Fazy negocjacji

Fazy negocjacji – negocjacje są procesem, na który składają się cztery główne etapy prowadzące do porozumienia między stronami. Warto zdać sobie sprawę, jakie są to etapy i omówić je w celu lepszego zrozumienia przebiegu negocjacji. Podział na fazy pozwoli uświadomić sobie, jak prowadzić ewentualne rozmowy z kontrahentem oraz jak rozpoznać ewentualne błędy, jeśli takie popełnimy.

Fazy negocjacji

Poniżej przedstawimy 4 istotne fazy negocjacji, które warto znać i mieć świadomość ich istnienia.

Punkt 1. Przygotowanie do negocjacji

Przygotowanie stanowi podstawę i nie warto omijać tego etapu z myślą, że rozmowy same się jakoś potoczą. Należy przed ich rozpoczęciem odpowiedzieć sobie na wiele pytań obejmujących przebieg negocjacji; miejsce, w jakim się będą odbywać; temat negocjacji; problemy, jakie mogą się pojawić; strategię, którą chcemy obrać; ile czasu chcemy przeznaczyć na rozmowy; w ile osób chcemy rozmawiać; co będzie naszą wyjściową ofertą; na jakie ustępstwa będziemy w stanie pójść. Dobrze nakierować swoje myślenie na twórcze tory, porzucić atmosferę powagi, rozładować napięcie, zdystansować się do problemu. W negocjacjach podejście „pierwszy pomysł jest najlepszy” nie zawsze może być tym najbardziej korzystnym. Twórcze myślenie charakteryzuje kilka elementów, które można włączyć do fazy przygotowań:

  • Prowokowanie wątpliwości to poddanie pod krytyczną ocenę pomysłów i wstępnych ofert, które przychodzą nam do głowy
  • Burza mózgów, czyli proponowanie pomysłów, bez ich oceny, która następuje później
  • Uczestnictwo osób najbardziej znających się na problemie
  • Stosowanie krótkich przerw, aby odciążyć umysł

Wrogiem twórczego myślenia jest poczucie własnej nieomylności czy stereotypowe myślenie o problemie. Kolejną ważną kwestią w fazie przygotowań jest właściwy dobór reprezentantów, jeśli decydujemy się ich wystawić. Warto kierować się zasadą, aby wysunąć ich tyle samo, co druga strona, lecz im większy zespół, tym trudniej go nadzorować. Dobór takich osób powinien uwzględniać ich zdolności negocjacyjne i cechy osobowości, znajomość zagadnień, za które będą odpowiedzialni, umiejętności pracy w zespole oraz role, jakie będą spełniać podczas rozmów. Miejsce negocjacji również ma dużą wagę – zaleca się umiejscowienie kontrahentów przy okrągłym stole lub obok siebie przy prostokątnym, co tworzy atmosferę zaufania i wygody, eliminując poczucie konfrontacji.

Punkt 2. Otwarcie rozmów z partnerem

Na tym etapie poleca się niezobowiązującą rozmowę wstępną, która wprowadzi nastrój swobody i zaufania – unikanie takiego kontaktu uważa się za niegrzeczne. Następnie ustala się formę negocjacji (czas, tematykę, kryteria oceny rozwiązań) i przedstawia zespół, jeśli nam towarzyszy. Podczas otwarcia rozmów należy przeprowadzić eksplorację, czyli spróbować dowiedzieć się w dyskretny sposób, kto jest decyzyjny wśród zespołu kontrahenta, zorientować się czy obrana przez nas strategia jest adekwatna do sytuacji i przedmiotu rozmów oraz czy intencje i aspiracje drugiej strony zostały przez nas dobrze przewidziane.

Punkt 3. Przedstawienie propozycji

Przyjmijmy zasadę, że po każdej odrzuconej propozycji należy przedstawić inną, ponieważ unikanie tego czyni nas bardziej podległą stroną negocjacji. Nie warto także przerywać przedstawiania propozycji przez kontrahenta, gdyż jest to objaw braku szacunku. Należy pamiętać, aby rozważać jak najwięcej elementów propozycji, np. podczas negocjacji na temat wprowadzenia nowego produktu warto omówić jak najwięcej kwestii dotyczących jego ,,otoczenia’’: nie tylko cenę, ale też sposób i częstotliwość dostaw, opakowanie, stosowanie logo, kary za opóźnienia itd. Jednocześnie dobrze mieć w pamięci, że wcale nie musi dojść do porozumienia. Zbyt krytyczne podejście do każdej propozycji kontrahenta może skutkować właśnie takim rozwiązaniem. W trakcie stosowania ustępstw podczas trzeciej fazy warto wiedzieć, jakie korzyści otrzymamy w zamian. Zazwyczaj ustępuje strona słabsza, mająca mniejsze zasoby. Jeśli my jesteśmy tą stroną dozujmy je stopniowo – małymi kroczkami oraz zachowujmy spokój podczas targowania, zbytni entuzjazm może zdradzić, że całkowicie satysfakcjonuje nas rozwiązanie, co zniechęci drugą stronę do wysuwania kolejnych ustępstw. Ustępstwo bez zysków występuje natomiast, kiedy sytuacja jest krańcowa i nie widać na horyzoncie innego rozwiązania, a zależy nam na zakończeniu rozmów konkretnym wynikiem, nie zaś ich zerwaniem.

Punkt 4. Finalizacja negocjacji i kontrakt.

Kontrakt powinien zawierać wszystkie ustalenia i warunki i być sporządzony na piśmie (preambuła, zakres kontraktu, sposób dostarczenia towaru, cenę, okres płatności, dokumentację techniczną, gwarancję, zasady arbitrażu w przypadku nieporozumień, warunki zerwania umowy w nieprzewidzianych sytuacjach). Jest to najważniejszy dokument, do którego możemy odwołać się w przypadku sporów oraz który składany jest przełożonym.

 

Interesuje Cię temat negocjacji?

Sprawdź artykuły na temat negocjacji w Witalnej Bazie Wiedzy:


Słowniczek Witalni.pl – artykuł chroniony prawem autorskim © wszelkie prawa zastrzeżone.