Prowadzenie akt pracowniczych Prawidłowe tworzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

I. Obowiązek i podstawy prawne prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

• 1. Podział dokumentacji pracowniczej.
• 2. Podmioty zobowiązane do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
• 3. Założenie dokumentacji zatrudnienia wykonawców cywilnych.
• 4. Omówienie zmian w zakresie obowiązku tworzenia regulaminów pracy i wynagradzania oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚŚ ) wprowadzonych w życie w 2017 roku.

II. Najważniejsze zasady prowadzenia akt osobowych pracowników.

III. Część A akt osobowych – Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.

• 1. Dane osobowe, jakich można wymagać od kandydata do pracy.
• 2. Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy i pracownika – porównanie.
• 3. Przedwstępna umowa o pracę.
• 4. Skierowanie kandydata do pracy na wstępne badania lekarskie.
• 5. Orzeczenie lekarskie. Kiedy można honorować stare zaświadczenie lekarskie?
• 6. Świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy.
• 7. Świadectwa szkolne i inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje.

IV. Część B akt osobowych – dokumenty dotyczące trwającego stosunku pracy.

• 1. Umowa o pracę lub jej pisemne potwierdzenie oraz zmiana warunków zatrudnienia.
• 2. Dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.
• 3. Dokumenty odnoszące się do powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.
• 4. Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych zatrudnionego.
• 5. Dokumenty przyznające pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub udzielające mu kary porządkowej.
• 6. Dokumenty związane ze szczególnymi uprawnieniami pracowniczymi wynikającymi z rodzicielstwa.

V. Cześć C akt osobowych – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia.

• 1. Świadectwo pracy oraz pozostałe dokumenty.

VI. Sporządzanie informacji o warunkach zatrudnienia.

• 1. Treść, zmiana, terminy.

VII. Dokumentacja uprawnień rodzicielskich pracowników.

• 1. Elementy obowiązkowe i fakultatywne.

VIII. Świadectwo pracy.

• 1. Nowe reguły wydawania świadectwa pracy.
• 2. Treść świadectwa pracy.

IX. Prowadzenie akt osobowych pracowników w szczególnych sytuacjach.

• 1. Akta osobowe przy przejęciu zakładu pracy lub jego części.
• 2. Ponowne zatrudnienie tej samej osoby.
• 3. Pracownik zatrudniony na dwóch umowach o pracę u jednego pracodawcy.

X. Pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem.

• 1. Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków przy pracy oraz świadczeń z tym związanych.
• 2. Dokumentacja czasu pracy (np. ewidencja czasu pracy, lista obecności i inne formy rejestracji obecności).
• 3. Dokumentacja płacowa (np. imienna lista wynagrodzenia, zgoda na przekazywanie wynagrodzenia na konto bankowe pracownika, zgoda na dokonywanie dobrowolnych potrąceń).
• 4. Dokumentacja wykorzystania urlopów wypoczynkowych i zwolnień od pracy.
• 5. Zasady prowadzenia kart przydziału odzieży i obuwia roboczego.

XI. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i ochrona danych osobowych.

• 1. Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• 2. Okresy przechowywania dokumentacji.
• 3. Upoważnienia dla osób przetwarzających dane osobowe oraz ewidencja tych osób.
• 4. Obowiązki w razie przekazania prowadzenia dokumentacji pracowniczej i płacowej do biura rachunkowego.
• 5. Dokumentacja pracownicza w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy.

XII. Planowane zmiany przepisów dotyczące dokumentacji pracowniczej.

• 1. Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat. Dla kogo obowiązkowo, dla kogo fakultatywnie? Zmiana przepisów od 2019 roku.
• 2. Możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Zmiana przepisów od 2019 roku.
• 3. Zasada bezgotówkowego sposobu wypłaty wynagrodzenia za pracę. Planowane zmiany od 2019 roku.
• 4. Którzy płatnicy będą składać do ZUS dodatkowe raporty informacyjne – planowane zmiany.