być realny i rzeczywiście umożliwiać wykonanie go w tym przedziale. Jeżeli nie zrobimy tego precyzyjnie, będziemy tylko sfrustrowani, że znowu nie udało nam się wykonać danego zadania, podczas gdy przyczyną będzie niewłaściwe rozplanowanie czasu.

P jak Pufferzeiten einplanen

3. Pufferzeiten einplanen: planowanie przerw – planując swój dzień, należy uwzględnić również czas na przerwy i nagłe sytuacje. Możne posłużyć się tutaj procentami – 60% całego dnia przeznaczyć na zadania, które określiliśmy w pierwszym punkcie, a 40% pozostawić jako zapas, nie wypełniony konkretnymi planami lub uwzględniający zadania do wykonania w kolejnym dniu. Procentowy stosunek może ulec zmianie, w zależności od naszych indywidualnych planów.

E jak Entscheidungen treffen

4. Entscheidungen treffen: wyznaczanie priorytetów – w tej fazie należy stworzyć hierarchię naszych zadań do wykonania, sprecyzowanych w punkcie pierwszym, co pomoże nam określić, którymi mamy zająć się w pierwszej kolejności, a które możemy powierzyć do wykonania komuś innemu. Można posłużyć się tutaj innymi metodami z dziedziny zarządzania czasem np. macierzą Eisenhowera, zasady Pareto itd. Przy realizacji zadań, warto zacząć od wykonania najtrudniejszego zadania, które nas czeka w ciągu dnia, korzystając z metody „zjedz tę żabę”, o której pisaliśmy tutaj.

N jak Nachkontrolle

5. Nachkontrolle: kontrola – ta faza polega na kontrolowaniu i monitorowaniu postępu swoich prac. Należy wykreślić z listy zadania, które udało nam się zrealizować oraz zaplanować nowy czas na wykonanie tych, które wciąż widnieją w spisie. Warto również kontrolować wszystkie nieprzewidziane sytuacje i nasze reakcje na nie. Przydatna będzie tutaj umiejętność asertywności np. odmowy, gdy współpracownik chce zaprosić nas na chwilę przerwy z kawą, w momencie, gdy pracujemy nas czymś ważnym. Przez taki rozpraszacz możemy wypaść z rytmu, a ponowne zabranie się do pracy będzie już dłuższym procesem.

Metoda Alpen pomaga w zarządzaniu swoim czasem, a także w procesie pracy nad sobą, który powinniśmy nieustannie realizować. Technika ta może być przydatna zarówno w codziennej pracy, jak i przy planowaniu długoterminowych celów (np. postanowień noworocznych).