Prowadzenie akt pracowniczych Prawidłowe tworzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

I. Obowiązek i podstawy prawne prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

• podział dokumentacji pracowniczej
• podmioty zobowiązane do prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• założenie dokumentacji zatrudnienia wykonawców cywilnych
• omówienie zmian w zakresie obowiązku tworzenia regulaminów pracy i wynagradzania oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

II. Najważniejsze zasady prowadzenia akt osobowych pracowników.

• część A akt osobowych – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy
• część B akt osobowych – dokumenty dotyczące trwającego stosunku pracy
• część C akt osobowych – dokumenty dotyczące nałożenia kary porządkowej
• część D akt osobowych – dokumenty dotyczące ustania zatrudniania

III. Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

• skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat. Dla kogo obowiązkowo, dla kogo fakultatywnie?
• możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej – w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
• akta osobowe przy przejęciu zakładu pracy lub jego części
• zniszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
• tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
• odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
• który płatnicy będą składać do ZUS dodatkowe raporty informacyjne?
• zasada bezgotówkowego sposobu wypłaty wynagrodzenia za pracę

IV. RODO – najnowsze zmiany 2020 w zakresie danych osobowych i ich wpływ na procesy rekrutacyjne i kadrowe.

• zmiany w systemie ochrony danych osobowych
• zasady postępowania z CV dostarczanymi przez kandydatów do pracy
• dopuszczalność pobierania zaświadczeń o niekaralności
• pytania zakazane w procesie rekrutacji
• referencje i zdjęcia kandydatów i pracowników
• zasady zbierania i przetwarzania dokumentacji pracowniczej
• obowiązki pracodawcy w zakresie RODO
• RODO a ZFŚS

V. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.

• kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy i pracownika – porównanie
• przedwstępna umowa o pracę
• skierowanie kandydata do pracy na wstępne badania lekarskie
• orzeczenie lekarskie – kiedy można honorować stare zaświadczenie lekarskie?
• świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy
• świadectwa szkolne i inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje

VI. Dokumenty dotyczące trwającego stosunku pracy.

• umowa o pracę lub jej pisemne potwierdzenie oraz zmiana warunków zatrudnienia
• dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy
• dokumenty odnoszące się do powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych zatrudnionego
• dokumenty przyznające pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub udzielające mu kary porządkowej
• dokumenty związane ze szczególnymi uprawnieniami pracowniczymi wynikającymi z rodzicielstwa – dokumenty obowiązkowe i fakultatywne

VII. Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia.

• nowe reguły wydawania świadectwa pracy
• treść świadectwa pracy od dnia
• sprostowanie świadectwa pracy
• kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy?
• obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji i wzór
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

VIII. Sporządzanie informacji o warunkach zatrudnienia.

• Treść, zmiana, terminy

IX. Pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem.

• dokumentacja chorób zawodowych i wypadków przy pracy oraz świadczeń z tym związanych
• dokumentacja czasu pracy (np. ewidencja czasu pracy, lista obecności i inne formy rejestracji obecności)
• dokumentacja płacowa (np. imienna lista wynagrodzenia, zgoda na przekazywanie wynagrodzenia na konto bankowe pracownika, zgoda na dokonywanie dobrowolnych potrąceń)
• dokumentacja wykorzystania urlopów wypoczynkowych i zwolnień od pracy
• zasady prowadzenia kart przydziału odzieży i obuwia roboczego

X. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i ochrona danych osobowych w świetle przepisów RODO.

• miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej
• upoważnienia dla osób przetwarzających dane osobowe oraz ewidencja tych osób
• obowiązki w razie przekazania prowadzenia dokumentacji pracowniczej i płacowej do biura rachunkowego
• dokumentacja pracownicza w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy