Przygotowanie do negocjacji

Przygotowanie do negocjacji – niektórzy mówią, że jest to najważniejszy etap negocjacji, który przesądzi o ich przebiegu. Bez wątpienia jest to obowiązek przed przystąpieniem do rozmów. Zanim one nastąpią należy znać przedmiot negocjacji oraz jak najwięcej szczegółów o nim. Dobrze jest rozpisać sobie na kartce zagadnienia, które chcemy poruszyć oraz spróbować odpowiedzieć na pytania, jakie w związku z nimi może zadać kontrahent.

Od czego zacząć przygotowania?.

Warto także stworzyć plan rozmów oraz podzielić go na kategorie, w przypadku kiedy temat jest obszerny – to pomoże uniknąć bałaganu, jeśli będziemy trzymać się jednej ścieżki działania. Oprócz tego warto zadać sobie pytania o miejsce negocjacji, powód ich rozpoczęcia, nasze pobudki, jak może wyglądać przebieg negocjacji, najlepszy termin do prowadzenia rozmów, formę – czy będziemy rozmawiać sami, w zespole, z udziałem pośredników?, ile czasu mamy na podjęcie się negocjacji. Dzięki temu będziemy bardziej świadomi naszych powodów uczestnictwa i zyskamy możliwość przewidzenia niektórych sytuacji. Spróbujmy także odpowiedzieć na powyższe pytania z punktu widzenia kontrahenta, co pomoże odgadnąć jego niektóre posunięcia. Po wstępnych rozważaniach warto przejść do ustalenia celów, które chcemy osiągnąć, a więc do zdefiniowania minimalnego celu, łatwego do uzyskania oraz celu maksymalnego, trudnego w osiągnięciu, ale też bardziej satysfakcjonującego. Na tym etapie warto przemyśleć wyniki rozmów, które mogą być dla nas niekorzystne. Taka świadomość pomoże uniknąć niemiłych zaskoczeń, kiedy sprawy przyjmą niekorzystny obrót – wcześniejsza ich znajomość sprawi, że łatwiej będzie sobie z nimi poradzić, nie popadając w panikę. Podobnie jak efekty rozmów dobrze jest opracować możliwe ustępstwa, na które będziemy w stanie pójść.

Zadbaj o alternatywę

Przy definiowaniu celów bardzo pomocne będzie opracowanie swojej BATNA, czyli najlepszej możliwej alternatywy dla negocjacji. Stanowi ona wentyl bezpieczeństwa w przypadku, gdyby negocjacje przybrały niekorzystny obrót lub gdyby doszło do ich zerwania. BATNA pomocna jest również w samym przebiegu negocjacji, ponieważ znając swoją najlepszą alternatywę nie będziemy ulegali propozycjom, które nas nie satysfakcjonują. Aby ustalić swoją BATNA należy rozważyć wszelkie alternatywne rozwiązania, następnie udoskonalić kilka najlepszych dostępnych opcji, tak aby były gotowe do wdrożenia, a na końcu dokonać wyboru najkorzystniejszej z nich. Bardzo ważna jest wnikliwa analiza kontrahenta. Zbadanie jego sytuacji umożliwi nam zorientowanie się, jakie mogą być jego potrzeby, czego może oczekiwać od negocjacji, jakie może mieć cele minimalne i maksymalne. Być może uda się ustalić jego BATNA i przewidzieć obraną strategię działania.

Zadbaj o strategie

Wreszcie następuje etap ustalania strategii negocjacyjnej, którą chcemy obrać. Strategie te wywodzą się ze sposobów rozwiązywania konfliktów, będą to: unikanie, dopasowanie, rywalizacja, współpraca, kompromis. Obecnie najbardziej polecaną z nich jest podjęcie współpracy, które angażuje obie strony negocjacji. Współpraca jest nastawiona na szukanie wspólnych rozwiązań, cechuje się elastycznością i patrzeniem w przyszłość ramię w ramię z kontrahentem, który jest partnerem, a nie rywalem.

W trakcie przygotowań należy zadbać o czynniki pozornie kosmetyczne, a faktycznie wpływające na przebieg negocjacji. Dobór zespołu (jeśli będzie nam towarzyszył) powinien być przemyślany, podobnie jak liczba osób. Na ogół zaleca się wystawienie takiej samej liczby rozmówców, ile kontrahent. Miejsce negocjacji powinno być komfortowe dla obu stron i powinno uwzględniać odpowiednią ilość przestrzeni dla kontrahenta i jego towarzyszy. Nie ma nic gorszego niż zbyt duży hałas za oknem, za ciasne pomieszczenie czy niewygodne krzesła. Szczególnie, jeśli negocjacje mają potrwać kilka godzin.

 

Interesuje Cię temat negocjacji?

Sprawdź artykuły na temat negocjacji w Witalnej Bazie Wiedzy:


Słowniczek Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.