Efektywna komunikacja

Efektywna komunikacja – czyli skuteczność w dochodzeniu do wspólnych znaczeń na drodze wzajemnej wymiany informacji. Słowo ,,komunikacja’’ pochodzi z łaciny: communicare (czynić wspólnym), comunis (wspólnota). Efektywna komunikacja skutkować będzie skuteczną pracą zespołu oraz gładkim przebiegiem realizacji obowiązków.

Wpływ efektywnej komunikacji na zespół

Proces komunikacji wpływa na efektywność realizowanych zadań, a także zaangażowanie wkładane w pracę i zadowolenie z niej osiągane. Typ komunikacji zależy od kultury danej organizacji, niemniej zawsze ceniona jest otwartość, która buduje atmosferę zaufania, współpracy i życzliwości. Należy przy tym pamiętać, że im więcej osób, tym więcej powstaje kanałów komunikacyjnych, które tworzą się na zasadzie ,,każdy z każdym’’. Przykładowo – między trzema osobami będą to tylko trzy kanały, między czterema – sześć, a pomiędzy pięcioma osobami – aż dziesięć kanałów! To również jest wskazówka obrazująca potrzebę świadomego zarządzania komunikacją, wraz ze wzrostem liczby osób zaangażowanych. Szczególnie może być to przydatne w sytuacji, kiedy współpracę zaczynają osoby, które wcześniej się nie znały.

Zarządzanie komunikacją – jak efektywnie komunikować się z zespołem?

Planując komunikację trzeba zwrócić uwagę na umiejętności interpersonalne osób uczestniczących w procesie oraz dostosować do tego komunikaty wysyłane w ich stronę. Warto zastanowić się, kto powinien otrzymywać dane informacje pierwszy oraz w jaki sposób chcemy je przekazać – może być to tradycyjna droga, czyli twarzą w twarz, ale też mailowa, ,,pantoflowa’’ (przez osobę trzecią) itp. Do podstawowych rzeczy należy jasne i obrazowe wyjaśnienie zasad, które będą obowiązywać zespół (na przykład podczas realizacji projektu) – jakie działania są wymagane, które będą premiowane, a które są niedopuszczalne. Jednocześnie członkowie zespołu muszą wiedzieć, że nie ma odstępstw od reguły (chyba, że chodzi o wyjątkowy przypadek, kiedy nie możemy postąpić inaczej).

Warto zachęcić podległe osoby do mówienia o swoich obawach, sprzeciwach czy obiekcjach – niekiedy świeże spojrzenie na sprawę potrafi otworzyć oczy, kiedy sytuacja ugrzęzła w jednym miejscu. Stosowanie pochwał będzie motywujące dla jednostek i zespołu jako całości, pod warunkiem, że nie wyróżnia się cały czas tylko jednej osoby. Dobrze jest poinformować zespół, aby w przypadku konfliktów zgłaszał się do lidera grupy, który będzie pośredniczył w jego rozwiązaniu – najważniejsze decyzje najlepiej podejmować na żywo, kiedy każdy może się wypowiedzieć. Przeprowadzanie takiego procesu online wprowadzi wiele niejasności i, być może, rozczarowania z powodu braku aktywnego uczestnictwa.

Efektywna komunikacja – podsumowanie

Efektywna komunikacja jest jednym ze środków udanej pracy zespołu. Powinna być prowadzona przez doświadczonego lidera, który czuwać będzie nad jej przebiegiem, gdyż dobre porozumienie pracowników to już połowa sukcesu.